کارگزینی چیست و درباره آن چه می دانید؟

کارگزینی چیست؟

کارگزینی یکی از مهم ترین بخش هایی است که جزو زیر مجموعه مدیریت منابع انسانی قرار دارد. این بخش از جهاتی دارای اهمیت بوده و در سازمان ها و نهاد ها مورد توجه بسیار می باشد. زمانی که یک سازمان در فرایند جذب نیروی انسانی قرار بگیرد، اولین اقدام گذراندن نیروی استخدام شده از فیلتر های سفت و سخت این بخش می باشد. در ادامه این مقاله قصد داریم این موضوع را به طور کامل و جامع مورد بررسی قرار دهیم.

کارگزینی به هر نوع فعالیتی که:

• در جهت جذب نیروی کار جدید
• آموزش آن ها
• بالابردن سطح سلامت محیط کار
• ایجاد انگیزه کاری در افراد
• ارزشیابی فعالیت نیروی کار
• در نظر گرفتن پاداش به آنان انجام شود اطلاق می گردد.

مهم ترین وظایف افراد فعال در واحد گزینش

جذب نیرو و فرآیندهای استخدام

وظیفه اصلی واحد کارگزینی، جذب و استخدام نیروهای جدید است. زمانی که فردی قصد دارد در یک شرکت یا سازمان مشغول به کار شود، اولین نقطه مراجعه او بخش کارگزینی است. روند معمول این است که در صورت نیاز به نیروی انسانی، سازمان درخواست خود را به این بخش اعلام می‌کند. سپس، این واحد با بهره‌ گیری از روش‌ های مختلفی همچون تبلیغات چاپی، اطلاع‌ رسانی اینترنتی، انتشار آگهی در نشریات، استفاده از پلتفرم‌ های کاریابی و دیگر روش‌ ها، اعلام نیاز به نیرو می‌ نماید.

متقاضیان کار پس از مراجعه به بخش کارگزینی، رزومه خود را تحویل می‌ دهند. کارکنان این بخش پس از بررسی، افراد مناسب را به مدیران مربوطه معرفی می‌کنند. در مرحله بعد، افراد برای مصاحبه دعوت شده و در صورت تایید، به واحد کارگزینی ارجاع داده می‌ شوند. نهایتا با ارائه مدارک هویتی، پرونده استخدام فرد در سیستم ثبت می‌ شود.

تنظیم و امضای قراردادها

هر سازمان و شرکتی باتوجه به نوع فعالیت، نیازمند انعقاد قراردادهایی با اشخاص حقیقی یا حقوقی است. واحد کارگزینی مسئول بررسی محتوای قرارداد است تا از صحت اطلاعات، رضایت طرفین، شفافیت مفاد و تطابق متن با قوانین داخلی و کشور اطمینان حاصل کند. همچنین، این بخش موظف است بر اساس مقررات حقوقی و پروتکل‌ های سازمان، قراردادها را با کارمند یا طرف مقابل امضا نماید. قراردادهای مربوط به پایان همکاری، بر عهده این بخش است.

محاسبه حقوق و دستمزد

برای تعیین حقوق و دستمزد کارمندان باید به قوانین متعدد و از جمله مواردی مانند حقوق پایه، ساعت‌ های کاری، اضافه‌ کاری، رده‌ بندی شغلی و کار در روزهای تعطیل توجه کرد. عدم رعایت این موارد منجر به بروز مشکلات قانونی و مالی برای سازمان می‌ شود. در این راستا، واحد کارگزینی مسئول است که این محاسبات را با دقت انجام دهد تا حقوق هیچ فردی تضییع نشود. امروزه، بهره‌ گیری از نرم‌ افزارهای تخصصی در این حوزه، خطاهای محاسباتی را به حداقل می‌ رساند.

صدور حکم کارگزینی

حکم کارگزینی سندی است که رابطه رسمی فرد با سازمان را نشان می‌ دهد و مسئولیت‌ ها و وظایف اصلی فرد در سازمان در آن مشخص می‌ شود. این فرآیند بر عهده واحد کارگزینی است و آغاز فعالیت رسمی فرد در سازمان را تایید می‌ نماید.

ارتقاء ترفیع و بازنشستگی

در حوزه مدیریت منابع انسانی، برنامه‌هایی جهت ارتقاء ترفیع و بازنشستگی کارکنان تدوین و اجرا می‌ شود که مسئولیت اجرای آن‌ ها نیز بر عهده واحد کارگزینی است.

