حسابداری ضایعات چیست؟

همه چیز درباره حسابداری ضایعات

اگر تابه حال در کارخانه‌ های مختلف و خط تولید کار کرده باشید. از این موضوع اطلاع خواهید داشت که در هر خط تولید طبیعی است که درصدی از محصولات تولید شده به دلایل مختلف همچون خرابی دستگاه، خطای نیروی انسانی و غیره همچون محصولات عادی قابلیت استفاده نداشته باشند. به این دسته از محصولات در اصطلاح عامیانه ضایعات تولید گفته می‌ شود.

در چنین مواقعی بخش حسابداری باید داده‌ های کاملی درباره ضایعات غیر قابل استفاده و قابل استفاده را در سیستم خود ثبت کنند. البته باید دقت کرد که در بخش حسابداری ضایعات بر اساس قابل فروش بودن محصول، غیر قابل فروش آن و غیره باید داد‌ه‌های متفاوت و دقیقی را در سیستم به ثبت رساند. با دقت در انجام این کار برای محاسبه هزینه‌ های جاری فرایند تولید با مشکلی مواجه نخواهند شد.

ضایعات می‌توانند شامل مواد اولیه، محصولات ناقص یا نهایی و حتی زمان باشند. همچنین می‌تواند اشکال مختلفی به خود بگیرد. از جمله ضایعات مواد اولیه، ضایعات محصولات نهایی، ضایعات فرآیند و ضایعات زمانی. هر نوع ضایعه می‌ تواند منجر به هدر رفتن منابع ارزشمند و افزایش هزینه‌ ها شود. هدف از حسابداری ضایعات، به حداقل رساندن این ضایعات و افزایش کارایی کلی فرآیند تولید است.

هدف اصلی حسابداری ضایعات در صنایع تولید

حسابداری ضایعات این امکان را به وجود خواهد آورد تا مدیریت شرکت، با بررسی سیستم حسابداری درک صحیحی از داده‌های مالی ورودی و خروجی داشته باشد. در صورتی که ضایعات تولید شده به صورتی باشد که بتوان آن را به فروش رساند، برخی از ضرر‌های شرکت کاهش خواهد یافت. علاوه بر این در صورتی که ضایعات تولید شده قابلیت فروش را نداشته باشند، هزینه‌ صرف شده برای آن‌ ها با نام سایر هزینه‌ ها به ثبت می‌ رسد. تا این موضوع در ذهن باقی بماند که چه هزینه‌ هایی در سال از بودجه شرکت مصرف شده است.

مزایای انجام حسابداری ضایعات

حسابداری ضایعات، رویکردی جامع برای بهینه‌ سازی خط تولید است. این یکی از شاخص‌ ترین مزایایی است که در محیط رقابتی امروز، اغلب شرکت‌ ها برای رسیدن به آن تلاش می‌ کنند. همچنین اگر به درستی و طبق اصول انجام و مدیریت شود، مزایای دیگری دارد که به شرح زیر است.

• کاهش هزینه‌ ها و شناسایی علل ضایعات
• افزایش سودآوری، کارایی و بهره‌ وری
• بهبود کیفیت محصولات
• افزایش رضایت مشتری
• کاهش ضایعات زیست‌ محیطی

معرفی انواع ضایعات تولید

اولین قدم برای شروع به کار، شناسایی انواع مختلف ضایعات در فرآیند تولید است. این امر از طریق مشاهده، مصاحبه با کارکنان، بررسی اسناد و آنالیز داده‌ های تولیدی انجام می‌ شود. به طور کلی موارد کشف شده، در دو دسته‌ بندی زیر از یکدیگر تفکیک می‌ شود.

• ضایعات عادی

ضایعاتی که به طور ذاتی در حین فرآیند تولید، به دلیل عواملی مانند نوسانات جزئی در مواد اولیه، خطاهای انسانی یا خرابی‌ های دستگاهی جزئی، ایجاد می‌ شود.

• ضایعات غیر عادی

این موارد به ندرت و به دلیل عواملی مانند بلایای طبیعی، خرابی‌ های عمده دستگاهی یا خطاهای انسانی فاحش، ایجاد می‌ شود.

آموزش مراحل انجام حسابداری ضایعات به زبان ساده

اکثر مدیران و کارفرماها تاکید فراوانی به ثبت دقیق و اصولی حسابداری ضایعات دارند. برای این که کار به نحو احسن انجام شود باید تمام مراحل چرخه محصول و مواردی از قبیل حمل و نقل، انبارداری و … را به درستی آنالیز کنید. در ادامه هر یک مراحل از ابتدا تا ثبت نهایی حسابداری ضایعات به صورت مختصر بیان می‌ شود.

1.شناسایی ضایعات

اولین قدم در حسابداری ضایعات،  شناسایی انواع ضایعاتی که به طور ذاتی یا غیر منظره رخ می‌ دهند. روش تشخیص هر یک از این موارد عادی یا غیر عادی، پیش از این کاملا بیان شد.

