بررسی سند اختتامیه

سند اختتامیه چیست؟

چرخه حسابداری شامل فعالیت هایی است که هر دوره مالی و هر سال تکرار می شوند. این امر با ثبت اسناد افتتاحیه، جمع آوری اطلاعات مالی، ثبت کلیه معاملات، آزادسازی مانده ها، تشکیل سود و زیان، بسته شدن حساب های موقت و تبدیل آنها به حساب های دائمی به پایان می رسد. آخرین سند ثبت شده در یک دوره مالی، سند پایانی یا سند اختتامیه نام دارد.

 به عبارت دیگر در حسابداری به آخرین اقدامی که در پایان دوره انجام می شود، ثبت اسناد اختتامیه می گویند. به طور کلی در واحد مالی هر شرکت تجاری یک سری اسناد مالی ثبت می شود. هر کدام نسبت سود و زیان شرکت را نشان می دهد. سند قطعی حسابداری نیز نوع دیگری از اسناد مالی و اقتصادی با کاربری های متفاوت است. حسابداری نیاز به تمرکز زیاد و دقت کافی برای حساس بودن به اعداد و ارقام و ثبت دقیق آنها در کامپیوتر دارد. در این زمینه می توانید از سند یا کاغذ حسابداری استفاده کنید.

معرفی سند اختتامیه

گواهی اختتامیه سندی است که در پایان هر سال مالی بایگانی می شود. کلیه حساب های غیر دائمی باید قبل از بایگانی گواهی پایان کار بسته شوند. حساب های غیر دائمی شامل حساب های فروش، درآمد، هزینه ها و غیره است. اسناد نهایی در واقع در پایان سال مالی محضری می شوند. قبل از ثبت نام برای بسته شدن، تمام حساب ها به طور موقت به حالت تعلیق در می آیند. یک حساب اولیه از تمام حساب های سود و زیان که شامل درآمد، هزینه و کل حساب های فروش است. کلیه تراکنش های مالی سال قبل در پرونده بسته شدن دستی بسته می شود. با انجام اصلاحات لازم در دفتر موقت و انتقال آن به دفتر کل، موجودی حساب در دفتر کل صفر می شود. در زمان بسته شدن، یک موجودی آزمایشی ایجاد می شود که همچنین در یک حساب دائمی قرار می گیرد.

فرایند بسته شدن در پایان سال مالی ثبت می شود. قبل از ثبت سند اختتامیه مهم است که تمام حساب های موقت موجود را ببندید. حساب‌های موقت شامل تمام حساب‌های سود و زیان، یعنی درآمد، هزینه، بهای تمام شده و غیره است.

 در ثبت اسناد اختتامیه کلیه تراکنش های مالی سال قبل و سال های گذشته بسته می شود. پس از تکمیل این ثبت، دیگر فرصتی برای صدور اسناد در آن سال مالی وجود نخواهد داشت. وقتی اصلاحات لازم در سند غیر دائمی اجرا شد، سپس به دفتر کل منتقل و موجودی حساب در دفتر صفر می شود. سپس یک تراز آزمایشی مانند حساب های دائمی هنگام بسته شدن ایجاد خواهد شد.

چه زمانی ثبت اسناد اختتامیه لازم است؟

گاهی اوقات لازم است حساب های مشتریان زمانی که در پایان دوره حسابداری هستند بسته شود، یا اینکه در پایان دوره مالی کسب و کار یا سازمان ها باید حساب را ببندند. در ادامه مقاله هر کدام را به تفصیل توضیح می دهیم.

1)  در طول بحران مالی

در مواردی که مشتریان به دلایلی مانند عدم پرداخت بدهی و یا قطع همکاری موجودی حساب خود را پرداخت نمی کنند. در برخی موارد با ارائه تخفیف در موجودی حساب، حساب مشتری باید در طول سال مالی بسته شود. در این موارد لازم است مانده بدهی مشتری در بین مطالبات سوخته لحاظ شود یا در آدرس های مربوطه ثبت شود.

2) پایان دوره مالی

در پایان دوره مالی لازم است با تعیین سود و زیان شرکت، مانده حساب دائمی به سال مالی بعد منتقل شود که باید در سند افتتاحیه سال بعد ثبت شود. برای بستن حساب‌ها باید تمام حساب‌های موقت به حساب‌های دائمی بسته شود. پس از آن موجودی تمام حساب‌های دائمی بسته شده به‌عنوان افتتاحیه در سال آینده منتقل شود. ثبت موجودی حساب در سند اختتامیه کاملاً برخلاف سند افتتاحیه است. موجودی بانک به سند پایانی واریز می شود.

نحوه ثبت سند اختتامیه

در واقع در ثبت حسابداری اسناد، یکسری اصول وجود دارد. در پایان سال ابتدا حساب های موقت و در مرحله بعد حساب های دائمی بسته می شود.

برای ثبت اختتامیه در انواع نرم افزار حسابداری باید یک سری مراحل انجام شود که عبارتند از:

1. بستن حساب های دائمی

اصولاً حساب های دائمی به حساب هایی گفته می شود که قابلیت انتقال به سال آینده را دارند. پس از بستن حساب موقت، بسته شدن حساب دائمی با ثبت اسناد ضروری است. حساب های دائمی نیز به واسطه ثبت سند اختتامیه بسته خواهد شد. یک حساب دائمی معمولاً منعکس کننده شرایط و ضوابط شرکت است.

