انبارگردانی چیست؟ نحوه انبارگردانی چگونه است؟

انبارگردانی چیست؟

فرایند انبارگردانی یکی از مهم ترین وظایف پشتیبانی در سازمان ها و شرکت ها است. زیرا ذخیره سازی و نگهداری مواد را برنامه ریزی و سازماندهی کرده و نیازهای مشتریان یا ادارات اصلی داخل شرکت را به موقع تامین می کند. بدین صورت از ادامه کار آن ها به نحو احسن و بدون وقفه اطمینان حاصل می شود. در این مقاله به این می پردازیم که انبارگردانی چیست و فرایند آن چگونه است.

انبارگردانی فرایند ذخیره سازی موجودی فیزیکی برای فروش یا توزیع است. انبار کالا توسط کسب و کارهایی استفاده می شود که نیاز به ذخیره موقت محصولات به صورت عمده قبل از ارسال آن ها به مکان های دیگر یا ارسال به مصرف کنندگان نهایی دارند.

به عنوان مثال، بسیاری از مشاغل تجارت الکترونیک محصولات را به صورت عمده از تامین کنندگان خود خریداری کرده که آن ها را برای ذخیره به انبار خود ارسال می کنند. هنگامی که یک مشتری نهایی از سایت تجارت الکترونیک سفارش می دهد، کسب و کار یا ارائه دهنده خدمات شخص ثالث آن محصول را از انبار انتخاب و بسته بندی می کند و مستقیما برای مشتری ارسال می کند.

تجارت الکترونیک باعث رشد سریع در صنعت انبارداری شده‌است. در واقع، بازار آنلاین در دهه گذشته دو برابر شده‌است. زیرا مشاغل در سراسر جهان سرمایه گذاری زیادی در زنجیره تامین خود می کنند تا کالاها را سریع تر و کارآمدتر به دست مصرف کنندگان و مشاغل برسانند.

این تنها به مشاغل تجارت الکترونیک محدود نمی شود. بیشتر کسب و کارهای خرده فروشی فیزیکی فضای محدودی در فروشگاه های خود برای نگهداری موجودی دارند. اما همچنان باید با تقاضا همگام شوند. موجودی اضافی در انبارهای نزدیک به کسب و کارها کمک می کند تا مطمئن شوند که آن ها همیشه می توانند کالاهای خود را در زمان های حجم بالای سفارش مانند تعطیلات دوباره ذخیره کنند.

مزایای مدیریت انبار

عملیات انبارگردانی عموما برای مشتریان قابل مشاهده نیست، اما در پشت صحنه، نقش مهمی در تضمین تحویل به موقع دارد. برای دستیابی به این هدف، مدیریت خوب انبار تضمین می کند که تمام فرایندهای انبار تا حد امکان کارآمد و دقیق اجرا می شوند.

 به عنوان مثال، مدیریت انبار شامل بهینه سازی استفاده از فضای انبار برای به حداکثر رساندنِ ذخیره موجودی است. از جمله مزایای آن عبارت است از: انجام کارآمد سفارشات و هماهنگی ارتباط با تامین کنندگان و شرکت های حمل و نقل به منظور رسیدنِ مواد و ارسال به موقع سفارشات. همچنین تسریع خدمات با کیفیت بالا با هزینه کمتر از دیگر مزایای انبارگردانی است و باعث تقویت روابط کسب و کارها و مشتریان می شود.

اما با توجه به بسیاری از عناصر درگیر، بهینه سازی مدیریت انبار می تواند یک کار پیچیده باشد. به همین دلیل است که بسیاری از سازمان ها برای کمک به سیستم مدیریت انبار روی می آورند.

