هر آنچه که باید در مورد حسابداری فروشگاهی بدانید!

حسابداری فروشگاهی چیست؟

یکی از بخش های مهم هر کسب و کاری، امور حسابداری آن به شمار می رود که بسته به نوع کسب و کار مورد نظر می تواند به شاخه های مختلفی دسته بندی شود. حسابداری فروشگاهی نیز یکی از همین شاخه ها محسوب می شود که در این مقاله قصد داریم اطلاعات کاملی را در مورد آن ارائه دهیم.

هر کسب و کاری با هدف رسیدن به سود و دستیابی به اهداف تعیین شده خود راه اندازی می شود. کسب و کاری که فاقد یک سیستم حسابداری باشد توانایی برنامه ریزی برای رسیدن به اهداف و وضعیت مالی مورد نظر را نخواهد داشت و بی تردید بدون برنامه ریزی مالی با شکست روبرو می شود. از این رو، کلیه فروشگاه ها بایستی از سیستم حسابداری فروشگاهی جهت پیشگیری از بروز اینگونه مشکلات مالی برخوردار باشند.

منظور از حسابداری فروشگاهی چیست؟

در صورتی که مدیر یک فروشگاه هستید، حتماً مطلع اید که ثبت میزان سود و زیان فروشگاه، ثبت خرید و فروش ها، حساب های نسیه و امانی، ثبت زمان پرداخت ها یا دریافت چک، موجودی انبار یا کالا و سایر مواردی از این قبیل از الزامات اداره کردن یک مغازه یا فروشگاه به شمار می رود. به عبارت دیگر، از جمله مسائل چالش برانگیز برای مدیران فروشگاه ها، پرداختن به حساب و کتاب ها می باشد. حسابداری فروشگاهی را می توان به نوعی یادداشت کردن کلیه موارد ذکر شده دانست که امری حائز اهمیت محسوب می گردد. امروزه از روش های نوینی برای انجام این عملیات استفاده می شود و نرم افزارهای خاصی بدین منظور در نظر گرفته شده است. در حقیقت حسابداری فروشگاهی روشی جهت مدیریت مالی کسب و کار تلقی می گردد.

حسابداری فروشگاه چه اهدافی را دنبال می کند؟

همانگونه که ذکر شد، کسب آگاهی از وضعیت مالی و اخذ گزارشات مالی، از اصلی ترین علت های راه اندازی سیستم حسابداری فروشگاهی است. ولی اهداف مهم تری را نیز می توان در بررسی حسابداری فروشگاهی در مقایسه با سایر شاخه های حسابداری در نظر گرفت که یکی از آنها بررسی موجودی کالا می باشد. تصور کنید که یک فروشگاه اطلاعی از تاریخ انقضای و موجودی اجناس و همچنین تاریخ ورود کالاهای فاسد شدنی خود نداشته باشد. مسلماً روزانه با مشکلات فراوانی مواجه خواهد شد. از جمله مزایای سیستم حسابداری فروشگاهی که در این زمینه می توان به آن اشاره نمود، اعلان های مربوط به تاریخ انقضا، به حداقل رسیدن یا اتمام موجودی کالا به منظور سفارش و خریداری مجدد محصولات است.

از دیگر اهداف بسیار مهم اکثر فروشگاه ها، اختصاص درصدی از فروش به هر فروشنده بوده و هر فروشنده دستمزدی را مطابق با مبلغ فروش خود دریافت خواهد کرد. بنابراین کامل مشخص کردن میزان فروش هر فروشنده به تفکیک مبلغ و کالا دارای اهمیت زیادی می باشد.

انواع فروش کالا در حسابداری فروشگاهی

برای فروش کالا و خدمات در موسسات بازرگانی، 4 روش وجود دارد که شامل فروش نقدی، فروش نسیه، فروش امانی و فروش اقساطی می شود، در این میان، دو مورد اول از اهمیت بیشتری برخوردارند. در ادامه به آن ها می پردازیم:

فروش نقدی: در این معامله فروش کالا از طرف فروشنده و پرداخت از طرف خریدار به صورت همزمان انجام شده و تسویه حساب به آینده موکول نمی شود.

فروش نسیه: در این روش که اغلب عمده فروشان از آن استفاده می کنند، فروشنده در ازای فروش کالا، تاریخی را در آینده برای تسویه هزینه آن تعیین می نماید.

