سریع ترین روش آموزش ثبت سند در حسابداری
شغل حسابداری
حسابداری یکی از مشاغلی است که امروزه بازار کار پر رونقی دارد. اما در عین حال این شغل تنها برای افرادی پر درآمد خواهد بود که مهارت های قوی در این زمینه داشته باشند. یک حسابدار برای پیشرفت در این مسیر باید دامنه اطلاعات خود را گسترش دهد. بیشتر مطالعه کند و آموزش ببیند و مهارت های خود را تقویت کند. تنها در این حالت است که می تواند به موفقیت های بزرگی در شغل خود دست یابد. زیرا تقریبا تمام مشاغل موجود در جامعه به یک حسابدار کاربلد نیاز دارند.
اهمیت ثبت سند در حسابداری
در این محتوا سعی داریم که طریقه ثبت سند در حسابداری را آموزش دهیم. ثبت سند در حسابداری یکی از مباحثی است که به شدت در این حرفه مهم است. اگر بخواهیم دلایل اهمیت آن را بیان کنیم کافی است به چند نکته ساده اشاره کنیم. تنظیم سند به معنی آن است که موضوعی را قابل استناد و رسمی کنیم. در حسابداری نیز به وسیله مفهوم ثبت سند تعدادی از مدارک را معتبر و دارای ارزش حقوقی می کنیم.
به طور کلی هر شرکت یک سری بدهکاری ها یا بستانکاری ها در حساب خود دارد. علاوه بر این هر شرکت نیازمند تهیه یک سری مواد اولیه است یا این که در صدد عرضه تولیدات خود به بازار است. همه این موضوعات در تعدادی فاکتور ثبت می شوند. در پایان یک مدت مشخص، موارد ثبت شده به رئیس تجارت خانه تحویل داده می شود تا به صورت دقیق بررسی گردد. این عمل در زبان حسابداری ثبت سند نام دارد.
هر شرکت یا تجارت خانه برای این که بتواند فعالیت های خود را با نظم پیش ببرد به ثبت سند نیاز دارد. زیرا در این روش تمام درآمد و دارایی و بدهی های تجارتخانه به وضوح مشخص است. اگر مشکلی در توازن دخل و خرج و دارایی تجارتخانه ایجاد شود می توانند به راحتی به وسیله این سند ها آن را شناسایی و رفع کنند. مهم ترین موضوع در بحث ثبت سند دقت و مهارت حسابدار است. وی بایستی دقت عمل بالایی داشته باشد و تمام مسائل ریز و درشت مربوط به تجارتخانه را ثبت کند. تنها در این صورت است که سند معتبر و قابل استناد در دعاوی حقوقی می شود.
مراحل ثبت سند حسابداری
ثبت اسناد حسابداری شامل چند مرحله است:
- ثبت فعالیت ها: در ابتدا، تمامی فعالیت ها که موجب ورود یا خروج پول به یا از شرکت می شوند، ثبت می شوند. این فعالیت ها معمولا با توجه به رویدادهای مالی شرکت انجام می پذیرند.
- نگهداری مدارک: حسابدار باید تمامی مدارک مرتبط با ثبت اسناد را نگهداری کند.
- تحلیل اسناد: در مرحله بعد، اسناد ثبت شده تحلیل می شوند تا مشخص شود که هر کدام دارای ماهیت بدهکار یا بستانکار هستند.
- تایید اطلاعات: در نهایت، این اطلاعات باید توسط مقامات بالاتر شرکت تایید شوند تا معتبر و قابل ارجاع باشند.
روش ثبت سند حسابداری بسته به نوع سند متفاوت است. در ثبت اسناد به صورت دستی، تنها به یک سند خام نیاز است و اطلاعات به صورت دستی وارد می شوند. در مقابل، در روش کامپیوتری، یک فرم خام در رایانه نمایش داده شده و اطلاعات با استفاده از کیبورد وارد می شود. سند حسابداری ساده شامل دو بخش بدهکار و بستانکار است، در حالی که سند مرکب شامل چندین بخش مختلف است که نیاز به تخصص و آموزش بیشتری دارد.