سیستم مدیریت انبار چیست؟

سیستم مدیریت انبار (WMS) یا انبارگردانی یک راه حل نرم افزاری است که هدف آن ساده کردن پیچیدگی مدیریت یک انبار است. یک WMS که اغلب به عنوان بخشی از مجموعه برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یکپارچه از برنامه های کاربردی تجاری ارائه می شود، می تواند از جوانب مختلف از مدیریت انبار پشتیبانی کند. به عنوان مثال، یک WMS می تواند:

• از داده‌ها و اتوماسیون برای انجام تجزیه و تحلیل تقاضا، پیش بینی فروش و ایجاد برنامه های عملیاتی روزانه کارآمد استفاده کنید.
• بینشی در زمان واقعی در مورد مکان و مقدار موجودی ارائه دهید.
• به اشتراک گذاری داده‌ها با سایر ماژول های ERP یا محصولات نرم افزاری مستقل، مانند نرم افزار حسابداری و راه حل های مدیریت حمل و نقل، برای افزایش کارایی عملیات تجاری.
• با استفاده از قوانین از پیش تعریف‌شده، دستورالعمل های گام به گام ایجاد کنید تا کاربران را در فرآیندهای روزانه مانند دریافت، انتخاب و بسته‌بندی سفارشات راهنمایی کنید.

فرایند انبارگردانی

آیا روند عملیات انبارگردانی یکسان است یا متفاوت؟ پاسخ بله و همچنین خیر است. چرا بله؟ زیرا انبارها معمولا 7 فرایند مشابه دارند. بر این اساس، دو فرایند مربوط به جریان ورودی، سه فرایند مربوط به جریان خروجی، یکی مربوط به فرایند بازگشت و همچنین فرایند ارزش افزوده به کالا است.

چرا نه؟ در واقع نحوه رسیدگی به جریان کالا و همچنین نحوه مدیریت فعالیت‌ های لجستیکی در هر انبار، بسته به ویژگی‌ های هر صنعت و سایر عوامل مرتبط مانند: شدت فعالیت انبار، ظرفیت ذخیره‌سازی، دما، ثبت سفارش، الزامات قانونی، فرهنگ شرکت و حجم کالاهای در حال حرکت از طریق تاسیسات متفاوت است.

1. فرآیند دریافت کالا

عمل جابجایی محصولات به انبار و تحویل سیستم را می توان برای تک محصولی، اقلام، لیتر، جعبه، بسته، کیلوگرم یا پالت اعمال کرد. بهترین راه برای دریافت محصول از طریق اعلامیه ارسال پیش فروش (ASN) از سوی تامین کننده است. با استفاده از این اطلاعات در سیستم، اپراتورها می توانند بارکدهای محموله را برای بارگذاری در ASN اسکن کنند. اگر تحویل با ASN مطابقت داشته باشد، کالا وارد سیستم دریافت می شود.

اما در این مرحله، محموله همچنان در حال پردازش در نظر گرفته‌می‌شود. حتی اگر ممکن است برای ذخیره‌سازی آماده باشد. فرایند دریافت کاملا به نیازهای مشتری و نحوه راه اندازی سیستم بستگی دارد.

2. رویه قرار دادن کالاها در یک مکان از پیش تعریف‌شده

فرایند ذخیره سازی زمانی آغاز می شود که اپراتورها یک سفارش تحویلی را از سیستم ERP شرکت (برنامه منابع سازمانی) یا سیستم WMS (مدیریت انبار) دریافت کنند. سپس بارکد کالای مربوطه را اسکن می کنند تا برای عملیات انبارگردانی آماده شوند.

 اگر بارکد در دسترس نیست، وارد کردن کالا دستی انجام می شود که تایید می کنند که کالا اصل است. در این مرحله سیستم پرسنل را جهت حمل کالا به محل نگهداری مربوطه هدایت می کند. هنگامی که اقلام در منطقه تعیین‌شده قرار می گیرند، اپراتور بارکد را اسکن می کند یا به صورت دستی تایید می کند که مکان صحیح پیدا شده‌است. سپس قبل از تایید کامل شدن فرایند ذخیره سازی، آن را در محل قرار می دهند.

3. برداشت کالا

دو روش اصلی چیدن کالا در انبارگردانی معمولا استفاده می شود:

اولیه: این اولین مرحله در فرایند چیدن است. در برخی موارد، کالاها برای تکمیل، امضا و توزیع مستقیما به منطقه پردازش یا بسته بندی ارسال می شوند.

ثانویه: این مرحله دوم در فرایند چیدنِ کالا در انبار است. پردازش برخی از کالاهای اولیه در فرایند ثانویه ادامه می یابد، به خصوص زمانی که مورد انتخاب شده باید از طریق فرایند مرتب سازی سیستم به سفارشات گروهی یا سفارشات فردی اختصاص داده شود. با افزایش فروش آنلاین، بسیاری از شرکت ها استفاده از فرایندهای انتخاب ثانویه را در اولویت قرار داده اند.

