حسابداری ثبت چک چیست؟
حسابداری ثبت چک و اهمیت آن در مجموعه های مختلف
امکان ندارد فردی در سیستم بانکی تبحر بالایی داشته باشد ولی درباره سیستم چک در بانک ها و نحوه ثبت آن چیزی نداند. در واقع این سند بسیار با ارزش که امروزه به عنوان نوعی پول غیر مستقیم میان مردم به گردش در می آید باید قبل از انتقال به فردی دیگر به ثبت برد. در سیستم بانکداری، سیستم مالی شرکت ها و غیره نیاز است تا حتما از سیستم حسابداری ثبت چک استفاده شود.
این سیستم امکانی را به وجود میآورد تا سیستم مورد نظر تسلط بیشتری در امور مالی خود داشته باشد. همچنین باید به این نکته اشاره کرد که سیستم ثبت چک از این جهت از اهمیت بالایی برخوردار است که باعث می شود مجموعه مورد نظر یعنی بانک ها، شرکت ها و غیره امور مالی خود را بهتر کنترل کنند. در این مقاله به طور کامل به بررسی آن خواهیم پرداخت.
سیستم حسابداری ثبت چک
آیا به عنوان فردی که به طور روزانه به دلیل ماهیت شغل خود با چک های زیادی روبهرو میشوید از سیستم حسابداری ثبت چک بهرهمند هستید؟ حسابداری مربوط به ثبت چک به این معنا است که تمام چکهای ورودی و خروجی از یک مجموعه در سیستم موردنظر به ثبت می رسند. همچنین باید به این نکته اشاره کرد که سیستم حسابداری شرکت ها باید از دقت بالایی برخوردار باشد تا در زمانی که به دادههای آن نیاز است در سریع ترین زمان ممکن در اختیار افراد قرار گیرد.
در سیستم حسابداری چک های دادهشده و دریافتشده بر اساس تاریخ و نام دریافتکننده یا گیرنده به ثبت می رسد. سیستم حسابداری ثبت چک در شرکت ها، بانکها و دیگر مشاغل مهمی که به طور دائم در حال انتقال چک هستند مورد استفاده قرار میگیرد. برای آشنایی با اهمیت این سیستم در مدیریت مالی شرکتها، بانکها و دیگر مشاغل مهم بهتر است از یک مثال شروع کنیم.
فرض کنید که شما به عنوان مدیر یک کمپانی ماهانه چک های زیادی را به دلایل مختلف به افراد دیگر خواهید داد که هزینه آن از بودجه کلی شرکت حساب می شود. در همین راستا نیاز است تا تاریخ خروج چک از شرکت به ثبت برسد. زیرا در پایان ماه در زمان حسابداری کلی شرکت باید دانست که پول مورد نظر به چه منظوری استفاده شدهاست و در ازای آن چه خدماتی خواهد شد.
ثبت چک دریافتنی در حسابداری
کلیه واحدهای اقتصادی مانند چک و سفته را در دسته اوراق یا اسناد دریافتنی در نظر می گیریم. این اوراق را در ازای فروش کالا یا ارائه خدمات و به جای وجه نقد دریافت می کنیم. صاحب چک این وظیفه را دارد که در تاریخ ثبتشده در چک آن را پاس کند. فرایند چک دریافتنی به شرح زیر است:
- دریافت چک
- نقد کردن چک
- خواباندن چک در حساب
- وصول چک
- عدم وصول و برگشت خوردن چک
- واگذاری اسناد دریافتنی به دیگران
| بدهکار | بستانکار | |
| حساب ها و اسناد دریافتی یا اسناد دریافتنی نزد صندوق | * | |
| حساب ها و اسناد دریافتنی بدهکاران تجاری | * |
ثبت حسابداری چک ضمانت
نکته نخست در خصوص اسناد ضمانت این است که این اسناد از نوع غیر مالی به شمار می روند. به همین دلیل، تاثیری بر صورت های مالی نخواهند داشت و فقط باید در یادداشت های توضیحی مشخص شوند. چک و یا به طور کلی، سفته های ضمانت را می توان به عنوان اسناد تجاری در نظر گرفت که به صورت عندالمطالبه در اختیار افراد قرار می گیرند. همچنین باید توجه داشت که مبلغ درجشده بر روی این اسناد باید در موعد مشخصشده تسویه شود.