انوع تخفیف در حسابداری فروشگاهی

موسسات بازرگانی به منظور افزایش حجم فروش و تسریع در وصول مطالبات خود، از روش ‌های متنوعی بهره می‌ برند که یکی از مهم ‌ترین آن‌ ها ارائه تخفیف است. انواع تخفیف ‌هایی که موسسات بازرگانی، شامل تولیدکنندگان، عمده‌ فروشان و خرده ‌فروشان، بر اساس نوع فعالیت خود به مشتریان ارائه می‌دهند، عبارتند از:

تخفیف ‌های تجاری

این نوع تخفیف در واقع فروش کالا به قیمتی کمتر از قیمت ‌مندرج در فهرست قیمت (کاتالوگ) یا برچسب کالاهای یک موسسه است. تخفیف‌ های تجاری معمولا بر اساس درصدی از قیمت کالا تعیین می‌ شوند و معمولا به گروه‌ های مختلف مشتریان و در بعضی موارد به نرخ ‌های متفاوت ارائه می ‌گردند.

نکته: تخفیف‌ های تجاری از کل مبلغ فاکتور یا صورتحساب فروش کسر می ‌گردند و به‌ طور معمول در مدارک و دفاتر حسابداری فروشنده و خریدار ثبت نمی ‌شوند.

تخفیف ‌های مبتنی بر توافق طرفین

گاهی خریدار و فروشنده بر سر قیمتی با یکدیگر توافق می‌ کنند. این نوع تخفیف‌ ها نیز به مانند تخفیف ‌های تجاری در دفاتر ثبت نمی‌ شوند.

تخفیف ‌های ناشی از عیب و نقص کالا

گاهی خریدار پس از دریافت کالای خریداری شده متوجه می‌ شود که کالا دچار عیب و نقص است یا با نمونه سفارش داده شده مطابقت ندارد. در این صورت کالا برگشت داده می ‌شود و به همین دلیل تخفیفی در حساب برگشت از خرید ثبت می‌ گردد. این حساب به‌ طور معمول برگشت از خرید و تخفیف‌ ها نامیده می‌ شود.

تخفیف ‌های نقدی

در شرایط عادی و با ثبات اقتصادی، معمولا تولیدکنندگان و عمده‌ فروشان کالاهای خود را به صورت نسیه می ‌فروشند. در فروش نسیه، فروشنده علاوه بر ارزیابی اعتبار هر یک از مشتریان و تعیین سقفی برای فروش نسیه، معمولا مهلتی برای پرداخت مبلغ فاکتور تعیین می ‌کند که به این مورد شرط فروش نسیه می‌گویند.

فاکتور فروش چیست؟

بسیاری از کالاهایی که به صورت روزمره توسط مردم عادی خرید و فروش می شود، بدون نیاز به سند و مدرک مبادله خواهند شد. اما در مبادلات بزرگ مثلا در عمده فروشی ها، فاکتور فروش یا صورتحساب به خریداران داده می شود تا مدرکی مبنی بر خرید آن کالا باشد.

مواردی که در فاکتور فروش یا سیاهه ذکر می کنند شامل تاريخ معامله، نام فروشنده و خریدار، شماره فاکتور، مشخصات و مقدار کالای فروخته شده، شرایط حمل و پرداخت هزینه و جمع مبلغ می شود.

حساب های کاربردی در حسابداری فروش کالا

فروش کالا در موسسات بازرگانی، به منزله درآمد است. بنابراین حساب فروش را در آمد در نظر می گیریم که با کاهش آن، بدهکار و با افزایش آن بستانکار می شود.

فروش نقدی کالا

فروش نسیه کالا

حساب برگشت از فروش

برگشت از فروش نقدی

برگشت از فروش نسیه

فروش خالص

فروش خالص = فروش در طی دوره مالی – (تخفیف نقدی فروش + برگشت از فروش و تخفیفات)

دفترهای روزنامه و هزینه‌ ها در حسابداری فروشگاهی

1. دفتر روزنامه اختصاصی فروش

این دفتر به ‌عنوان یک دفتر ثبت اولیه طراحی شده است که به منظور ثبت فروش‌ های نسیه مورد استفاده قرار می ‌گیرد. در این دفتر، تمامی فروش‌ های نسیه به تفکیک شرایط و موجودی کالا ثبت می ‌شود تا امکان پیگیری و مدیریت درخواست ‌های مالی فراهم گردد.