پس از دریافت سفارش، معمولا سفارشات به صورت «زمان واقعی» یا «موج» به روز می شوند. سفارشات بلادرنگ به محض دریافت به روز می شوند. سفارش‌ های انباشته‌شده برای زمان‌ های خاص و مسیرهای حمل و نقل به عنوان «موج» شناخته‌می‌‌شوند.

4. بسته بندی

راه های زیادی برای بسته بندی کالا در مراکز توزیع و انبارگردانی وجود دارد. به جای مطالعه جزئیات فرایندهای بسته بندی خاص، می توانید به 5 قانون بسته بندی زیر مراجعه کنید

• کالاها باید از محل نگهداری به همراه تاریخ، زمان و شماره کالا ردیابی شوند.
• تست دقت و تضمین کیفیت باید در این فرآیند گنجانده شود.
• برداشت از مناطق مختلف انبار باید به راحتی توسط سیستم ترکیب و مدیریت شده تا از انجام سفارش اطمینان حاصل شود.
• کالاها باید بر اساس اندازه، مقدار، دما، سمیت، ارزش، شکنندگی، الزامات بهداشتی و قوانین قابل اجرا بسته‌بندی شوند.
• محموله ها باید همیشه با سیستم برای اسناد و شماره فاکتورها برای ردیابی آینده ردیابی شوند.

5. توزیع

مدیران مراکز توزیع باید عملیات بسته‌بندی و توزیع را با توجه به زمان ورود ارائه‌دهنده خدمات پیش بینی و برنامه ریزی کنند. به عنوان مثال، اگر کالا خیلی زود آماده شود، اختلالی در قسمت های جابجایی ایجاد می شود. در حالی که اگر تحویل دیرتر از زمان برنامه ریزی شده باشد، بارگیری را به تاخیر می اندازد و به طور بالقوه باعث تاخیر می شود.

6. فرایند رسیدگی به کالاهای برگشتی

رسیدگی به بازگشت بخشی پیچیده از عملیات تجاری در انبارگردانی است. به خصوص در عصر تجارت الکترونیک کنونی، حجم کالاهای مرجوعی همیشه برای کسب و کارها دردسرساز است.

پیچیدگی مربوط به رسیدگی به کالاهای برگشتی مستلزم رعایت قوانین زیر است:

• هنگامی که مشتریان کالا را برمی گردانند، بدانید چه اقلامی بازگردانده می شوند و چرا بازگردانده می شوند.
• همه کالاهای فراخوان‌شده باید ردیابی شوند: سفارشات، اسناد و فاکتورها.
• شرکت ها باید یک روش بازگشت برای تعریف فعالیت های مربوط به جابجایی کالاها پس از بازگرداندن آنها به انبار داشته باشند، به عنوان مثال بازگشت به انبار، تعمیر، تخریب، دفع، بازیافت، بازگشت به سازنده و غیره.
• کلیه اعتبارات باید همراه با دلیل بازگشت کالا ثبت شود.
• هنگام بازگرداندن کالا برای ذخیره سازی یا استفاده دیگر، اطلاعات موجودی باید به روز شود.

7. فرایند ارزش افزوده به محصول

این بخشی از یک کسب و کار است که در آن محصولات تولید، جمع آوری، مونتاژ، برچسب گذاری مجدد، اصلاح‌شده و یا با فرآیندهای ارزش افزوده انجام می شوند. فرایند ارزش افزوده به یک محصول اساسا فعالیت های مرتبط با محصول برای در دسترس قرار دادنِ آن برای فروش است.

این فرایند ارزش افزوده در انبارگردانی پیچیده است، به خصوص زمانی که بسیاری از مواد مختلف با هم ترکیب می شوند تا یک محصول جدید را تشکیل دهند. پیچیدگی در رسیدگی به فرایندهای ارزش افزوده و ماهیت در حال تغییر محصولات مواد تشکیل دهنده در مکان‌های موجود و خارج از قفسه می‌تواند دلهره‌آور باشد.

