اموال گردانی چیست و چه ارتباطی با حسابداری دارد؟
اموال گردانی چیست؟
در هر سازمان، مجموعه ای از دارایی های فیزیکی و گاهی نامشهود وجود دارد که در طول فعالیت های روزمره مورد استفاده قرار می گیرند. این دارایی ها که شامل تجهیزات، ماشین آلات، ابزار، وسایل اداری، رایانه ها، خودروها و گاه حتی امتیازهای نرم افزاری می شوند، با هدف تسهیل در روند تولید، ارائه خدمات و پشتیبانی از فعالیت های اصلی سازمان نگهداری می شوند. در این مقاله به بررسی مفهوم اموال گردانی می پردازیم.
با گذشت زمان، این دارایی ها دستخوش تغییراتی مانند استهلاک، جا به جایی، از بین رفتن یا حتی سرقت می شوند. در چنین شرایطی، اگر سیستم مشخصی برای ردیابی و مدیریت این اموال وجود نداشته باشد، شفافیت مالی کاهش ، هزینه های نگهداری افزایش یافته و مدیریت منابع سازمان دچار اختلال خواهد شد.
اینجاست که مفهوم اموال گردانی اهمیت پیدا می کند. اموال گردانی به معنای فرایندی سیستماتیک برای شناسایی، ثبت، طبقه بندی، کنترل، حفاظت و بهره برداری از دارایی های ثابت سازمان است. این فرایند، علاوه بر تسهیل در امور حسابداری، نقش مهمی در مدیریت دقیق منابع و بهینه سازی استفاده از آن ها دارد. زمانی که مدیران سازمان تصویر واضحی از وضعیت و محل قرارگیری دارایی های خود داشته باشند، تصمیم گیری در خصوص خرید جدید، جایگزینی، فروش یا امحای آن ها بسیار کارآمدتر خواهد بود.
مراحل اصلی در فرایند اموال گردانی
اموال گردانی با ثبت اولیه مشخصات دارایی ها آغاز می شود. در این مرحله، اطلاعات پایه ای هر دارایی از جمله نام، کد دارایی، تاریخ خرید، بهای تمام شده، محل استقرار و شخص یا واحد استفاده کننده ثبت میگردد. سپس مرحله ای تحت عنوان کد گذاری یا پلاک کوبی انجام می شود که طی آن به هر دارایی یک کد منحصر به فرد اختصاص داده می شود. این کد به صورت برچسب یا پلاک فلزی یا حتی برچسب های QR و RFID به بدنه دارایی متصل می شود تا امکان ردیابی سریع و آسان آن فراهم شود.
در ادامه، اطلاعات کدگذاری شده در نرم افزارهای مدیریت اموال یا سامانه های ERP وارد می شوند. این نرم افزارها قابلیت هایی مانند گزارش گیری، ثبت نقل و انتقال ها، محاسبه استهلاک، شناسایی مغایرت ها و مدیریت دوره ای اموال را به مدیران ارائه می دهند.
در دوره های مشخص، معمولا به صورت سالانه یا فصلی، تیمی مسئول تطبیق اطلاعات سامانه با واقعیت فیزیکی اموال می شود. این مرحله که به آن صورت برداری فیزیکی گفته می شود، از حساس ترین بخش های اموال گردانی محسوب می شود. زیرا می تواند مغایرت های احتمالی مانند گم شدن، تغییر وضعیت یا تغییر محل دارایی را نمایان سازد.
نقش فناوری در تحول اموال گردانی سنتی
در گذشته، سازمان ها برای مدیریت اموال خود به روش های کاملا دستی و کاغذی متکی بودند. دفاتر سنگین دارایی، فرم های دست نویس و انبارهای مملو از برگه های بایگانی، تنها ابزارهای موجود برای پیگیری اموال بودند. این روش ها به شدت مستعد خطا، اتلاف وقت و دشوار برای گزارش گیری و تحلیل های دقیق بودند. اما امروزه با توسعه فناوری های نوین، روند اموال گردانی نیز دچار تحول اساسی شده است.
استفاده از بارکد و به ویژه فناوری RFID، امکان شناسایی خودکار دارایی ها را فراهم کرده است. با اسکن کردن یک بارکد یا تگ RFID، اطلاعات دقیق دارایی در کسری از ثانیه بازیابی می شود. این روند نه تنها دقت عملیات را بالا می برد، بلکه زمان مورد نیاز برای صورت برداری و گزارش گیری را نیز به میزان قابل توجهی کاهش می دهد.
همچنین نرم افزارهای مدیریت دارایی، امکان ثبت اطلاعات، گزارش گیری، هشدار برای استهلاک و انقضای اموال و حتی ردیابی اموال مفقود شده را نیز فراهم کرده اند. برخی از این نرم افزارها امکان اتصال به تلفن همراه را دارند و از طریق اپلیکیشن های اندروید یا iOS قابل مدیریت هستند.
مزایای عملی اموال گردانی در سازمان ها
مزایای اموال گردانی فقط به شفافیت اطلاعات یا تسهیل امور حسابداری محدود نمی شود. زمانی که اطلاعات دقیق و به روز از وضعیت دارایی ها در اختیار مدیران باشد، تصمیم گیری درباره سرمایه گذاری، جایگزینی یا حذف اموال با آگاهی بیشتری انجام می شود. به عنوان مثال، اگر مشخص شود که تعدادی از دستگاه های موجود در انبار بیش از دو سال است که بلا استفاده مانده اند، می توان تصمیم به فروش، اجاره یا انتقال آن ها به واحدهای دیگر گرفت.