آموزش و امور رفاهی

برنامه‌ ریزی برای برگزاری دوره‌ های آموزشی و اجرای آن‌ ها بر عهده واحد منابع انسانی است. اما اجرای این برنامه‌ ها توسط کارگزینی انجام می‌ شود. علاوه بر این، وظایف مربوط به امور رفاهی، مانند تسهیلات بیمه، پرداخت پاداش، تسهیلات مالی و مسائل مربوط به رفاه کارکنان، نیز در حوزه وظایف این بخش قرار دارد.

تدوین و طراحی شیوه‌ نامه‌ های شغلی

برای اینکه کارکنان بتوانند شناخت دقیقی از وظایف و حوزه فعالیت‌ های خود در سازمان داشته باشند، واحد کارگزینی باید شیوه‌ نامه‌ های شغلی را تهیه و طراحی کند.

چگونگی محاسبه حقوق و دستمزد کارگران توسط کارگزینی

تعیین میزان حقوق و دستمزد پرسنل یکی از مهم ترین وظایف کارگزینی است. تعیین میزان حقوق کارمندان و کارگران با توجه به قوانین متعددی انجام می گیرد. این قوانین که کم هم نیستند مربوط به قوانین اداره کار می باشند. قانونی که به صورت روشن به محاسبه پایه حقوق، تعیین ساعت‌ های کار، رده بندی مشاغل، تعیین اضافه کاری، جمعه کاری و… می پردازد.

این قوانین جهت آگاهی پرسنل از حق و حقوق خود و همچنین به عنوان دستورالعملی مشخص برای کارفرما تعیین شده اند. بنابراین پیروی از این قوانین حائز اهمیت بوده و بکارگیری آن ها امری حیاتی است. امروزه تعیین میزان حقوق کارمندان و کارگران به وسیله نرم‌ افزار های در قالب یک سیستم منظم، مرتبط با این واحد انجام می شود.

بستن قرارداد توسط بخش کارگزینی

عقد قراردادهای کاری با افراد حقیقی و حقوقی در راستای منافع سازمان، نهاد و یا شرکت از جمله وظایف کارگزینی بشمار می آید. قرارداد منعقد شده باید دارای مشخصه های بارز و قابل توجهی باشد که بررسی این ویژگی ها بر عهده این واحد گذاشته شده است. از جمله موارد موجود در قرار داد که باید توسط این بخش مورد بررسی قرار بگیرند عبارتند از:

• محتوا و موضوع قرارداد
• صحت اطلاعات درج شده در متن قرار داد
• رضایت طرفین قرارداد و سودمند بودن آن برای طرفین
• شفاف سازی در خصوص بندهای قرارداد
• مطابقت متن قرارداد و بندهای آن بر اساس قوانین کشور و سازمان مربوطه

منظور از حکم کارگزینی چیست؟

حکم کارگزینی نوعی مدرک معتبر و رسمی است که بعد از استخدام افراد در سازمان و یا شرکت به آن ها اعطا می شود. در این حکم تمامی وظایف و تعهدات فرد در قبال شرکت یا سازمان قید می شود. همچنین تعهدات و وظایفی که سازمان در برابر استخدام این افراد بر عهده گرفته است را در آن شرح داده اند. در واقع می توان این حکم را شامل بند هایی دانست که در مقابل یک تعهد نامه دو طرفه میان سازمان و نیروی کار بسته شده است.

رایج ترین حکم های کارگزینی

حکم های کارگزینی

از جمله رایج ترین حکم های کارگزینی شامل موارد ذیل می باشند.

حکم کارمندان رسمی

تمامی کارمندان رسمی دولت می توانند از واحد گزینش کار این را دریافت نمایند. در واقع آنان با ارائه درخواست خود به این واحد، خواهان این حکم بوده که بعد از انجام مراحل اداری آن را دریافت خواهند کرد. این حکم برای کارمندان رسمی دولت بر اساس سازمانی که در آن مشغول به فعالیت هستند به صورت دوره ای صادر می شود.