2. دفتر روزنامه دریافت ‌های نقدی

این دفتر مخصوص ثبت دریافت‌ های نقدی موسسه می‌باشد. در این دفتر، تمامی وجوه نقدی که به حساب موسسه واریز می‌ شود، ثبت می ‌گردد. این موضوع به مدیران کمک می‌ کند تا وضعیت نقدینگی و جریان وجوه را به‌ طور دقیق مورد بررسی قرار دهند.

3. هزینه حمل کالای فروش رفته

برخی مواقع، موسسات موظف به پرداخت هزینه حمل کالا تا محل خریدار هستند. این هزینه با هزینه حمل کالای خریداری شده متفاوت است، زیرا:

هزینه حمل کالای خریداری شده بر قیمت تمام شده کالای خریداری شده تاثیر می‌ گذارد.

هزینه حمل کالای فروش رفته جزء هزینه ‌های فروش محسوب شده و در صورت سود و زیان و برای محاسبه سود ویژه عملیاتی برآورد می ‌شود.

4. شرط فروش

در فروش نسیه، فروشندگان برای دریافت طلب ناشی از فروش کالا به مشتریان، یک مهلت زمانی تعیین می‌کنند که به آن شرط فروش گفته می ‌شود. این شرط به شرکت ‌ها کمک می ‌کند تا مدیریت بهتری بر روی فرآیند وصول مطالبات و کنترل نقدینگی داشته باشند.

5. هزینه حمل کالای خریداری شده

در مواردی که کالا به خریدار تحویل می ‌شود، هزینه حمل کالا بر عهده خریدار است. خریدار مبلغی که بابت هزینه حمل کالا متحمل می ‌شود را در حساب هزینه حمل کالای خریداری شده به‌ صورت بدهکار ثبت می ‌کند.

6. طبقه‌ بندی و شماره‌ گذاری حساب ‌ها

حساب ‌هایی که موسسات مختلف برای ثبت و طبقه ‌بندی رویدادهای مالی مورد استفاده قرار می ‌دهند، بر اساس نوع فعالیت، نوع اطلاعات مورد نیاز و حجم عملیات موسسه به پنج گروه تقسیم می‌ شوند:

• گروه دارایی ‌ها: شامل نقد و بانک، حساب ‌های دریافتنی
• گروه بدهی‌ ها: شامل حساب ‌های پرداختنی، پیش ‌دریافت ‌ها
• گروه سرمایه: شامل سرمایه مالک، برداشت
• گروه درآمدها: شامل درآمد حاصل از خدمات، فروش کالا
• گروه هزینه ‌ها: شامل خرید کالا، هزینه حقوق

این طبقه ‌بندی به مؤسسات کمک می‌کند تا سیستم حسابداری و گزارش ‌گیری خود را به‌ صورت موثرتری مدیریت کنند و برای تحلیل‌ های مالی بهتر آماده شوند.

معرفی مزایای سیستم حسابداری فروشگاهی

از جمله مزایای یک سیستم حسابداری فروشگاهی که می تواند سبب بهبود وضعیت فروش و در نتیجه رشد کسب و کار گردد، عبارتند از:

1- سرعت بخشیدن به انجام محاسبات و افزایش دقت آن ها: پرسنل فروش با کمک این سیستم می تواند با سرعت بالایی هزینه ها را محاسبه کرده و در طی روز به مشتریان بیشتری خدمات ارائه دهد. همچنین این روش می تواند اعداد و ارقام دقیق و بدون اشتباهی را در اختیار صندوقدار قرار دهد.

2- افزایش میزان بهره وری: کاربران از طریق سیستم حسابداری فروشگاهی می توانند نهایت استفاده را از منابع در دسترس ببرند.

3-بروز رسانی اطلاعات: این سیستم مانده حساب ها و کلیه اطلاعات مربوط به فروش را به شکل خودکار بروز رسانی خواهد کرد.

4-شمارش کالا از طریق بارکد خوان: سرعت روند جستجوی محصول برای درج فاکتور را می توان از طریق برقراری ارتباط میان بارکد خوان و نرم افزار حسابداری افزایش داد و به آسانی به شمارش کالاهایی از یک نوع پرداخت.

