حسابداری آنلاین و اینترنتی چیست؟

حسابداری آنلاین چیست؟

حسابداری آنلاین یا حسابداری تحت وب از طریق یک برنامه وب انجام می ­شود و معمولا مبتنی بر هزینه ماهانه است تا به مشاغل کمک کند بر فعالیت ­های اصلی خود تمرکز کنند و از هزینه های مرتبط با نرم افزارهای حسابداری سنتی مانند: نصب، ارتقاء، تبادل فایل­ های داده، پشتیبان گیری و … جلوگیری کنند.

حسابداری آنلاین تعریف استانداردی ندارد، بلکه صرفا به تغییرات حسابداری ناشی از فناوری های محاسبه و شبکه اشاره دارد. با حسابداری آنلاین از فناوری­ های اینترنتی مانند مرورگر وب و تلفن هوشمند شما برای انجام عملکردهای حسابداری تجاری استفاده می­ کنید. حسابداری آنلاین جایگزین نرم افزارهای سنتی، صفحات گسترده یا سیستم­ های حسابداری دستی مبتنی بر کاغذ است.

ویژگی­ های متداول حسابداری آنلاین

منابع مالی

حسابداری آنلاین به شما این امکان را می­ دهد که ببینید کسب و کار شما در زمان واقعی چگونه عمل می ­کند. می­ توانید ببینید چقدر پول در حساب ها و کارت های بانکی دارید، چه پولی به حساب شما وارد می­ شود­، چه پولی حساب  شما خارج می­ شود. جریان نقدینگی شما چگونه است؟ و به تصمیم ­گیری سریع و رسیدگی شما در کمترین زمان ممکن کمک می­ کند، قبل از اینکه برای هر گونه اقدام دیر شود.

حسابداری آنلاین به روز رسانی نیاز ندارد

این نوع حسابداری همیشه به روز است. زیرا مبتنی بر مرورگر است. این بدان معناست که هیچ هزینه ­ای برای نسخه بعدی وجود ندارد و همه به روزرسانی­ های امنیتی و … شما به طور خودکار در پشت صحنه اتفاق می ­افتد. به روز رسانی جداول مالیاتی، گزارش حقوق و دستمزد، بازنشستگی و … به طور خودکار اتفاق می­ افتد.

وصول خودکار بدهی

به شما پیشنهاد می ­کنیم با حسابداری تحت وب تماس­ های تلفنی آزاردهنده و تعداد مشتریانی که به مدت طولانی به شما بدهکار هستند را به حداقل برسانید.

حسابداری تحت وب جمع آوری بدهی را به صورت خودکار انجام می­ دهد و به کسب و کار شما مزیت­ های اساسی مانند بهبود جریان نقدینگی و کاهش روز بدهکار می­ دهد. مشتریان دیگر به شما به عنوان یک فرد بدهکار نگاه نمی­ کنند، چون به راحتی می­ توانید، حساب ها و بدهی­ هایتان را مدیریت کنید.

با حسابداری تحت وب شما می­ توانید روند کار خود را به صورت خودکار انجام دهید تا در وقت شما صرفه جویی شود. به عنوان مثال، می توانید داده ­های خود را وارد کرده و یک فرایند کاری را تنظیم کنید که در سررسید هر ماه مبلغ بدهی شما پرداخت شود. شما همچنین می­ توانید ارسال صورتحساب به مشتریان عادی خود را به صورت خودکار انجام دهید.

داده­ های متمرکز در حسابداری آنلاین

شما برای هر کسب و کار یک فایل داده دارید. در دنیای نرم افزار قدیمی، صاحبان مشاغل اغلب بیش از یک فایل داده داشتند و اغلب افراد پرونده اشتباه را به روز می­ کردند. حسابداری تحت وب به این معنی است که شما فقط یک فایل را مدیریت می ­کنید و به طور خودکار از پشت صحنه پشتیبان گیری و ارتقا می یابد.

حساب های مشتری زنده

از شما یک سوال می­پرسم؟ در حال حاضر چند ساعت را به دنبال معاملات و اطلاعات مشتری می گذرانید؟ ما نتایج تحقیقاتی را که انجام دادیم و آمارهایی را که کسب کردیم به شما می­ گوییم. آیا می دانستید که می­ توانید حداقل 3 ساعت در هفته در جستجوی داده ­ها و اطلاعات در سیستم ­ها از دست بدهید؟ این همان چیزی است که ابزار جستجوی حسابداری آنلاین ما را بسیار قدرتمند می ­کند، پس اطلاعات و داده­ هایتان را در کمترین زمان ممکن پیدا کنید.

