سند افتتاحیه چیست؟
کاربرد سند افتتاحیه
تعبیه سوابق ضروری در حسابداری یکی از مهمترین کاربردهای برنامه کامپیوتری حسابداری است. این آرشیو در ابتدای دوره مالی وارد می شود و به نظر می رسد تنظیم حساب دوره های گذشته و در حالت ایده آل گزارش اولیه ثبت شده است. هر شرکت باید یک رکورد شروع را در ابتدای فعالیت خود ثبت کند. این گزارش در روز اولیه سال مربوط به مالی سازمان ثبت می شود و منابع، بدهی ها و سرمایه آن را به عنوان یک سند افتتاحیه ثبت می کند.
اسناد مالی و حسابداری مختلفی در شرکت ها و موسسات تجاری به ثبت می رسد که هر کدام دارای مزایای متعددی هستند و کارکرد خاص خود را دارند. در این مقاله قصد داریم چیستی سند افتتاحیه، آموزش آن، مزایا و غیره را مورد بررسی قرار دهیم.
معرفی سند افتتاحیه
سند افتتاحیه سند اولیه ای است که در ابتدای دوره حسابداری در سیستم حسابداری ثبت می شود. اما لازم نیست و برخی اوقات ثبت گزارش باز برای چند شرکت تا پایان ماه تیر طول می کشد. اگر شرکت تجارت خود را برای اولین بار در میان سال آغاز کند، مناسبت اولیه شرکت به عنوان رکورد افتتاحیه شناخته می شود. در این شرکت ها، حسابداران باید دارایی ها، بدهی ها و سرمایه شرکت را برای ثبت این سابقه وارد کنند.
با گشایش سند شروع برای هر نوع کسب و کاری باید کلیه حساب های موقت و سپس حساب های دائمی طی سال گذشته و در پایان سال مالی بسته شود تا سازمان مورد نظر بتواند بعد از انجام این کار دوباره شروع به فعالیت کند.
در سند شروع، تمام دارایی ها باید بدهکار شود و حساب افتتاحیه می بایست بستانکار شود. در نتیجه، بدهی ها و سرمایه بستانکار می شود و برعکس حساب افتتاحیه بدهکار می شود. اسناد افتتاحیه چند ماه پس از شروع سال مالی قابل ثبت است. اگر در ابتدای دوره مالی ثبت شده باشد به دلیل عدم قطعیت و نیاز به بررسی بسیاری از موارد قابل تغییر است.
ثبت دائم اسناد و اوراق دولتی در زمان معینی انجام می شود، پس از ثبت اسناد مالی دائمی که قابل جابجایی و تغییر نیستند، قبل از ثبت سند، اسناد مالی و دفاتر روزنامه باید به شدت کنترل و ساماندهی شود. با توجه به موارد ذکر شده می توان گفت که سند افتتاح یکی از مهمترین اسناد مالی شرکت ها است. با توجه به اهمیت ویژه سند اولیه، در این زمان تهیه چنین اسنادی یکی از وظایف تحلیل مالی محسوب می شود.
مزایای سند افتتاحیه
سند افتتاحیه یکی از مهم ترین گزارش های بودجه ای در هر تجارت به حساب می آید و به دلیل مزایای بیشماری که دارد، در تدابیر اجباری شرکت های گسترده قرار می گیرد. در زیر به چند مورد از مزایای کلیدی یک رکورد افتتاحیه نگاهی می اندازیم.
- استفاده از گزارش های افتتاحیه، انتخاب، کنترل و برنامه ریزی سوابق مالی بدون زحمت انجام می شود.
- یک شاخص برای اندازه گیری عملکرد یک شرکت است. زیرا به شرکت اجازه می دهد تا عملکرد مالی سال قبل را محاسبه کند.
- با پی بردن به نقاط قوت و ضعف یک سازمان، برنامه ریزی و تصمیم گیری برای آینده سازمان آسان تر می شود.
- میزان دقیق و میزان مالیات پرداختی توسط سازمان را مشخص می کند.
