آشنایی با بودجه بندی

بودجه بندی به فرایندی گفته می‌شود که در آن درآمدهای احتمالی یک کسب و کار و مخارج آن در یک دوره خاص برای آینده تخمین زده می‌شوند. در حقیقت شما در این فرایند پولی که از فروش محصولات و خدمات وارد کسب و کار خود می‌کنید را در کنار پولی که برای هزینه‌ها و صورتحساب‌ها باید پرداخت کنید قرار می‌دهید تا بودجه خودتان را مشخص نمایید. این فرایند کمک می‌کند تا یک کسب و کار متوجه شود با توجه به سطح درآمدها و هزینه‌های پیش بینی شده آیا به سطح مورد انتظار خود خواهد رسید یا خیر. توجه داشته باشید که معمولاً بودجه را برای یک ساله مالی تنظیم می‌کنند و اطلاعات مرتبط با آن سال را در مورد درآمدها و هزینه‌ها در تحلیل خود دخالت می‌دهند. برای اینکه در بودجه ریزی موفق عمل کنید باید مراحل این کار را بدانید، با انواع آن آشنا شوید و اشتباهاتی که ممکن است به شما آسیب برسانند را بشناسید.

مراحل ایجاد بودجه

برای بودجه بندی کردن باید چند مرحله را پشت سر بگذارید. مراحل پیشنهادی ما برای ایجاد بودجه عبارتند از:

• در اولین گام بهتر است کل درآمدهای خود را جمع بزنید. جمع درآمدها شامل تمام منابع مالی شما می‌شود.شما باید مواردی مثل حقوق، انعام، از کار افتادگی، مستمری تامین اجتماعی، نفقه، درآمد سرمایه‌گذاری و… را در جمع درآمدهای خود وارد کنید.
• در گام دوم بهتر است هزینه‌های خودتان را محاسبه کنید. در این مرحله لازم است تمام هزینه‌هایی که به صورت نقدی یا از طریق کارت اعتباری داشته‌اید حساب کنید تا مجموع آنها را به دست آورید.فراموش نکنید که در این محاسبه باید پرداخت‌های خودکار، اشتراک‌ها و هزینه آب و برق را هم در نظر داشته باشید.
• برای اینکه در ایجاد بودجه موفق باشید باید اهداف مالی خودتان را مشخص کنید. شما باید تعیین کنید که هدفتان از سودی که به دست می‌آورید چه چیزی است.آیا می‌خواهید آن را پس‌انداز کنید یا به دنبال پرداخت بدهی‌های خودتان هستید. البته اهداف دیگری مثل خرید منزل یا ماشین هم می‌تواند مورد نظر شما باشد.
• این نکته را در نظر داشته باشید که هر چقدر هم برنامه‌ریزی شما دقیق باشد اما احتمال هر اتفاقی وجود دارد که محاسبات شما را دچار تغییر کند.هزینه‌های غیرمنتظره و اجتناب ناپذیری وجود دارند که هر انسانی ممکن است با آنها مواجه شود و بهتر است پیش بینی هم در این مورد داشته باشید.

انواع بودجه بندی

روش‌های مختلفی برای بودجه بندی وجود دارد. هر کدام از این روش‌ها برای افراد خاصی مناسب خواهد بود. روش‌هایی که می‌توانند در ایجاد بودجه به شما کمک کنند عبارتند از:

• بودجه 50/30/20:50/30/20 در حقیقت فرمولی برای ایجاد بودجه است که معیارهای خاصی را رعایت می‌کند. در این روش به نیازها، خواسته‌ها، پس انداز و بدهی‌ها توجه می‌شود. بر این اساس ۵۰ درصد بودجه به نیازها اختصاص پیدا می‌کند و ۳۰ درصد به خواسته‌ها یا علاقه‌مندی‌های فرد تعلق می‌گیرد. ۲۰ درصد باقیمانده هم شامل پس‌انداز و بدهی‌های او می‌شود.
• بودجه مبتنی بر صفر: این روش ایجاد بودجه به تخصیص هر ریال از درآمد شما به هزینه‌ها و اهداف مالی مثل پس‌انداز و بازپرداخت بدهی ارتباط دارد.در این روش مهمترین هدف برابر کردن درآمد با هزینه‌ها می‌باشد. این موضوع را می‌توانیم با یک مثال بهتر بیان کنیم. مثلاً فرض کنید شما مجرد هستید و در طول یک ماه ۱۰ میلیون تومان درآمد دارید. تمام هزینه‌های شما در طول ماه به اضافه پس انداز باید برابر ۱۰ میلیون تومان شود. حال با توجه به این موضوع شما می‌توانید توانایی مالی خودتان برای پرداخت اجاره خانه، هزینه خوراک و پوشاک، سرمایه گذاری و … را مشخص کنید.
• ابتدا به خودتان پرداخت کنید:این روش مناسب افرادی است که تمایل دارند برای آینده خود پس‌انداز یا سرمایه ایجاد کنند اما حقوق کم مانع این کار می‌شود. با این حال آنها باید هر ماه مبلغ یا درصدی از درآمد خود را هر چقدر هم که کم باشد جهت پس‌انداز یا سرمایه‌گذاری کنار بگذارند. این روش به آنها کمک می‌کند تا سرمایه‌گذاری را آرام آرام یاد بگیرند.
• سیستم پاکت نامه:در این روش شما باید پاکت‌های مختلفی را برای کنار گذاشتن پول در دسته‌بندی‌های مختلف بودجه آماده کنید. پولی که در هر پاکت قرار می‌گیرد برای نیاز خاصی استفاده خواهد شد. در صورتی که پول نقد هر پاکت از بین برود دیگر نباید در دسته آن هزینه انجام شود. این روش بیشتر برای مبارزه با هزینه‌های اضافی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
• بودجه مبتنی بر ارزش: از طریق این روش شما می‌توانید اطمینان حاصل کنید که از چیزهایی که ارزشمند هستند سرمایه کنار گذاشته‌اید تا پولتان را برای موارد بی‌ارزش هدر ندهید.برای اینکه این روش را مورد استفاده قرار دهید ابتدا باید فهرستی از آنچه برایتان ارزشمند است تهیه کنید. سپس برای هر دسته از این فهرست مبلغی را اختصاص دهید تا اطمینان حاصل کنید که پول شما از ارزش‌هایتان پشتیبانی می‌کند.

اشتباهات رایج در ایجاد بودجه

همانگونه که روش‌های مختلفی برای بودجه بندی مورد استفاده قرار می‌گیرند، اشتباهات رایجی هم در این زمینه هستند که باید به آنها آشنا شد. متداول‌ترین اشتباهات در تعیین بودجه را با هم مرور می‌کنیم:

• اولین اشتباه رایجی که وجود دارد برنامه‌ریزی برای تمام هزینه‌ها است.بخشی از هزینه‌های شما ثابت هستند که برنامه‌ریزی برای آنها آسان است اما بخش دیگر متغیر می‌باشند و طبیعتاً برنامه‌ریزی کردن برای آنها اشتباه بزرگی خواهد بود. همچنین این احتمال وجود دارد که برخی از پیش‌بینی‌های شما برای هزینه‌های اختیاری دچار تغییر شود.
• مدیریت نکردن هزینه‌ها می‌تواند خسارت جبران ناپذیری در تعیین بودجه شما داشته باشد. شما باید مدام هزینه‌های خودتان را بررسی کنید و تلاش نمایید در مسیر هدف گذاری خودتان حرکت کنید.به هیچ وجه نباید به روز رسانی درآمد و هزینه‌ها را به تاخیر اندازید.
• اگر از آن دسته مشاغلی هستید که درآمد متغیر دارید به هیچ وجه تعیین بودجه را تعطیل نکنید. درست است که مشاغلی مثل فریلنسری درآمد ثابتی ندارند و ممکن است یک ماهبا افزایش درآمد روبرو شوند و ماه دیگر افت آن را احساس کنند اما می‌توانند مدیریت بودجه داشته باشند. چنین افرادی بهتر است از روش 50/30/20 برای بودجه بندی خود استفاده کنند.
• در مدیریت بودجه همیشه انعطاف پذیر باشید و سریعاً شکست را قبول نکنید.مثلاً ممکن است شما در برنامه‌ریزی خودتان برای غذا خوردن در رستوران ۵۰۰ هزار تومان پیش بینی کرده باشید اما به دلایل مختلف مجبور باشید مبلغ بیشتری هزینه کنید. در این شرایط سایر هزینه‌های خودتان را بررسی کنید. احتمال این وجود دارد که جای دیگری کمتر هزینه کرده باشید و بتوانید مبلغ اضافی رستوران را در آنجا جبران کنید.