فاکتورهای آنلاین حرفه ­ای

با حسابداری آنلاین شما می ­توانید در حین حرکت و کار فاکتور بگیرید، بدون اینکه بخواهید دچار انبوهی از اطلاعات باشید که بعدا بخواهید در سیستم وارد کنید و حتی می­ توانید فاکتورها را تنظیم کنید تا در یک دوره خاص برای شما ارسال شود.

اشتراک گذاری ایمن در حسابداری آنلاین

شما کنترل کاملی بر کاربران و میزان دسترسی آن ها در حسابداری آنلاین دارید. ممکن است بخواهید دسترسی فقط خواندنی را به خریدار احتمالی کسب و کار خود بدهید، یا بخواهید به حسابدار یا حسابدار خود اجازه ویرایش کامل دهید، همه این امور در حسابداری تحت وب امکان­ پذیر است.

بنابراین شما می­ توانید میزان دسترسی که می­ خواهید برای یک کارمند تعریف کنید، کنترل کنید. به عنوان مثال، اگر کارمندی دارید که برای حقوق و دستمزد آماده می­ شود، می­ توانید به او دسترسی دهید تا فقط حقوق و دستمزد دریافت کند، بدون اینکه آن ها بتوانند به داده­ های بانک دسترسی پیدا کنند.

حسابداری آنلاین کارایی ایجاد می ­کند

با حسابداری آنلاین دیگر نگران قرار گرفتن در شرایط غیر قابل پیش­بینی را نداشته باشید. اگر در قطار گیر کرده ­اید، در فرودگاه به تاخیر افتاده­ اید یا منتظر بچه­ ها هستید، از وقتتان نهایت استفاده را ببرید. شما می­ توانید از حسابداری آنلاین از هر کجا استفاده کنید، لازم نیست منتظر بمانید تا به دفتر بازگردید تا کارآمد باشید. بنابراین، از لحظاتی که دارید می­ توانید به طور مفید استفاده کنید. شما با حسابداری تحت وب در هر کجا که باشید می ­توانید، چند فاکتور ارسال کنید یا گزارشات را اجرا کنید یا ببینید که وضعیت کسب و کار این هفته چگونه بوده است. حسابداری تحت وب به سادگی روش جدید، کارآمدتر و ایمن­ تری برای مدیریت مشاغل کوچک است.

مزیت حسابداری آنلاین

با این نوع حسابداری نسبت به حسابداری سنتی برتری‌ هایی وجود دارد که در زیر به 9 مورد آن می‌ پردازیم:

1- دسترسی همیشگی به اطلاعات مالی کسب‌ و کارتان

در هر زمانی که نیاز به اطلاعات مالی کسب و کارتان داشته باشید، با استفاده از نرم‌ افزارهای حسابداری آنلاین به تمامی اطلاعات دسترسی داشته باشید.

2- همیشه به روز هستید.

به علت اینکه تمامی نرم افزارهای حسابداری آنلاین به صورت اتوماتیک آپدیت می‌ شوند، شما به دستکاری نرم‌ افزار نیاز ندارید و می‌ توانید بدون اینکه تغییری در آن ایجاد کنید، محاسبات خود را انجام دهید.

3- تسلط بر حساب بانکی

با حسابداری آنلاین می‌ توانید بر روی حساب بانکی خود تسلط پیدا کنید و آن را مدیریت کنید.

4- جمع آوری داده ها به صورت پیوسته و یکجا

در حسابداری آنلاین اطلاعات مالی را می‌ توانید در یک فایل و به صورت یک جا داشته باشید. در صورتی که در حسابداری سنتی این در فایل‌ های مختلف قرار می‌ گیرد. به روز رسانی حسابداری سنتی به علت وجود داشتن چند فایل ممکن بود دچار خطا شود. ولی در حسابداری آنلاین به علت وجود یک فایل به راحتی انجام می‌ شود.

5- تهیه نسخه پشتیبان اطلاعات به درستی

به صورت کاملا امن از اطلاعات مالی خود در حسابداری آنلاین نسخه پشتیبان تهیه و در سرور ذخیره می‌شود.

6- دسترسی به اطلاعات مالی به صورت زنده

با این نرم‌ افزار در هر مکان و در هر زمانی می‌ توان به اطلاعات مالی خود دسترسی داشت و آن را چک کرد.