- این امر نظارت و کنترل دفاتر تجاری کوچک مانند دفاتر مالی و دفاتر روزنامه را آسان تر می کند.
یکی از اولین و مهمترین تأثیرگذاران در تهیه اسناد افتتاحیه، یک متخصص حسابداری است که مسائل مالی و حسابداری را درک می کند.
عوامل مؤثر در تهیه سند افتتاحیه
با دانستن عوامل مؤثر در تنظیم یک سند مقدماتی می توان این سند را به درستی تهیه کرد.
- یکی از اولین و مهمترین عناصر مهم در تهیه اسناد افتتاحیه، استخدام یک فرد متخصص و خبره است.
- نرم افزار حسابداری حرفه ای را می توان از دیگر عوامل تاثیرگذار در تهیه سند راه اندازی نام برد. نرم افزارهایی با طراحی بالا، امکانات و عملکرد سیستماتیک نیز در ایجاد سند راه اندازی موثر هستند.
- عامل تأثیرگذار سوم، استفاده از تصمیمات حقوقی است که در رویه تجاری یا در قوانین مجلس وجود دارد، زیرا تنظیم سند شروع در قانون ضمانت نامه اثر قوی به سند می دهد که در برخی موارد در دادگاه ها یا پرونده های مالیاتی، حتی شرکت های بیمه کسب و کار می تواند روی آن حساب کند.
- چهارمین عامل تأثیرگذار، استفاده از سایر عناصر مؤسسات تجاری مانند دفاتر مشترک، کپی دفاتر، دفاتر مالی، دفاتر مطبوعاتی و غیره است که نقش بسیار مهمی در تهیه گزارش های مالی شرکت دارند.
آموزش ثبت اسناد افتتاحیه
یکی از تعهدات یک حسابدار حرفه ای ثبت گزارش های افتتاحیه شرکت است. در آماده سازی افتتاح سند افتتاحیه، برای تنظیم گزارش، باید از حساب های سال گذشته شروع کنید، یعنی از حساب های فعال شروع کنید و بعد حساب درآمد و سود را ببندید.
پس از بسته شدن حساب ها، رکورد بسته شدن تشکیل می شود. در این صورت، می توانید از نرم افزار حسابداری کمک بگیرید. در نهایت، رکورد اولیه برای سال مالی پیش رو به دست آمد. در حقیقت، تعدیل پایانی سال گذشته به عنوان تنظیم افتتاحیه آغاز سال جدید ثبت می شود.
در ثبت سند افتتاحیه چه نکاتی را باید رعایت کنیم؟
برای ثبت سند افتتاحیه نکات متعددی وجود دارد که می توان برای تهیه سند اصلی رعایت کرد. هنگام ثبت سند اصلی باید نکات زیر رعایت شود:
- هر سند باید حداقل دارای دو ماده بدهکار و بستانکار باشد. سایر موارد موجود باید بر اساس نیازهای تجاری تعیین شوند.
- برای ثبت سند افتتاحیه بهتر است تاریخ سند برابر با روز اول سال مالی ثبت شود.
- باید سندی وجود داشته باشد که موجودی افتتاح حساب را در ابتدای دوره مالی جدید نشان دهد.
- هر حسابدار برای شروع کار با سند نرم افزار حسابداری باید در هر دوره مالی یک سند مقدماتی را تکمیل کند.
- معادله اصلی و شناخته شده حسابداری (دارایی = بدهی + سرمایه) باید در این سند استفاده شود. اگر موجودی حساب برای دوره مالی صحیح مستند باشد، مانده ابتدایی حساب باید صفر باشد.
- در صورت عدم تغییر کد حساب، باید در متن افتتاحیه، عکس متن پایانی وارد شود.
انواع سند افتتاحیه
سند افتتاحیه به دو نوع تقسیم می شود که در زیر به بررسی آن ها می پردازیم:
- سند در شرکت جدید
سند افتتاحیه به اولین جلسه در شرکت گفته می شود، یعنی شروع کار در صورت وجود دارایی ها، بدهی ها و سرمایه صورت می گیرد. بعد از آن بایستی عملیات حسابداری را انجام داد.