5-امکان محاسبه ارزهای مختلف: اکثر نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی اجازه محاسبه راحت کالاهای شان را بر حسب ارزهای موجود در بازار خواهند داد.

6-کاهش هزینه ها: از دیگر مزایای حسابداری فروشگاهی که می توان به آن اشاره نمود این است که این سیستم ها تأثیر بسزایی در کاهش زمان انجام وظایف کارمندان ایفا می کنند، بنابراین صرفه جویی در هزینه ها را به همراه خواهند داشت.

مواردی که باید در حسابداری فروشگاهی مورد توجه قرار گیرد:

گزینه های زیادی باید در اصول حسابداری فروشگاهی، جهت ارزیابی امور مالی کسب و کارها مورد توجه قرار گیرد. در ادامه بعضی از این موارد مشترک میان کلیه واحدهای فروشگاهی را بیان خواهیم کرد.

کالای موجود در انبار

برای یک فروشگاه، مقدار موجودی کالا در فروش محصولات فیزیکی دارای اهمیت زیادی بوده و صاحب کسب و کار باید به موقع از کم شدن موجودی انبار مطلع شود تا در فکر خرید عمده محصولات جدید باشد. همچنین بایستی از سیستم انبارداری در نرم افزارها استفاده کند. در حالی که نیازی به ثبت موجودی انبار برای فروش محصولات غیر فیزیکی در حسابداری فروشگاهی آنلاین نیست. زیرا که محصولات دانلودی و آنلاین همچون کتاب های الکترونیکی می توانند با یکبار آپلود شدن برای وب سایت، هزاران بار قابل دانلود باشند.

روند ثبت فاکتور

ممکن است ما نیازی به دریافت فاکتور از فروشگاه هنگام خرید یک جنس خاص نداشته باشیم. ولی فروشگاه نیازمند ثبت اطلاعات خرید ما در سیستم حسابداری خود است. از این رو، قسمتی جهت ورود و ثبت فاکتورهای فروش در هر نرم افزار حسابداری فروشگاهی تعبیه شده است که فهرست اجناس و قیمت هر جنس، قیمت نهایی و تاریخ فروش در آن ذکر شده است.

بخش مربوط به دریافت ها و پرداخت ها

قسمت هایی با عنوان بدهکاری و بستانکاری در هر نرم افزار حسابداری فروشگاهی تعبیه شده است. چرا که باید میزان بستانکاری ها و بدهکاری ها به منظور محاسبه سود دوره ای یا ماهانه هر کسب و کار، به صورت کامل مشخص گردد. علاوه بر آن، اعلان هایی جهت پیگیری این موارد باید در نظر گرفته شود. بنابراین، امور پرداخت و دریافت از گزینه های ثابت نرم افزاری حسابداری محسوب می شود.

محاسبه مالیات

مسئله مالیات بر ارزش افزوده از نکات حائز اهمیت در واحد فروش به شمار می رود. محاسبه مالیاتی یکی از گزینه های مهم در نرم افزار حسابداری فروشگاهی می باشد و البته باید مطابق با اصول مالیاتی کشور تنظیم گردد.

محاسبه میزان حقوق و دستمزد

در صورت وجود حتی یک کارمند به عنوان فروشنده در یک کسب و کار، امکان استفاده از قسمت دستمزد و حقوق سیستم حسابداری فروشگاهی وجود دارد. این حقوق می تواند از دو گزینه ثابت و پورسانتی تشکیل شود.

بررسی میزان هزینه های کسب و کار

هر کسب و کاری علاوه بر درآمد، دارای هزینه هایی می باشد. این هزینه ها را می توان به دو قسمت ثابت و متغیر تقسیم کرد. حقوق کارمندان را می توان زیر مجموعه ای از این هزینه ها دانست.

برآورد میزان سود خالص

پس از یادداشت و بررسی موارد فوق، باید میزان سود نهایی را محاسبه کنیم. در صورت عدم بررسی دقیق و صحیح گزینه های ذکر شده، نمی توانیم متوجه میزان فروش و درآمد یا سود خالص خود از فروشگاه شویم. تمام هزینه ها، مالیات و سایر گزینه ها باید از درآمد نهایی به منظور رسیدن به سود خالص کم شود.