 در طول سال‌ ها، سیستم‌ ها برای کمک به تکامل رسیده‌اند، اما بسیاری از شرکت‌ ها دریافتند که سابقه اجزای ارزش افزوده ممکن است با روشی که یک سیستم لجستیک یا ERP یا WMS معمولی ساخته‌شده‌است، سازگار نباشد.

هدف شرکت ‌ها از انبارگردانی چیست؟

انبارگردانی به معنای شمارش موجودی کالاها با هدف اطمینان از کیفیت و کمیت صحیح آن ها انجام می ‌شود. برای این منظور، لازم است قواعد خاصی در حین انبارگردانی رعایت شود. یکی از این قواعد، الصاق تگ به هر کالا است. همچنین، مواردی مانند پلمپ انبار، محدودیت در ورود و خروج افراد، نظم‌ دهی کالاها و سایر نکات امنیتی نیز باید مورد توجه قرار گیرند.

معمولا انبارگردانی با حضور افراد زیر انجام می ‌شود:

– سرپرست انبار

– تیم کنترل

– انباردار

– گروه‌ های شمارش که هر کدام شامل دو نفر (شمارش‌گر و ثبت‌ کننده) هستند و مسئولیت شمارش و ثبت اقلام را بر عهده دارند.

نکته‌ حائز اهمیت این است که انباردار به دلیل آشنایی با چیدمان و محل کالاها باید در حین انبارگردانی حضور داشته باشد.

انواع انبارگردانی

به طور کلی، انبارگردانی به سه نوع تقسیم می ‌شود:

1. انبارگردانی پایان سال: این نوع انبارگردانی معمولا یک ‌بار در پایان هر سال انجام می‌ شود و هدف آن شمارش تمامی کالاها به منظور انتقال موجودی به سال آینده است.
2. انبارگردانی میان‌ دوره: این انبارگردانی معمولا در پایان نیم‌ سال اول انجام می ‌شود و مشابه انبارگردانی پایان سال، تمامی کالاها بررسی می‌ شوند.
3. انبارگردانی رندوم: این نوع انبارگردانی در بازه‌ های زمانی کوتاه ‌تری نسبت به دو حالت قبلی انجام می‌ شود و به منظور اطمینان از صحت موجودی ثبت ‌شده طی می ‌شود. در این مدل تنها تعدادی از کالاها به صورت تصادفی شمارش می ‌شوند تا مغایرت آن‌ ها با کاردکس موجودی مورد بررسی قرار گیرد.

وظایف انبارگردانی کیست؟

در بسیاری از شرکت‌ ها، انباردار علاوه بر وظایف حفظ و نگهداری انبار، عهده‌ دار مسئولیت انبارگردانی نیز هست. این پروسه معمولا به‌ صورت دوره‌ ای با حضور انباردار و یکی از اعضای تیم حسابداری انجام می ‌شود.

دفعات شمارش کالا در انبارگردانی

برای افزایش دقت و کاهش خطاها، شمارش موجودی انبار معمولا در چند نوبت تکرار می ‌شود:

1. یک ‌بار شمارشی: در این حالت، شمارش یک‌بار انجام می‌ شود و در صورت عدم اختلاف میان موجودی و اعداد ثبت‌‌شده، گزارش صحت موجودی صادر می‌ گردد. در صورت وجود اختلاف، کالاها لیست و شمارش دوباره انجام می ‌شود.
2. دو بار شمارشی: در این حالت، شمارش برای بار دوم انجام می ‌شود. اگر اعداد دو شمارش برابر باشند، موجودی صحیح تلقی می‌ شود. در غیر این صورت، شمارش برای بار سوم انجام می ‌گیرد.
3. سه بار شمارشی: در اینجا، شمارش سوم انجام و تنها عدد حاصل از این شمارش به عنوان موجودی صحیح ثبت می‌ شود.

نکات مهم در حین شمارش کالا

1. شمارش موجودی باید توسط گروه‌ های دو نفره انجام شود، که یکی شمارش را انجام و دیگری آن را تایید و ثبت کند.
2. در صورتی که موجودی‌ ها بر اساس وزن ثبت می‌ شوند، باید اطمینان حاصل شود که وسایل لازم جهت توزین در دسترس است.
3. بهتر است موجودی‌ها دو بار توسط گروه‌ های مختلف شمارش شوند.