2.اندازه‌ گیری ضایعات

پس از شناسایی انواع ضایعات، باید مقدار هر نوع ضایعات اندازه‌ گیری شود. این کار با استفاده از واحدهای فیزیکی (مانند کیلوگرم یا لیتر) یا واحدهای پولی به روش وزن‌ کشی، شمارش و یا تخمین انجام می‌ شود.

3.ارزیابی ضایعات

پس از اندازه‌ گیری ضایعات، باید ارزش هر نوع ضایعات ارزیابی شود. این کار با توجه به هزینه مواد اولیه، هزینه‌ های تولید و ارزش ضایعات اسقاط انجام می‌ شود.

4.ثبت ضایعات

پس از ارزیابی ضایعات، باید آن ها را در سیستم حسابداری ثبت کنیم. این کار به منظور ردیابی ضایعات در طول زمان و تجزیه و تحلیل علل آن ها انجام می‌ شود.

5.تجزیه و تحلیل

پس از ثبت ضایعات، باید تجزیه و تحلیل صورت گیرد تا علل وقوع آن ها مشخص شود. این کار با استفاده از روش‌ های مختلفی مانند نمودارها، جدول و گزارش‌ سایر ابزارهای تحلیلی انجام می‌ شود.

6.کنترل

پس از تجزیه و تحلیل ضایعات، باید اقداماتی برای کنترل آن ها انجام شود. این اقدامات می‌ تواند شامل مواردی مانند بهبود فرآیند تولید، آموزش کارکنان و تعمیر و نگهداری تجهیزات باشد.

انواع روش‌ های ثبت اطلاعات در حسابداری ضایعات

در انتخاب روش مناسب، باید نوع فعالیت، حجم تولید، ساختار سازمانی، عوامل مالی، فنی و مهارتی نیروهای حسابداری را در نظر گرفت. برای فعالیت‌ های کوچک با حجم پایین ضایعات، روش سر جمع یا تفکیکی به صورت دستی می‌ تواند کافی باشد. اما برای فعالیت‌ های بزرگ با حجم بالا ضایعات یا نیاز به اطلاعات دقیق‌ تر، استفاده از روش تفکیکی به صورت سیستمی پیشنهاد می‌ شود. در ادامه، به برخی از رایج‌ ترین روش‌ های ثبت اطلاعات در حسابداری ضایعات اشاره می‌ کنیم:

• روش‌ های سنتی و ثبت کاغذی

اگر حجم تولید پایین است و نیاز به تجزیه و تحلیل پیچیده اطلاعات ضایعات نیست، روش سنتی یا استفاده از سیستم حسابداری سابق ممکن است کافی باشد. اما اگر حجم تولیدات بالاست و نیاز به مدیریت و کنترل دقیق ضایعات ضروری است، استفاده از نرم‌ افزارهای حسابداری ضایعات توصیه می‌ شود.

• نرم‌ افزارهای حسابداری ضایعات

در این روش، ارزش کل ضایعات در یک دوره زمانی مشخص (مانند ماه یا سال) به طور مستقیم از حساب‌ های مربوطه (مانند حساب مواد اولیه یا حساب دستمزد) کسر می‌ شود. سر جمع، ساده‌ ترین روش برای ثبت ضایعات است، اما اطلاعات دقیقی در مورد علل و جزئیات ضایعات ارائه نمی‌ دهد.

• روش تفکیکی

در این روش، ارزش ضایعات به تفکیک نوع، علت و بخش یا مرکز تولیدی مربوطه، ثبت و تجزیه و تحلیل می‌شود. اطلاعات دقیق‌ تری از ضایعات ارائه می‌ دهد و علل ریشه‌ ای ایجاد ضایعات تولیدی را شناسایی می‌ کند. با کمک این روش در حسابداری ضایعات می توان اقدامات موثری را برای رفع مشکل اتخاذ کرد.

• روش سیستمی

در این روش، از نرم‌ افزارهای حسابداری یا سیستم‌ های مدیریت ضایعات برای ثبت، تجزیه و تحلیل و گزارش‌ دهی اطلاعات ضایعات استفاده می‌ شود. یکی از مزیت‌ های اصلی روش سیستمی حسابداری ضایعات این است که اطلاعات جامع و دقیقی از ضایعات ارائه می‌ دهد و امکان monitor (مانیتورینگ) و کنترل آن ها را به طور موثر فراهم می‌ کند.

راهکار مناسب برای مدیریت حسابداری ضایعات

سرمایه‌ گذاری در بخش حسابداری ضایعات، گامی بلند در جهت دستیابی به برتری عملیاتی و تضمین موفقیت بلند مدت در دنیای رقابتی امروز به شمار می‌ رود. برای مثال با انتخاب یک نرم‌ افزار تخصصی فرآیند حسابداری ضایعات به طور خودکار انجام خواهد شد، در زمان و هزینه صرفه‌ جویی می‌ شود. همچنین با بهبود فرآیندهای تولید و انتخاب مواد اولیه باکیفیت می‌ توانید ضایعات ناشی از خطاهای انسانی و خرابی دستگاه را به طور چشمگیری کاهش دهید.