2. بستن حساب های موقت

حساب های موقت در واقع به صورت سود و زیان بستگی دارد، به این معنی که حساب های موقتی که ماهیت بدهکار دارند، بستانکار و به صورت سود و زیان بسته می شوند. حساب های موقت به یک معنا شامل حساب هایی می شود که به یک دوره حسابداری اختصاص یافته و قابلیت انتقال به دوره حسابداری دیگر را دارند و مراحل بستن حساب موقت به شرح زیر است:

• مرحله اول

بسته شدن حساب های مربوط به درآمد و فروش به عنوان اولین مرحله محسوب می شود، در این مرحله باقیمانده درآمد و فروش باید بدهکار شود و حساب به عنوان خلاصه سود و زیان بستانکار ایجاد شود.

• مرحله دوم

بستن کلیه حساب های مربوط به هزینه ها مرحله دوم است، در این مرحله باید تمام هزینه ها به همراه خلاصه درصد سود و زیان بدهکار شود و تمام هزینه های موجود از طریق بستانکار ثبت شود.

• مرحله سوم

بستن تمام حساب های مربوط به خلاصه زیان و سود در مرحله سوم انجام می شود و خلاصه سود و زیان جمع آوری شده منتقل می شود. در کل، مانده بستانکار، میزان سود را نشان می دهد و همچنین مانده بدهکار، میزان زیان طی شده در سال مالی قبل را نشان می دهد.

• مرحله چهارم

 در نهایت کلیه حساب های دائمی بسته شده و سند اختتامیه ثبت می شود. همچنین ثبت ذخایر مالیاتی به صورت مرحله ای ضروری است.

انواع سند اختتامیه

با توجه به تمامی موارد ذکر شده برای بستن حساب ها باید تمامی حساب های غیر دائمی به حساب های دائمی تبدیل و در مرحله بعد حساب های دائمی بسته شود. به طور کلی اسناد اختتامیه حسابداری به عناصر زیر تقسیم می شود که عبارتند از:

• نمونه هایی از اسناد موقت

 کلیه حساب هایی که باقیمانده موجودی آنها در پایان دوره مالی به سال بعد انتقال نمی یابد و در پایان همان دوره مالی بسته می شود، سند نمونه موقت، نام دارد.

به طور کلی، حساب های موقت درآمد و هزینه هایی مانند هزینه آب، حقوق، برق و غیره و همچنین کلیه هزینه ها مانند فروش و تعدادی موارد دیگر را پوشش می دهد.

• نمونه های از سند دائمی

 عموماً حساب های دائمی شامل بدهی ها، دارایی ها و حقوق صاحبان سهام است. حساب های دائمی باید مستقیماً به دوره های مالی بعدی منتقل شوند.

• نمونه سند دائم

فاکتور مختلط در اصل ترکیبی از صورت حساب های دائمی و موقت است. حساب های مختلط در پایان هر دوره حسابداری، بخشی از آن به عنوان یک حساب غیر دائمی یا موقت که همان حساب هزینه است و قسمت دیگر در حساب های ثابت به دوره بعدی منتقل می شود، برای مثال یک سری موارد با حساب های مختلط  شامل پرداخت اجاره یا پیش پرداخت درآمد است.

نکات مهم در نوشتن سند اختتامیه

هنگام ثبت سند اختتامیه، باید نکاتی را در نظر داشته باشیم که برخی از آنها در زیر توضیح داده شده اند:

• پس از صدور اسناد اختتامیه کلیه اسناد سال مالی دائمی بوده و اصلاح نشده و ثبت اسناد جدید حتی امکان حذف اسناد حسابداری از بین می رود.
• پس از صدور سند نهایی، تمامی مدارک به صورت خودکار نشان داده می شوند. به طور کلی کلیه اسناد بر اساس تاریخ و زمان ایجاد سند شماره گذاری می شوند.
• در مواردی که در حساب های موقت اعم از درآمد و هزینه شامل حساب سود و زیان موجودی وجود داشته باشد، پیامی با عنوان بستن حساب سود و زیان برای کاربران عمومی ارسال می شود. هر موضوع حسابداری یک سری اصول دارد و ما باید نکات مربوطه را در کار خود حفظ کنیم.
• اگر می خواهید سال مالی جدیدی را تعریف کنید، می توانید سال مالی جدید را در قسمت راه اندازی هر سیستم حسابداری انتخاب کنید و عملکرد ایجاد را انجام دهید. بعد از اینکه سال مالی جدید ایجاد شد، سند افتتاحیه می تواند توسط بخش خدمات مالی صادر شود. در صورت بسته شدن کامل سال مالی قبل (سند اختتامیه ثبت شده) سند افتتاحیه به صورت خودکار صادر می شود.

نتیجه گیری

سند اختتامیه آخرین سند ثبت شده در سیستم حسابداری است. برای ثبت ورقه پایانی باید در پایان هر دوره حسابداری یک حساب موقت متشکل از حساب درآمد، حساب هزینه و حساب سود و زیان ایجاد کنید و سپس حساب دائمی را ببندید. پس از بسته شدن تمام حساب ها، می توانید اسناد اختتامیه را ثبت کنید.

ما در این مقاله آموزش جامع ثبت اسناد اختتامیه را ارائه دادیم و تمام تلاش خود را کردیم تا اطلاعاتی در مورد موضوعات مختلف مانند انواع اسناد بسته شدن حساب و راه های ثبت سند حساب ارائه کنیم. امیدواریم اطلاعات درج شده در این مقاله مفید واقع شود.