حکم فرهنگیان

وزارت اموزش و پرورش کشور دارای سیستمی یکپارچه در خصوص این واحد و یا بخش می باشد. از این رو امکان دریافت این حکم را برای کارمندان خود به صورت انلاین و با مراجعه به سامانه پرینت به نشانی https://www.medu.ir فراهم کرده است. بنابراین مراجعه حضوری فرهنگیان برای دریافت این حکم الزامی نیست.

حکم بازنشستگان

تمامی بازنشستگانی که بر اساس قوانین وزارت تعاون، کار و رفاه از دولت مستمری دریافت می کنند مجاز به دریافت این حکم هستند. این افراد می توانند به وب سایت صندوق بازنشستگی کشوری مراجعه نمایند و درخواست دریافت این حکم را بنمایند.

اطلاعات ثبت شده در احکام کارگزینی

احکام کارگزینی حاوی بخش‌های مهم و حیاتی است که طرفین قرارداد باید به دقت آن‌ ها را بررسی کنند. این اطلاعات شامل موارد زیر می‌ شود:

1. اطلاعات هویتی کارمند
در این قسمت، اطلاعات شخصی و هویتی فرد قید می‌ شود، از جمله: نام، نام خانوادگی، شماره ملی و شماره شناسنامه، وضعیت تاهل، محل تولد، سطح تحصیلات، سوابق کاری و هر نوع اطلاعات دیگری که برای شناسایی و ثبت پرسنلی ضروری است.

2. مزایا، حقوق و دستمزد
پس از ثبت مشخصات هویتی، جزئیات مربوط به حقوق و مزایای فرد درج می‌ گردد. این موارد شامل حقوق پایه، مبلغ پاداش، حق مسکن، حق اولاد، سختی کار، حق سرپرستی، اضافه‌ کاری و دیگر مزایایی است که در تنظیم حقوق و دستمزد تاثیر دارند.

3. اطلاعات پرسنلی و سازمانی
در بخش دیگری از حکم، اطلاعات مربوط به جایگاه شغلی و سازمانی فرد ثبت می‌شود، مانند: عنوان شغلی، جایگاه در سازمان، محل فعالیت، کد و رسته شغلی، واحد سازمانی، نوع استخدام (مثلا قراردادی، دائم)، مدت زمان اجرای حکم و سایر مشخصات مرتبط.

نحوه تاثیر مدرک تحصیلی در حکم کارگزینی

مدرک تحصیلی یکی از مهم‌ ترین عوامل تاثیرگذار در تعیین حقوق و مزایای کارمند است. بر اساس قوانین داخلی سازمان‌ ها، هر چه سطح تحصیلات فرد بالاتر باشد، معمولا حقوق و دستمزد بیشتری به او تعلق می‌ گیرد. بعضی سازمان‌ ها حتی برای ارتقاء تحصیلی، برنامه‌ های ادامه تحصیل برای کارمندان خود فراهم می‌ کنند.

اما باید به قوانین داخلی هر سازمان توجه داشت. زیرا در برخی موارد، ادامه تحصیل باید در رشته مرتبط با شغل فرد باشد و سازمان‌ ها ممکن است شروط خاصی برای این فرآیند وضع کرده باشند. برای نمونه، ممکن است قوانین مربوط به ادامه تحصیل شامل موارد زیر باشد:

• دانشگاه یا موسسه آموزش عالی باید توسط سازمان تایید شده باشد.
• ثبت‌ نام در مقاطع بالاتر باید با موافقت سازمان صورت گیرد و قبل از شروع تحصیل اخذ آن الزامی است.
• کلاس‌ های دانشگاه نباید در ساعات کاری سازمان برگزار شود.
• هر فرد تنها مجاز است یک مقطع تحصیلی بالاتر نسبت به مدرک اولیه خود اخذ کند.

نقض این قوانین می‌ تواند منجر به مشکلات برای کارمند، از جمله احتمال اخراج شود. بنابراین، ادامه تحصیل باید با رعایت دقیق الزامات داخلی سازمان انجام گیرد.

دستورالعمل کارگزینی چیست؟

آنچه که با عنوان این دستورالعمل شناخته می شود شامل راه های نحوه انجام اعمال مرتبط با کارگزینی می شود. در حقیقت این دستورالعمل در برگیرنده شرایط بهره گیری از خدمات سازمان و نهاد ها و شرکت ها می‌ باشد. مثلا در یک دستورالعمل که مربوط به یک سازمان خاص می باشد به روشنی نحوه استخدام افراد، چگونگی انجام ماموریت، مرخصی کارمندان و همچنین میزان و نحوه پرداخت حقوق کارمندان ذکر می شود.