7- تعیین دسترسی به کاربران

با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین می‌ توان دسترسی کاربران را به قسمت مربوط به خودش محدود کنید. در این نرم افزار باید دسترسی کاربر را روی اطلاعاتی که به آن نیاز ندارد، بست.

8- ثبت فاکتور به صورت آنلاین

با استفاده از نرم‌ افزار حسابداری دیگر نیاز به کاغذ و قلم نیست و می‌ توانید با استفاده از سیستم داده‌ها را ثبت و بعد از فاکتور صادر کنید.

9- اتصال به فروشگاه اینترنتی

با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین می‌ توان به یک فروشگاه اینترنتی وصل شد و داده‌ ها را از سبد خرید وارد نرم ‎‎‌افزار کرد.

عیب‌ های حسابداری آنلاین

در اینجا 3 عیب عمده این نوع حسابداری مطرح می‌ شود:

1- قیمت نرم افزار: قیمت حسابداری اینترنتی در مقایسه با حسابداری سنتی خیلی بیشتر است. چون نرم‎ افزار پشتیبانی یک ساله نیز دارد.

2- استارت زدن کار: برای استارت زدن کار نرم‌ افزار حسابداری نیاز به فرد متخصص هست و شاید شخص به تنهایی نتواند آن را راه اندازی کند.

3- آموزش: نرم افرازهای حسابداری که به صورت اینترنتی هستند، نیاز به آموزش دارد و بایستی کار با این نرم‌ افزارها را بلد بود.

حسابداری آنلاین به چه نحوی کار می کند؟

برای درک چگونگی فعالیت حسابداری آنلاین، بهتر است ابتدا با روش سنتی و قدیمی آن آشنا شویم.

فرض کنید با یک حسابدار حضوری و در محیط دفتر کارتان همکاری می‌ کنید. در این حالت، مستقیم با او ارتباط دارید، نیازها و سوالات مالی‌تان را مطرح می‌ کنید، مدارک و اسناد مالی را در اختیارش می ‌گذارید، و او هم در ادامه با توجه به درخواست شما انواع خدماتی مثل تهیه اظهارنامه مالیاتی، نظارت بر جریان نقدینگی، مشاوره برای افزایش سود و حسابرسی مالی را برایتان انجام می ‌دهد. در این نوع همکاری، حسابدار معمولا در محل کار شما حضور دارد و فعالیت ‌های مختلفی را انجام می ‌دهد.

اما حالا با حسابداری آنلاین کار کنید. در این روش، باز هم همان خدمات را دریافت می‌ کنید، ولی دیگر نیاز نیست که حضوری ملاقات کنید یا فایل‌ های کاغذی را حمل و نقل کنید. به سادگی، ارتباطتان از راه تماس تلفنی، ایمیل و به اشتراک ‌گذاری فایل‌ های دیجیتال برقرار می ‌شود. همچنین، نرم ‌افزارهای حسابداری ابری و آنلاین این امکان را فراهم می ‌آورند که شما بتوانید به صورت زنده و مستقیم به اطلاعات حساب ‌های مالیتان دسترسی پیدا کنید و همکاری فعال ‌تری داشته باشید.

در نتیجه، هر چیزی که در دنیای کسب ‌و کارهای امروزی به صورت دیجیتال انجام می ‌شود، به راحتی قابل انجام است و اینترنت بهترین بستر برای این کار است. وقتی می‌ توانید کارها را به صورت آنلاین انجام دهید، سوال اینجاست: چرا چنین کاری نکنید؟

تفاوت حسابداری آنلاین با حسابداری آفلاین و سنتی چیست؟

حسابداری یکی از قدیمی ‌ترین مشاغلی است که همیشه در کنار کسب ‌و کارها وجود داشته است.

در گذشته، حسابداران همه جزئیات مالی را در دفترهای کاغذی ثبت می ‌کردند و فایل‌ ها را در بایگانی ‌های فیزیکی نگه می ‌داشتند. این روش، اما، مشکلات زیادی داشت. کمبود فضا برای انبار کردن اسناد، دشواری در یافتن و دسترسی سریع به اطلاعات خاص، و احتمال گم ‌شدن یا خراب شدنِ اسناد از جمله مشکلات بزرگی بودند که این نوع ثبت‌ ها داشتند.