تفاوت ضایعات و زائدات در حسابداری

به طور کلی ضایعات باید به عنوان هزینه در حسابداری تولید ثبت شود. در حالی که زائدات می‌ توانند به عنوان کاهش در موجودی مواد اولیه یا به عنوان درآمد از فروش زائدات در سیستم حسابداری ضایعات ثبت شود. درک تفاوت بین ضایعات و زائدات به افراد کمک می‌ کند تا به طور قابل‌ توجهی کارایی، سودآوری و پایداری سازمان خود را ارتقا دهند. همچنین برای شناسایی علل ایجاد آن ها کمک شایانی می‌ کند.

• ضایعات

ضایعات معمولاً ارزش ذاتی کمی دارند و به محصولاتی یا قطعاتی اطلاق می‌ شود که در فرآیند تولید به دلیل نقص، عیب یا عدم انطباق با استانداردهای کیفیت، غیر قابل استفاده هستند. ممکن است قابلیت فروش به عنوان ضایعات یا مواد اولیه با قیمت پایین‌ تر را داشته باشند.

برای مثال: ضایعات مواد اولیه، ضایعات محصولات نهایی، ضایعات فرآیندی، ضایعات دوباره کاری، ضایعات ناشی از خرابی دستگاه و ضایعات ناشی از خطای انسانی.

• زائدات

زائدات معمولاً ارزش ذاتی بیشتری نسبت به ضایعات دارند به محصولات یا قطعاتی اطلاق می‌ شود که در فرآیند تولید نیاز به آن ها نیست و می‌ توان بدون استفاده از آن ها محصول نهایی را تولید کرد. می‌ توان آن ها را به فروش رساند یا در محصولات دیگر استفاده کرد.

برای مثال: ضایعات برش، ضایعات ناشی از تغییر مدل محصول، ضایعات مواد بسته‌ بندی و ضایعات ناشی از ارتقای فناوری.

ارزش ضایعات

درآمد حاصل از فروش ضایعات را ارزش ضایعات می گویند. عواملی مانند قیمت مواد اولیه، قیمت باز و قیمت تمام شده بر ارزش ضایعات تاثیر گذارند. خود این ارزش نیز بر روی سود و زیان و ارزش دارایی‌ های شرکت موثر است.

بهای تمام شده ضایعات

بهای تمام شده ضایعات همان هزینه ای است که برای تولید ضایعات صرف می شود و روش های محاسبه گوناگونی دارد مثلا هزینه‌ های تولید، روش هزینه‌ های مواد اولیه، روش هزینه ‌های غیر عادی و…. همچنین این مورد تاثیر منفی بر هزینه‌ ها، سود و زیان و ارزش دارایی ‌های شرکت خواهد داشت.

در حسابداری ضایعات چه نکاتی باید ثبت شود؟

حسابداری ضایعات یک پروسه بسیار تخصصی و حساس است که باید توسط افراد متبحر انجام شود. در همین راستا متخصصان می‌ توانند در ابتدا اطلاعات خود را درباره انواع ضایعات افزایش دهند. همان طور که در مطالب قبلی به آن اشاره کردیم در حسابداری ضایعات باید باتوجه به نوع کالای موردنظر، اطلاعات خاصی در سیستم درج شود. برای مثال اگر ضایعات موردنظر قابل فروش است باید مبلغ دریافت شده از خریدار نیز در سیستم حسابداری درج شود.

علاوه بر موارد گفته شده باید به این نکته نیز اشاره کرد که ثبت کل مبلغ صرف شده برای تولید کالای نهایی به حسابداران این امکان را می‌دهد تا از سرمایه خروجی از حساب شرکت اطلاع داشته باشند. متخصصان باید پس از آموزش این دوره حسابداری از این موضوع آگاه باشند که ثبت نوع ضایعات موردنظر، زمان پایان تولید ضایعات و غیره در سیستم حسابداری از اهمیت بالایی برخوردار است.

کلام آخر

حسابداری ضایعات یکی از وظایف اصلی حسابداران صنعتی و به ویژه افرادی است که در شرکت‌ های تولیدی کار می‌کنند. در واقع متخصصان فعال در این زمینه باید در هر بار تولید محصولات مختلف داده‌های ضایعات آن را کامل مورد بررسی قرار داده و در سیستم موردنظر به ثبت برسانند. زیرا حسابداری ضایعات به شرکت‌ ها کمک می‌ کند تا سرمایه خود را به صورت بهتری کنترل کرده و حتی پس از مدتی به سود دهی بالایی دست پیدا کنند.