ثبت عودت چک در حسابداری
عودت چک زمانی اتفاق می افتد که به هر دلیلی، چک به مشتری برگشت داده شود. در این راستا، ضروری است که عودت چک به درستی ثبت شده و سند مربوطه در حسابداری به شکل مناسبی تنظیم گردد. برای ثبت این چک ها، باید حساب ها و اسناد پرداختنی تجاری را در حساب بدهکار و حساب ها و اسناد پرداختنی تجاری / بستانکاران تجاری را به عنوان بستانکار ثبت کنید.
| بدهکار | بستانکار | |
| حساب ها و اسناد پرداختنی تجاری | * | |
| حسابها و اسناد پرداختنی تجاری / بستانکاران تجاری | * |
ثبت وصول چک در حسابداری
ثبت وصول چک برای انواع چکهای دریافتی و پرداختی باید به طور کامل انجام شود. در واقع، اگر مبلغ کافی در حساب صاحب چک وجود داشته باشد، چک به مرحله پاس شدن می رسد. در این شرایط، برای ثبت وصول چک پرداختی، حساب ها و اسناد پرداختنی تجاری باید به عنوان بدهکار و موجودی نقد و بانک به عنوان بستانکار در نظر گرفتهشوند.
| بدهکار | بستانکار | |
| حساب ها و اسناد پرداختنی تجاری | * | |
| موجودی نقد و بانک | * |
چگونگی نوشتن دفتر چک
یکی دیگر از موضوعات مهم در آموزش ثبت حسابداری چک، نحوه نگارش دفتر چک است. دفتر چک ابزاری حیاتی برای ثبت اطلاعات مربوط به حساب های مختلف به شمار می آید. هر کسب و کاری نیازمند یک دفتر چک است تا تمامی چک های صادر شده، پرداختی و دریافتی از مشتریان را بر اساس اطلاعات موجود بر روی برگه چک ثبت کند. در بخش های قبلی با اطلاعات موجود بر روی چک، شامل تاریخ، مبلغ، نام دریافت کننده و شماره چک آشنا شدیم.
برای ثبت چک های دریافتی و پرداختی، نیاز به دفاتر جداگانه ای داریم که هر یک به شکلی منظم و تقسیم بندی شده باشد. بنابراین، می توان تمامی اطلاعات لازم را در بخش های مختلف آن ها ثبت کرده و به راحتی در زمان های ضروری به آن ها دسترسی پیدا کرد.
چک در حال وصول چیست؟
یکی از اصطلاحات در حسابداری چک، چک در حال وصول است. به چک هایی که وضعیت وصول و برگشت آن ها مشخص نیست و به بانک واگذار شدهاند، چک در حال وصول گفتهمیشود.
| بدهکار | بستانکار | |
| در زمان واگذاری چک به بانک | * | |
| در زمان وصول چک و یا برگشت | * |
ثبت سند حسابداری دریافت چک از مشتری
امروزه، با پیشرفت فناوری، نرم افزارهای حسابداری متنوعی وجود دارند که امکان ثبت و مدیریت اسناد مالی را به سادگی فراهم می آورند. این نرم افزارها به کسب و کارها کمک می کنند تا بتوانند به راحتی تمام اسناد مالی خود را ثبت کنند و در زمانی که نیاز به آن ها دارند، به آن ها دسترسی پیدا کنند.
ثبت حسابداری چک روز
چک روز، چکی است که مبلغ آن در همان روز صادر شدن توسط بانک وصول می شود. برای ثبت این چک ها در نرمافزار حسابداری، باید مراحل زیر را دنبال کرد:
- ثبت اطلاعات چک: ورودی های مرتبط با چک روز شامل تاریخ صدور، مبلغ، نام دریافت کننده و شماره چک را وارد کنید.
- ثبت بدهکار و بستانکار: در این حالت، حساب مشتری به عنوان بدهکار و موجودی نقد یا بانک به عنوان بستانکار ثبت خواهد شد.
- روند وصول: پس از وصول چک، تایید کنید که مبلغ به حساب شما واریز شدهاست و در نرم افزار این تغییرات اعمال شود.
واخواست چک در حسابداری
واخواست چک به معنای برگشت چک در صورت عدم تامین موجودی کافی در حساب مشتری است. مراحل زیر در ثبت واخواست چک باید رعایت شود:
- پیش نیازهای چک: در زمان دریافت چک از مشتری، ضروری است که ابتدا اطمینان حاصل کنید موجودی کافی در حساب وجود دارد.
- ثبت وضعیت چک: اگر چک برگشت بخورد، باید در نرم افزار مربوطه به عنوان چک برگشتی ثبت شود و مشتری همچنان به عنوان بدهکار نگه داری شود.
- اقدامات لازم: در صورت واخواست چک، باید پیگیری های لازم برای وصول مبلغ از مشتری انجام گیرد. این شامل ارتباط با مشتری و تعیین راه حل های پرداخت است.