با ورود رایانه‌ ها و نرم ‌افزارهای حسابداری، این مشکلات آرام آرام کاهش پیدا کردند. چراکه اطلاعات مالی بر روی کامپیوتر ثبت، پردازش و ذخیره می ‌شد. در این روش، نرم ‌افزارهای حسابداری روی سیستم‌ های داخلی شرکت نصب می ‌شدند و حسابدار باید در ساعات کاری در محل حضور داشته باشد تا کارهای مالی را انجام دهد. این روش نیازمند تجهیزات نرم ‌افزاری و سخت ‌افزاری خاص بود و در صورت بروز هر مشکل سخت‌ افزاری یا نرم ‌افزاری، کل داده‌های مالی ممکن است از بین بروند یا دچار خدشه شوند.

حالا با ظهور رایانش ابری و نرم ‌افزارهای حسابداری آنلاین، بسیاری از این مشکلات حل شدند. در این سیستم ‌ها، اطلاعات مهم مالی شامل حقوق و دستمزد، معاملات، خرید و فروش و غیره در فضای ابری ذخیره می ‌شود، بنابراین نیازی به تجهیزات پیچیده نیست. شما می ‌توانید از طریق گوشی هوشمند، لپ‌تاپ یا تبلت، به آسانی وارد حسابداری آنلاین شوید و در هر زمان و مکان، به داده‌ های خود دسترسی داشته باشید. همچنین، امنیت اطلاعات، سرعت در پردازش و سهولت مدیریت تمامی این امور، به مراتب بالاتر رفته‌است.

حسابداری آنلاین چه نوع مشاغلی را هدف قرار می ‌دهد؟

استارتاپ ‌ها و کسب ‌و کارهای نوپا معمولا منابع مالی محدودی برای استخدام حسابدار دارند. اینجا است که حسابداری آنلاین به کمکشان می ‌آید. با کاهش هزینه ‌ها و کم کردن بار کاری حسابدار، آن ‌ها می ‌توانند هزینه ‌های خود را کنترل کرده و به شکل موثرتری امور مالیاتی و مدیریت مالی را پیگیری کنند.

افرادی مانند فریلنسرها یا کسانی که کارهای مستقل انجام می ‌دهند هم می ‌توانند با حسابداری آنلاین، درآمد و هزینه ‌های خود را به دقت مدیریت کرده و گزارش ‌های مالی دقیق و قابل اعتماد تهیه کنند.

در کنار این، شرکت ‌های متوسط و بزرگ که نیازمند به اشتراک‌ گذاری اطلاعات مالی با شرکای داخلی یا خارجی هستند، می ‌توانند از طریق سیستم‌ های حسابداری آنلاین این کار را به سادگی و با امنیت بالا انجام دهند. این قابلیت به بهبود همکاری ‌های بین ‌المللی و تعامل با همکاران خارج از کشور کمک می ‌کند.

کسب ‌و کارهای فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و فناوری اطلاعات، که معمولا با تعداد زیادی تراکنش مالی روبرو هستند، می ‌توانند از این سیستم بهره‌ مند شوند. چرا که این روش، مدیریت مالیاتی و تهیه گزارش‌ های دقیق ‌تر را برایشان آسان‌ تر و موثرتر می‌ کند.

شرکت‌ های فعال در زمینه واردات و صادرات هم در نتیجه استفاده از حسابداری آنلاین، می ‌توانند نرخ ارزهای مختلف و مالیات‌ های گوناگون را بهتر رصد کنند و تراکنش‌ های بین ‌المللی خود را با دقت بیشتری مدیریت نمایند.

همچنین شرکت‌ های خدماتی مانند مشاوره، بازاریابی و دیگر حوزه ‌ها، برای مدیریت قراردادها، پرداخت‌ ها و پیگیری امور مالی، حسابداری آنلاین ابزار مفیدی خواهند داشت.

جمع بندی

هر نوع کسب ‌و کار، چه کوچک باشد چه بزرگ، می ‌تواند از خدمات حسابداری آنلاین بهره ‌مند شود. حوزه فعالیت یا صنعت شما نباید مانع استفاده از این سیستم باشد، چون این فناوری قابل تطابق با نیازهای مختلف است.در نهایت، می ‌توان گفت هر فعالیت اقتصادی که نیازمند مدیریت مالی حرفه ‌ای و دقیق باشد، می‌ تواند از حسابداری آنلاین بهره ‌مند شود و کارایی خودش در مدیریت مالی را به شدت افزایش دهد.

پیشنهاد ما به شما شرکت در دوره عالی رشد حسابداری تدبیر اصفهان است. این دوره دارای 5 سرفصل حسابداری شامل: مشاوره منابع انسانی، مشاور مالیاتی، تخصصی اکسل، حسابداری صنعتی، حسابرسی است.