- اسناد افتتاحیه در شرکتی با سابقه بیش از یک سال
اسناد افتتاحیه در شرکتی با سابقه بیش از یک سال فعالیت، کمی پیچیده تر است. در پایان هر سال مالی، تمامی حساب های موجودی و مدیریتی به حسابی تلفیقی به نام «تراز پایانی یا تراز اختتامیه» بسته می شود. منظور از بستن حساب، همان ثبت کل مبلغ حساب در برابر ماهیت خود حساب است (برای مثال، حساب مالی ماهیت بدهکاری دارد و با بستن آن، مبلغ این حساب به عنوان بستانکار برای کل حسابداری ثبت می شود.). حساب ترازنامه نهایی یک حساب موقت، میانی و نامرئی است که فقط برای انتقال مانده های مالی پایان سال بعد باقی می ماند.
نحوه ثبت سند افتتاحیه حسابداری در شرکت تازه تاسیس
برای ثبت سند حسابداری شرکت تازه تاسیس ابتدا باید سند افتتاحیه ثبت شود تا سندهایی مانند بانک، صندوق، تنخواه و کلیه دارایی های شرکت موجود بدهکار شده و بعد از آن تراز افتتاحیه بدهکار شود. سپس حساب های پرداختنی، شرکای جاری، پیش پرداخت ها، سرمایه، حساب های دریافتنی و غیره و مانده افتتاحیه کم می شود.
در اصل، موجودی افتتاحیه نوعی حساب کارگزاری است که در روز اول باز می شود و در همان روز بسته می شود. بنابراین کارکرد خاصی ندارد و یک نوع حساب بدون ناحیه است که فقط برای افتتاح حساب استفاده می شود. بنابراین، تراز افتتاحیه با تراز اختتامیه یکسان است، فقط معکوس شده و در جای خود باز می گردد. در یک شرکت جدید، اولین سندی که باید بایگانی شود باید اسناد افتتاحیه و سایر مدارک پس از ثبت و بایگانی می شوند.
آیا روند ثبت اسناد افتتاحیه برای همه شرکت ها یکسان است؟
در شرکت های تازه تاسیس حسابداران برای ثبت سند افتتاحیه فقط باید دارایی ها، بدهی ها و سرمایه شرکت را وارد سامانه کنند. این نوع حساب ها در حال افتتاح اسناد در شرکت هستند. در صورتی که شرکت بیش از یک سال فعالیت داشته باشد، سند افتتاحیه این شرکت (نحوه ثبت سند و نمونه سوابق حسابداری شرکت های خدماتی و سایر شرکت ها) از موجودی حساب های دائمی، لینک ها و هزینه های اداری آخرین دوره سال مالی گذشته تشکیل می شود. آنها شامل دارایی های جاری و غیرجاری، بدهی های جاری و غیرجاری و سرمایه در گردش هستند.
سخن آخر
سند افتتاحیه یکی از مهمترین اسناد در هر برنامه حسابداری است که در شروع یک تجارت جدید ثبت می شود. در فرآیند حسابداری یک واحد تجاری، اسناد متعددی دخیل است، اما این سند یکی از مهمترین اسناد است و نشان دهنده شروع عملیات یا شروع یک سال مالی جدید برای یک واحد تجاری است. در این قسمت از مقاله، به معرفی سند افتتاحیه، آموزش جامع ثبت اسناد افتتاحیه حسابداری را ارائه پرداختیم و اطلاعات جامعی در مورد موضوعات مختلف از جمله مزایای ثبت اسناد افتتاحیه و عوامل موثر بر ثبت اسناد افتتاحیه حسابداری ارائه دادیم. امیدواریم این بخش از مقاله حسابداری و مالی مورد پسند واقع شده باشد.
دیدگاهتان را بنویسید