علاوه بر این، اموال گردانی باعث بهبود امنیت فیزیکی اموال نیز می شود. زمانی که دارایی ها دارای پلاک مشخص و ثبت شده باشند، احتمال مفقود شدن یا سوء استفاده از آن ها کاهش پیدا می کند. همچنین با شناسایی مسئول استفاده کننده از هر دارایی، حس پاسخگویی نسبت به حفظ و نگهداری آن نیز افزایش می یابد.
یکی دیگر از مزایای مهم اموال گردانی، امکان محاسبه دقیق استهلاک و بهای تمامشده دارایی ها است. در بسیاری از سازمان ها، استهلاک به درستی محاسبه نمی شود و همین موضوع موجب ناهماهنگی در ترازنامه و صورت های مالی می گردد. با ثبت منظم اطلاعات دارایی ها و به روزرسانی وضعیت آن ها، امکان تعیین استهلاک انباشته و ارزش دفتری آن ها فراهم می شود. این برای حسابداران و حسابرسان اهمیت بسیاری دارد.
نقش حسابداری و اسناد مالی در اموال گردانی
اموال گردانی رابطه تنگاتنگی با حسابداری اموال دارد. اطلاعات حاصل از صورت برداری اموال مستقیما وارد دفاتر حسابداری می شود و در تهیه صورت های مالی نقش تعیین کننده ای دارد. زمانی که یک دارایی خریداری می شود، سند حسابداری آن صادر و به حساب دارایی ثابت منظور می گردد. در ادامه، با اعمال استهلاک و بررسیه ای دوره ای، ارزش دفتری آن در طول زمان تعدیل می شود. اگر دارایی به فروش رود، سند خروج آن نیز باید در دفاتر ثبت شود.
یکی از نکات مهم در این فرایند، هماهنگی میان واحد اموال، انبار، فناوری اطلاعات و حسابداری است. هرگونه جا به جایی، حذف یا افزودن دارایی، باید به اطلاع تمام این واحدها برسد تا اطلاعات آن در سامانه و دفاتر حسابداری به روز رسانی شود.
فرم ها و گزارشات مورد استفاده در اموال گردانی
برای ثبت دقیق دارایی ها، فرم های استانداردی طراحی می شود که اطلاعات مورد نیاز در آن درج می شود. این فرم ها معمولا دارای بخش هایی برای ثبت نوع دارایی، شماره سریال، محل استقرار، کد اموال، تاریخ تحویل، مشخصات تحویل گیرنده و توضیحات تکمیلی هستند.
همچنین در زمان صورت برداری، گزارش هایی تهیه می شود که شامل لیست کامل اموال، وضعیت فیزیکی، مغایرت ها، اموال بلااستفاده یا مفقودی است. این گزارش ها در نهایت مبنای صدور اسناد اصلاحی، محاسبه استهلاک و تصمیم گیری های مدیریتی قرار می گیرند.
چالش ها و راهکارهای مواجهه با آن ها
با وجود مزایای متعدد، اجرای اموال گردانی در سازمان ها با چالش هایی نیز همراه است. یکی از چالش های اصلی، مقاومت کارکنان نسبت به اجرای دقیق این فرایند است. گاهی به دلایل کم اهمیت تلقی شدن موضوع، نبود آموزش کافی یا بار کاری زیاد، افراد مسئولیت پذیری لازم را در ثبت و نگهداری اطلاعات اموال از خود نشان نمی دهند.
از سوی دیگر، اگر سامانه نرم افزاری مناسبی در دسترس نباشد یا منابع مالی برای اجرای کامل پروژه اموال گردانی در نظر گرفتهنشده باشد، کل سیستم با مشکل روبرو می شود. همچنین در سازمان های بزرگ، حجم زیاد اموال و پراکندگی جغرافیایی آن ها، عملیات صورت برداری را پیچیده تر می سازد.
برای مقابله با این چالش ها، توصیه می شود سازمان ها قبل از اجرای پروژه اموال گردانی، برنامه ریزی دقیقی انجامداده و تیم اجرایی مناسبی انتخاب کنند. استفاده از نرم افزارهای قابل اعتماد، آموزش کارکنان، بازبینی دوره ای اطلاعات و گزارش گیری مستمر، از جمله راهکارهای پیشنهادی برای موفقیت در این مسیر هستند.
نتیجه گیری
اموال گردانی دیگر صرفا یک اقدام تشریفاتی یا مکمل برای حسابداری نیست. بلکه یک نیاز حیاتی برای هر سازمانی است که می خواهد دارایی های خود را مدیریت کرده و از منابع موجود بیشترین بهره وری را به دست آورد. با اجرای دقیق این فرایند، شفافیت مالی افزایش ، از بروز تخلفات و سوء استفاده ها جلوگیری می شود و امکان تحلیل و تصمیم گیری بر مبنای دادههای واقعی فراهم می گردد.
در نهایت، اموال گردانی موفق تنها در صورت همکاری میان بخش های مختلف سازمان، پشتیبانی مدیران ارشد و بهره گیری از ابزارهای مدرن امکان پذیر است. هر سازمانی که به آینده و توسعه پایدار خود فکر می کند، باید اموال گردانی را به عنوان بخشی جدانشدنی از سیستم مدیریتی خود در نظر بگیرد.
دیدگاهتان را بنویسید