چرا بودجه بندی مهم است؟

شاید این سوال در ذهن شما وجود داشته باشد که اصلاً چرا باید دردسر بودجه بندی را برای خود به وجود آورید. دلایل زیر به شما کمک می‌کنند تا پاسخی برای سوال خود پیدا کنید:

• تامین منابع:برنامه‌ریزی برای بودجه کمک می‌کند تا شما منابع لازم برای رسیدن به اهداف خودتان را تامین کنید. مثلاً اگر شما برای یک شرکت تعیین بودجه کنید قطعاً مشخص خواهید کرد که کدام قسمت کارخانه نیاز به منابع بیشتری دارد تا در جهت رسیدن به اهداف شما مفید واقع شود.
• تحلیل:داشتن بودجه مشخص در تحلیل شرایط بسیار کمک می‌کند. شاید شما به اهدافی که از قبل در بودجه مشخص کرده‌اید نرسید. با این وجود وقتی گزارش هزینه‌ها را مورد بررسی قرار دهید متوجه خواهید شد که در چه زمینه‌هایی ایراد داشته‌اید. این موضوع به شما کمک می‌کند تا در آینده ایرادات را کاهش دهید و اهداف بودجه را بیشتر محقق کنید.
• اولویت بندی: وقتی دغدغه تعیین بودجه داشته باشید ناگزیر می‌شوید اولویت‌های خودتان را مشخص کنید.این موضوع کمک می‌کند تا شما روی چند موضوع خاص تمرکز بیشتری داشته باشید و در مورد آن اهداف بازدهی بهتری کسب نمایید. وقتی برنامه‌ریزی بودجه نداشته باشید ممکن است برای هر هدفی بی‌دلیل هزینه کنید و نهایتاً به هیچ کدام از اهداف خودتان نرسید.
• سرمایه‌گذار:اگر به دنبال این هستید که کسب و کار جدیدی ایجاد کنید، طبیعتاً از این ناراحت نخواهید شد که سرمایه‌گذارانی برای این کار پیدا نمایید. افرادی که قصد سرمایه‌گذاری در یک پروژه را داشته باشند قطعاً روی عملکرد مالی گذشته و حال دقت زیادی می‌کنند. از طرفی بودجه پیش بینی شده برای آینده هم اهمیت زیادی برای آنها خواهد داشت.
• نقشه راه:تعیین بودجه در حقیقت کشیدن یک نقشه راه مالی برای رسیدن به اهداف در آینده است. اگر شما بتوانید همه چیز را طبق برنامه‌ریزی خودتان پیش ببرید، قطعاً رسیدن به اهداف امکان‌پذیر خواهد شد. البته همیشه باید به این نکته دقت داشته باشید که هیچ چیز در این دنیا به صورت کامل قابل پیش‌بینی نیست و احتمال خطا وجود دارد.

برای تعیین بودجه از چه ابزاری می‌توانیم استفاده کنیم؟

ابزارها، اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهای آنلاین متعددی وجود دارند که برای بودجه بندی می‌توانید از آنها کمک بگیرید. البته باید به این نکته دقت داشته باشید که هر کدام از این ابزارها از نظر هزینه و عملکرد شرایط متفاوتی دارند. هر کدام از این ابزار بودجه ریزی دارای ویژگی‌های متفاوتی می‌باشند. شما باید بر اساس روش تعیین بودجه خودتان یکی از آنها را انتخاب کنید. برخی اپلیکیشن‌های بودجه‌ریزی مانند  Mint به صورت متمایز عمل می‌کنند. با این وجود برخی دیگر از نرم‌افزارهای حسابداری صرفاً به یکپارچه سازی اطلاعات اقدام می‌کنند. برنامه‌های دیگری هم وجود دارند که عملکرد هزینه‌ها و گزارش بودجه را ردیابی کرده و آن را به اطلاع شما می‌رسانند. پیشنهاد می‌کنیم به سراغ نرم‌افزارهایی بروید که امکان همگام سازی حساب‌های مالی شما از قبیل حساب‌های بانکی و سیستم‌های POS را فراهم سازند. چنین نرم‌افزارهایی کمک می‌کنند تا وضعیت بودجه را در زمان واقعی متوجه شوید.