نکات مهم پس از شمارش کالا

1. اگر نتایج شمارش میان دو گروه اختلاف داشته باشد یا با مدارک دائمی تضاد داشته باشد، شمارش مجدد با حضور تمامی گروه‌ های شمارش‌ گر و حساب ‌رسان ضروری است.
2. بعد از اتمام شمارش، هرگونه اصلاح در برگه‌ های شمارش باید با اطلاع حسابرسان و تایید هماهنگ‌ کننده موجودی برداری انجام شود.
3. نتایج به دست ‌آمده باید با مدارک دائمی (در صورت وجود) و حساب کنترل موجودی در دفاتر مقایسه شوند.

اصطلاحات انبارگردانی

در واقع، انبارگردانی نیازمند شناخت دقیق برخی اصطلاحات است که در زیر به برخی از این اصطلاحات مهم اشاره می ‌شود:

1. مواد خام یا اولیه

این اصطلاح به موادی اشاره دارد که به‌ عنوان کالای اساسی برای تولید کالاها استفاده می ‌شود. مواد خام می ‌تواند شامل انرژی یا مواد واسطه ‌ای باشد که در نهایت به محصولات نهایی تبدیل می ‌شوند و به ‌عنوان پایه ‌ای‌ ترین جز در زنجیره تولید شناخته می‌ شوند.

2. مواد و لوازم مصرفی

این کالاها معمولا برای استفاده ‌های روزمره در دفتر کار مانند کاغذ، جوهر، و قلم ‌ها به کار می ‌روند و ممکن است دوره‌ مصرف کوتاهی داشته باشند. این مواد در مقابل کالاهای بادوام یا سرمایه‌ ای مانند کامپیوتر و مبلمان قرار می ‌گیرند.

3. مواد و لوازم در جریان ساخت

این مواد به کالاهایی اطلاق می ‌شود که در مرحله تولید قرار دارند و هنوز به محصول نهایی تبدیل نشده ‌اند. آن ‌ها معمولا شامل موادی هستند که در فرآیند تولید استفاده می ‌شوند و هزینه ‌های اضافی در هر مرحله تولید به آن‌ ها افزوده می‌ شود.

4. کالای ساخته‌شده یا تکمیل‌شده

این اصطلاح به کالاهایی اشاره دارد که فرایند تولید آن ‌ها کامل شده‌است. اما هنوز به فروش نرسیده ‌اند یا توزیع نشده ‌اند.

5. تگ انبارگردانی

تگ انبارگردانی برگه شمارش کالاست که فرم خاصی برای مستندسازی شمارش کالا به شمار می ‌رود و به جلوگیری از تکرار شمارش و نقص در ثبت کمک می ‌کند. معمولا تگ شامل اطلاعات شمارش اول، دوم و نهایی است.

6. کارت موجودی انبار

این کارت به انباردار کمک می‌ کند تا تعداد موجودی هر کالا را ثبت کند و به این ترتیب اطلاعات کافی برای انجام سفارش مجدد کالا داشته باشد. معمولا حداقل ‌های موجودی برای هر کالا تعیین می ‌شود.

7. قفسه‌ بندی

قفسه ‌بندی در انبار به منظور سازمان ‌دهی و نظم، اهمیت زیادی دارد. این فرآیند به کمک قفسه‌ های مجزا برای نگهداری کالاها، مدیریت و شناسایی کالاها را تسهیل کرده و از خسارات نیز جلوگیری می‌ کند.

8. کاردکس کالا

کاردکس به ردیابی و کنترل تعداد و ارزش ریالی هر قلم کالا در هر بازه زمانی کمک می ‌کند و اطلاعات موجودی را به ‌روز نگه می ‌دارد. این مقادیر معمولا با مقادیر فیزیکی مقایسه می‌ شوند تا صحت انبارگردانی تایید شود.

9. کدگذاری کالا

کد کالا عاملی برای شناسایی همه کالاهای موجود در انبار است. این کدها به ویژه برای کالاهایی که توصیفاتی گسترده دارند، بسیار مفید هستند و مدیریت داده‌ها را تسهیل می‌ کنند.