آموزش تنظیم سند
حال زمان آن فرا رسیده که با یک آموزش مفید و سریع طریقه ثبت سند در حسابداری را به شما آموزش دهیم. عکس بالا نمونه ای از یک سند حسابداری است. ابتدا در قسمت بالایی سند، شماره سند نوشته شده است. طبق شماره ای که برای سند در نظر گرفته اید آن را شماره گذاری کنید مثلا سند شماره 20. در قسمت پایین تر تاریخ رویداد را ثبت می کنیم. در این قسمت تاریخ مد نظر خود را درج کنید مثلا تاریخ 1401/04/21 در این قسمت نوشته شود. بخش سوم پیوست سند است. طبق اصول حسابداری هر سندی باید مستندی داشته باشد. در قسمت پیوست باید شماره مستندی را که سند بر اساس آن تنظیم می شود بنویسید. به طور معمول حسابدار های حرفه ای برای سرعت بخشیدن به تنظیم سند در مقابل پیوست کلمه (دارد) را قرار می دهند.
از سمت راست و قسمت بالا اولین جای خالی مختص به شماره روزنامه است. در این قسمت شماره صفحه دفتر روزنامه را درج می کنیم. در ستون شرح نیز شرح حسابی که می خواهیم سند آن را تنظیم کنیم مینویسیم. مثلا فرض کنید بانک به ما بدهی دارد. در اولین قدم در قسمت شرح کلمه بانک را می نویسم به این معنی که بانک به ما مقروض است. مبلغ بدهی را نیز به طور مثال 10000000 ریال در نظر می گیریم. ولی یک نکته بسیار مهم در این قسمت وجود دارد. رقم هایی که در ستون های بدهکار و بستانکار نوشته می شود باید از منتهی الیه سمت راست به سمت چپ نوشته شود. یعنی صفر ها را از قسمت یکان دهگان و صدگان تا آخرین رقم به ترتیب در هر خانه کوچک قرار می دهیم.
آموزش نحوه پر کردن ستون های بدهکار و بستانکار
در ادامه برای پر کردن خانه های بستانکار و بدهکار وارد عمل می شویم. مثال ذکر شده در فوق را ادامه می دهیم و فرض را بر این می گیریم که بانک به ما بدهی دارد. دقیقا به همان شیوه ای که گفتیم رقم 10000000 ریال را در ستون بدهکار درج می کنیم که در مقابل این رقم در قسمت شرح نیز بانک نوشته بودیم. سپس فرض بر این داریم که فروش انجام داده ایم. در قسمت شرح زیر بانک، کلمه فروش را می نویسیم. درست در مقابل بخش فروش نیز مبلغ 10000000 ریال را در ستون بستانکار درج می کنیم. در نهایت زیر کلمه های بانک و فروش حتما باید شرح کلی سند نوشته شود، مثلا در اینجا می نویسیم بابت فروش فاکتور شماره 13.
در نهایت یک خط مستقیم بلند در پایین سند کشیده و به اصطلاح سند خود را می بندیم تا چیز دیگری در آن اضافه نشود. یک نکته بسیار مهم دیگر این است که جمع ستون بدهکار و بستانکار باید با هم یکی باشند. یعنی در قسمت پایین سند که نوشته شده جمع، باید مجموع ستون های بدهکار و بستانکار یکی باشد. یکی دیگر از نکات مهم در تنظیم سند حسابداری این است که نباید در بین خطوط فاصله گذاری شود. به طور مثال همان واژه های بانک و فروش و … را که در ستون شرح نوشتیم باید پشت سر هم و بدون فاصله بنویسیم.
هزینه جزء در ثبت سند چیست؟
یک ستون دیگر در نمونه سند بالا به نام هزینه جزء باقی مانده است که هنوز آن را توضیح نداده ایم. این ستون برای سند هایی است که برای نوشتن آن ها نیاز به تفکیک داریم. به طور مثال میخواهیم یک سند تنظیم کنیم با عنوان هزینه عمومی و اداری، همین عبارت را در ستون شرح درج می کنیم. بدهکاری ایجاد شده در اثر این شرح به طور مثال 25000000 ریال است که آن را در ستون بدهکار درج می کنیم.