وظایف حسابداری ثبت چک
سیستم حسابداری ثبت چک وظایف گسترده تری نسبت به آنچه که در مطالب بالا به آن اشاره کردیم بر عهده دارد. در واقع در سیستم حسابداری مربوط به ثبت چک افراد متخصص باید علاوه بر ثبت این سند ورودی یا خروجی در نرم افزارهای مربوطه نسبت به اموری همچون پاس کردن چک مورد نظر، پیگیری چک های برگشتی و غیره نیز اقداماتی انجام دهند. در واقع این نوع ثبت باید آنقدر دقیق انجام گیرد که اموری همچون دریافت یا عدم دریافت پول، پاس کردن یا عدم پاس کردن چک، مهلت گرفتن از صاحب دوم چک و غیره به صورت کامل درج شوند.
پول قرار داده شده در حساب چک مورد نظر باید توسط حسابداران ثبت چک مدیریت شود. در واقع از آنجایی که تمام چک های خروجی و ورودی به شرکت یا هر نوع مشاغل دیگری توسط مدیریت سیستم حسابداری ثبت چک کنترل می شود در اکثر مواقع فقط این افراد از زمان پاس کردن یک چک آگاه هستند. به همین دلیل در آن زمان باید مبلغ مورد نظر را در حساب چک قرار دهند تا مانع از برگشت خوردن آن و انجام مشکلات دیگر شود.
مزایای بهره مندی از حسابداری ثبت چک در مشاغل رسمی و غیر رسمی
استفاده از سیستم حسابداری ثبت چک در مشاغل مختلف از جنبه های مختلف اثرات عالی را به دنبال دارد. این سیستم به مشاغل رسمی و غیر رسمی مختلف کمک می کند تا کنترل فوق العاده در سیستم مالی خود داشته باشند. برای مثال وقتی برای خدمات دهی به مشتریان چکی از آن ها دریافت می شود حسابداران ثبت چک می توانند با ثبت آن در سیستم مورد نظر این مورد را به ذهن خود بسپارند که در زمان نیاز شرکت به پول می توان چک مورد نظر را در اختیار مدیریت قرار دهند.
البته وظیفه پاس کردن چک مورد نظر برعهده حسابدار است که در بالا نیز به آن اشاره کردیم. همچنین باید به این نکته اشاره کرد که حسابداری ثبت چک برای رشد مالی شرکت بسیار مناسب است. زیرا در صورتی که چک های دادهشده توسط سیستم حسابداری مورد بررسی قرار نگرفته و به فراموشی سپرده شوند این امکان وجود خواهد داشت، خدماتی که قرار بوده است در قبال چک دریافت شود به طور کامل از یاد بروند.
اهمیت ثبت چک های برگشتی و پاس نشده در مشاغل مختلف
زمانی که در یک شغلی چکی با عنوان های مختلف دادهمیشود یا دریافت خواهد شد در هر دو صورت باید اطلاعات مربوط به آن در سیستم حسابداری ثبت چک مورد بررسی قرار گیرد. در واقع اهمیت این موضوع به دلیل آن است که پروسه قانونی مربوط به چک پاس نشده یا برگشت خورده شده با دقت بالایی مورد بررسی قرار گیرد و در صورت لزوم در جلسات آخر ماه مربوط به مشاغل مختلف بیان شود.
در صورت انجام صحیح این نوع حسابداری توسط هر کمپانی می توان این اطمینان را داشت که مجموعه مورد نظر از نظر مالی تسلط عالی را بر روی سیستم مالی خود خواهد داشت.
کلام آخر
حسابداری ثبت چک مربوط به وارد کردن اطلاعات چک های ورودی و خروجی از یک شرکت یا کسب و کارهای کوچک است که باعث کنترل بهتر بر روی پروسه مالی شرکت می شود. در این سیستم به طور فوق العاده ای می توان ورودی و خروجی های شرکت را بررسی کرده و در نهایت به یک نتیجه کلی درباره عملکرد سیستم مالی آن رسید.
برای مثال در صورتی که خروج پول از شرکت در قالب چک بیشتر از ورود پول به آن در قالب چک باشد به این نتیجه خواهید رسید که سیستم مالی شرکت مورد نظر به طور درست کار نمی کند. همچنین باید به این نکته اشاره کرد که سیستم حسابداری ثبت سند فوق باید تمام اطلاعات مربوط به تاریخ، مبلغ چک، دریافت کننده یا ارسال کننده چک و غیره را شامل شود.
دیدگاهتان را بنویسید