نحوه ثبت حسابداری اضافات و کسورات انبار در هنگام ثبت موجودی

برای ثبت کسری یا اضافی در انبار، روش ‌های زیر معمولا استفاده می‌ شود:

در صورت وجود کسری انبار:

– حساب کسری و اضافات انبار: بدهکار

– حساب کنترل مواد: بستانکار

در صورت وجود اضافی انبار:

– حساب کنترل مواد: بدهکار

– حساب کسری و اضافات انبار: بستانکار

بستن حساب کسری و اضافات انبار

برای بستنِ این حساب‌ ها، یکی از روش‌ های معمول انتقال به حساب خلاصه سود و زیان است. در صورتی که حساب کسری و اضافات انبار بدهکار باشد:

– حساب خلاصه سود و زیان: بدهکار

– حساب کسری و اضافات انبار: بستانکار

این فرآیندها به انبارداران و حسابداران کمک می ‌کند تا مدیریت موجودی ‌ها و حسابداری را به شکلی دقیق و موثر انجام دهند.

وظایف حسابرسان انبارگردانی

حسابرسان هنگام انبارگردانی وظایف متعددی را بر عهده دارند که به صورت خلاصه به شرح زیر است:

1. بررسی دستورالعمل‌ های انبارگردانی

– حسابرسان موظف هستند دستورالعمل‌ هایی که صاحب‌کار حداقل دو هفته قبل از انبارگردانی تهیه کرده است، بررسی کنند. این مطالعه به آن ‌ها کمک می‌ کند اطمینان حاصل کنند که دستورالعمل‌ ها جامع و مناسب هستند.

2. اطمینان از اجرای صحیح دستورالعمل ‌ها

– در طول مراحل شمارش موجودی، وظیفه حسابرسان این است که اطمینان حاصل کنند که تمامی مراحل به دقت و مطابق با دستورالعمل‌ های تعیین‌‌‌شده اجرا می‌ شود.

3. برنامه‌ ریزی و آماده ‌سازی تیم

– مسئول کار حسابرسی باید قبل از شروع انبارگردانی، برنامه‌ ریزی دقیقی داشته باشد. این برنامه شامل:

– تعیین تاریخ‌ های شمارش موجودی

– برآورد تعداد شمارش ‌های آزمایشی

– تعیین تعداد حسابرسان مورد نیاز برای هر انبار

– تخمین مدت ‌زمان مورد نیاز برای انجام شمارش

4. استخدام کارشناسان متخصص

– در صورتی که موجودی‌ های انبار تخصصی باشند، مانند تجهیزات دریایی، ممکن است نیاز به کمک کارشناسان یا مهندسان باشد. در این صورت، حسابرسان باید ترتیب این همکاری ‌ها را از قبل بدهند.

5. نظارت بر اجرای دستورالعمل ‌ها

– وظیفه حسابرسان این است که نظارت دقیقی بر اجرای دستورالعمل‌ های انبارگردانی داشته باشند و اطمینان حاصل کنند که تمامی مراحل به درستی انجام می ‌شود.

6. انجام شمارش ‌های آزمایشی

– طبق دستور موسسه حسابرسی، حسابرسان باید حدود 5% از موجودی ‌ها را به ‌صورت آزمایشی شمارش کنند تا دقت شمارش اصلی تایید و کنترل شود.

7. مستندسازی

– حسابرسان باید تمامی رویدادها، نتایج شمارش و هرگونه عدم انطباق یا مشکلاتی که در طی شمارش موجودی به وجود می ‌آید را مستند کنند.

8. تهیه گزارش

– در پایان انبارگردانی، حسابرسان موظفند گزارشی از نتایج شمارش و هرگونه یافته‌ای که در طی پروسه به دست آمده‌است، تهیه کنند. این گزارش اطلاعاتی از جمله موجودی‌ های اضافی، کسری ‌ها و انحرافات را شامل می ‌شود.

9. بررسی و تحلیل نتایج

– پس از اتمام شمارش، حسابرسان باید نتایج را بررسی و تحلیل کنند تا اطمینان حاصل شود که موجودی‌ ها به درستی ثبت شده‌اند و همچنین هر گونه دخالت غیر مجاز شناسایی شود.

این وظایف به حسابرسان کمک می‌ کند تا فرآیند انبارگردانی به‌ طور موثر و با دقت اجرا شود و اطمینان حاصل کنند که تمامی موجودی‌ ها به درستی بررسی و ثبت شده‌اند.