چون شرح که هزینه های عمومی و اداری نام داشت دارای زیر عنوان های متعددی بود در نتیجه باید این هزینه ها را نیز در ادامه عنوان اصلی خود در قسمت شرح درج کنیم. به طور مثال هزینه پذیرایی را زیر هزینه های عمومی در قسمت شرح می نویسیم. در بخش هزینه های جزء نیز مبلغی که به آن اختصاص دادیم را می نویسیم. در ادامه نیز به همان روشی که در بالا آموزش داده شد بستانکار را مشخص می کنیم. مبلغ بستانکار را در ستون مربوط به خودش مینویسم. مثلا بستانکار را بانک در نظر گرفته و در قسمت شرح بانک را نوشته و در ستون بستانکار مبلغ 2500000 ریال را می نویسم.
انواع اسناد حسابداری
سند حسابداری دستی: این نوع سند به صورت کاغذی و سنتی برای ثبت رویدادهای مالی استفاده می شود.
سند حسابداری سیستمی: در این روش از نرم افزارهای حسابداری برای ثبت رویدادهای مالی به شیوه ای مدرن بهره برداری می شود.
اجزای سند حسابداری
- نام شرکت
- موضوع فرم
- شماره سند
- تاریخ
- تعداد ضمایم
- شماره حساب
- شرح
- ردیف های سند (که به آن آرتیکل های سند می گویند)
- مبلغ جزء
- بدهکار
- بستانکار
- جمع مبلغ به حروف
- امضای تنظیم کننده
- امضای تایید کننده
- امضای تصویب کننده
ثبت سند حسابداری ساده و مرکب
ثبت اسناد حسابداری در دفتر روزنامه شرکت ها بر اساس تعداد اقلام بدهکار و بستانکار به دو صورت انجام می شود:
سند مرکب حسابداری
سند مرکب نوعی سند است که در آن بیش از دو حساب تحت تاثیر قرار می گیرند. در این حالت، چندین حساب به طور همزمان بدهکار یا بستانکار می شوند. هدف از ثبت این نوع سند، مستند کردن دقیق معاملات پیچیده ای است که شامل چندین جز یا مرحله هستند.
به عنوان مثال، در خرید کالا به صورت نسیه، یک حساب دارایی (مانند موجودی کالا) بدهکار و چند حساب دیگر (مثل حساب های پرداختنی و مالیات بر ارزش افزوده) بستانکار می شوند. در اینجا، مجموع مبالغ بدهکار باید برابر با مجموع مبالغ بستانکار باشد تا تعادل در دفاتر حسابداری حفظ شود. همچنین سند مرکب به حسابداران این امکان را می دهد که تصویری دقیق تر از فعالیت های مالی سازمان ارایه دهند.
سند ساده حسابداری
سند ساده حسابداری به سندی اطلاق می شود که تنها دو حساب در آن دخیل هستند: یکی به عنوان بدهکار و دیگری به عنوان بستانکار. در این نوع ثبت، مبلغی که به یک حساب بدهکار می شود، به طور دقیق به همان مقدار در حساب دیگر بستانکار می گردد. ثبت های ساده به طور عمومی برای معاملات روزمره مورد استفاده قرار می گیرند.
برای مثال، وقتی شرکتی هزینه اجاره را پرداخت می کند، حساب نقدی (به عنوان حساب دارایی) به عنوان بدهکار و حساب هزینه اجاره (به عنوان حساب هزینه) به عنوان بستانکار در نظر گرفته می شود. سادگی و شفافیت این نوع سند باعث می شود که ثبت تراکنش های مستقیم در دفاتر حسابداری رایج تر شود.
در حسابداری دوبل، هر ثبت حسابداری باید شامل حداقل یک بدهکار و یک بستانکار باشد و مجموع این دو مقدار باید برابر باشد که این امر در ثبت سند حسابداری ساده به راحتی امکان پذیر است.
دیدگاهتان را بنویسید