در دنیای امروز که پرداخت‌های الکترونیکی نقش کلیدی در معاملات تجاری ایفا می‌کنند، دستگاه‌های کارتخوان (POS) به عنوان ابزاری ضروری برای کسب‌وکارها شناخته می‌شوند. اما گاهی اوقات نیاز به تغییر اطلاعات کارتخوان پیش می‌آید؛ مثلاً تغییر حساب بانکی متصل، انتقال مالکیت، ویرایش شماره تلفن یا حتی بروزرسانی اطلاعات مالیاتی. اگر شما هم صاحب یک کسب‌وکار هستید و به دنبال نحوه تغییر اطلاعات کارتخوان می‌گردید، این مقاله از سایت حسابداری تدبیر به شما کمک می‌کند تا فرآیند را به راحتی طی کنید. ما در این راهنما، مراحل، مدارک لازم و نکات مهم را بر اساس قوانین بانک مرکزی و سازمان امور مالیاتی ایران بررسی می‌کنیم تا از اشتباهات رایج جلوگیری شود.

چرا تغییر اطلاعات کارتخوان ضروری است؟

تغییر اطلاعات کارتخوان می‌تواند به دلایل مختلفی مانند تغییر بانک حساب، فروش دستگاه به شخص دیگر، بروزرسانی اطلاعات هویتی یا حتی الزامات قانونی مانند قانون پایانه‌های فروشگاهی انجام شود. طبق ماده ۱۱ قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، تمامی صاحبان کارتخوان باید اطلاعات خود را در سامانه مالیاتی ثبت و بروزرسانی کنند تا از جریمه‌های احتمالی جلوگیری شود. عدم بروزرسانی می‌تواند منجر به غیرفعال شدن دستگاه یا مشکلات حسابداری شود. در سایت حسابداری تدبیر، ما همیشه تأکید داریم که این تغییرات نه تنها فنی، بلکه جنبه‌های مالی و حسابداری نیز دارند و باید در گزارش‌های مالی کسب‌وکار منعکس شوند.

مراحل تغییر اطلاعات کارتخوان

فرآیند تغییر اطلاعات دستگاه کارتخوان بسته به نوع تغییر (حساب بانکی، مالکیت یا اطلاعات تماس) متفاوت است. معمولاً این کار از طریق بانک صادرکننده، شرکت PSP (مانند توسن تکنو، سپ یا پی‌استار) یا سامانه آنلاین مالیاتی انجام می‌شود. در ادامه، مراحل کلی را گام‌به‌گام توضیح می‌دهیم:

1. شناسایی نوع کارتخوان و PSP مربوطه ابتدا بررسی کنید که دستگاه شما تحت پوشش کدام بانک یا شرکت پرداخت الکترونیک (PSP) است. برای مثال، اگر کارتخوان شما از شرکت توسن تکنو است، با شماره پشتیبانی ۰۲۱۵۸۷۵۳ تماس بگیرید. این مرحله کلیدی است زیرا مدارک و زمان‌بندی بر اساس PSP متفاوت است.
2. ثبت درخواست تغییر
   • اگر تغییر حساب بانکی است: فرم “تغییر حساب” را از سایت PSP یا بانک دانلود کنید و اطلاعات مانند شماره ترمینال، شبا جدید و توضیحات را تکمیل نمایید.
   • برای انتقال مالکیت: فرم انتقال مالکیت را آماده کنید و اطلاعات شخصی، هویتی و بانکی را وارد کنید.
   • برای ویرایش اطلاعات مالیاتی: به درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی به آدرس my.tax.gov.ir مراجعه کنید. در بخش پایانه‌های فروش، اطلاعات را مشاهده و ویرایش نمایید. می‌توانید دستگاه را به پرونده مالیاتی موجود الصاق کنید یا پرونده جدید ایجاد کنید.
3. آماده‌سازی و ارسال مدارک مدارک را به صورت حضوری به شعبه بانک/نمایندگی PSP ببرید یا آنلاین بارگذاری کنید. (جزئیات مدارک در بخش بعدی آمده است.)
4. بررسی و تأیید PSP یا بانک مدارک را بررسی می‌کند. اگر نقصی وجود داشته باشد، اطلاع‌رسانی می‌شود. پس از تأیید، اطلاعات جدید اعمال می‌شود و ممکن است شماره سریال یا پایانه جدید صادر شود.
5. راه‌اندازی مجدد دستگاه پس از اعمال تغییرات، دستگاه را ریستارت کنید و تست تراکنش انجام دهید تا مطمئن شوید همه چیز درست کار می‌کند.

این مراحل ۳ تا ۱۰ روز کاری زمان می‌برند، بسته به PSP و نوع درخواست.

مدارک لازم برای تغییر اطلاعات کارتخوان

مدارک مورد نیاز بر اساس نوع تغییر متفاوت است، اما موارد کلی عبارتند از:

• مدارک هویتی: کپی کارت ملی، شناسنامه و کارت بانکی صاحب حساب.
• مدارک بانکی: پرینت شبا جدید، سند حساب بانکی (مانند تصویر دفترچه با شبا چاپی).
• اطلاعات دستگاه: شماره سریال، مدل دستگاه و شماره ترمینال.
• برای اشخاص حقوقی: مدارک ثبت شرکت، روزنامه رسمی و اساسنامه.
• برای انتقال مالکیت: فرم تکمیل‌شده انتقال، عکس رسید دستگاه و مدارک شناسایی مالک جدید.

اگر تغییر مربوط به شماره تلفن است، عکس رسید دستگاه را ارسال کنید و در سامانه پرداخت ثبت نمایید. همیشه مدارک را با دقت چک کنید تا فرآیند سریع‌تر پیش برود.

نکات مهم در تغییر اطلاعات دستگاه پوز

• ارتباط با مالیات: طبق قوانین جدید، تمامی کارتخوان‌ها باید در سامانه مودیان ثبت شوند. اگر اطلاعات نادرست باشد، ممکن است دستگاه غیرفعال شود.
• هزینه‌ها: تغییر حساب بانکی رایگان است، اما انتقال مالکیت ممکن است هزینه‌ای داشته باشد.
• روش غیرحضوری: بسیاری از PSPها مانند سپ یا توسن تکنو امکان ثبت آنلاین دارند تا از مراجعه حضوری جلوگیری شود.
• جلوگیری از مشکلات: قبل از تغییر، مطمئن شوید حساب جدید فعال است و با نام مالک کارتخوان مطابقت دارد.
• اگر کارتخوان سیار است: مراحل مشابه است، اما ممکن است نیاز به تنظیمات فنی اضافی مانند تغییر سیم‌کارت باشد.

درباره حذف کد مالیاتی دستگاه کارتخوان در این مقاله بخوانید.

سخن پایانی: تغییر اطلاعات کارتخوان را جدی بگیرید

تغییر اطلاعات کارتخوان نه تنها یک فرآیند فنی است، بلکه بخشی از مدیریت حسابداری کسب‌وکار شماست. با رعایت مراحل فوق، می‌توانید از اختلالات در پرداخت‌ها جلوگیری کنید و گزارش‌های مالی خود را دقیق نگه دارید.