نکات لازم برای استخدام کارشناس واحد گزینش کار

اولین نکته ضروری در استخدام کارشناس کارگزینی توجه به توانایی ها و مهارت های افراد است. مهارت های علمی و ارتباطی از جمله مهارت هایی هستند که یک کارشناس باید از آن ها برخوردار باشد. به عنوان مثال افرادی که به عنوان رئیس و یا کارشناس در یک سازمان استخدام می شوند باید دارای توانایی هایی در زمینه مدیریت، کار با نرم افزارهای مرتبط و همچنین بر قوانین وزارت کار کاملا واقف باشند. علاوه بر آن باید بر نکات و موارد ذیل نیز تسلط کامل داشته باشند.

• آشنایی کامل با نحوه مدیریت منابع انسانی، رفتار و عملکرد کارمندان، جذب و استخدام، چگونگی پرداخت حقوق و دستمزد پرسنل داشته باشد
• با روند اداری و نحوه انجام کارها در سازمان یا نهاد مربوطه آشنا باشد
• از توانایی بالای نظارت بر پرسنل در هر زمان و هر موقعیت برخوردار باشد
• دارای قابلیت برقراری ارتباط با مشتریان و راضی کردن مشتریان باشد
• از توانایی بالا در زمینه پایش و ارزیابی عملکرد پرسنل برخوردار باشد

تفاوت مدیریت منابع انسانی و کارگزینی

همان گونه که پیش تر به آن اشاره شد کارگزینی بخشی از زیر مجموعه مدیریت منابع انسانی است که عمده فعالیت آن در خصوص جذب نیروی کار، سلامت محیط کار و بالا بردن دانش افراد می باشد. این در حالی است که مدیریت منابع انسانی با منابع انسانی نهاد و یا سازمان در ارتباط می باشد و دارای یک مفهوم بسیار گسترده است. همچنین منابع انسانی مباحث وسیعی مانند روابط سازمانی، ارزیابی عملکرد و سیاست گذاری مدیریت نیروی انسانی را در بر می گیرد که این موارد جدای از بحث کارمندیابی و جذب نیرو است.

لازم به ذکر است که واحد کارگزینی به مدیریت منابع انسانی بر اساس چگونگی عملکرد کارمندان، گزارش می دهد. در نتیجه بخش مدیریت منابع انسانی به توجه به گزارشاتی که دریافت می نماید، اقدام به برنامه ریزی مالی و شغلی کارمندان می کند. به این معنی که علاوه بر مسائل حال به آینده شرکت یا سازمان و پرسنل آن نیز فکر می کند.

اختیارات واحد گزینش کار

یک واحد کارگزینی دارای وظایفی است که قبلا به آنها اشاره شد. حال برای انجام این وظایف باید دارای اختیاراتی باشد که شامل موارد ذیل می باشند.

• تهیه کردن آمار به صورت ماهیانه
• بررسی کارکرد دوره‌ ای کارکنان
• اجازه صدور ابلاغیه های کاری
• اجازه صدور احکام پرسنلی
• نظارت بر عملکرد کارکنان
• تأیید مرخصی کارکنان و صدور مجوز آن

اهمیت استفاده از نرم افزار کارگزینی

از آن جا که شغل کارگزینی با جزئیات بسیاری همراه است انجام دقیق امور مرتبط با آن از اهمیت بالایی برخوردار می باشد. بنابراین رسیدگی به اموری مانند:

• عملکرد کارکنان
• ارائه گزارشات عملکرد کارمندان
• ساعات ورود و خروج کارکنان
• محاسبه ریالی حقوق و دستمزد تماما به وسیله نرم افزاری مخصوص انجام می گیرد. نرم افزار طراحی شده برای این کار حاوی تمامی امور مربوط به این بخش از اداره می باشد که امکان اشتباه در انجام امور و درج اطلاعات به وسیله ان به صفر می رسد.

جمع بندی

در این مقاله به توضیح کاملا کارگزینی حکم های مربوط به آن، وظایف اصلی این واحد، اختیارات آن و اهمیت استفاده از نرم افزار مخصوص برای انجام امور این بخش پرداختیم. به عنوان نکته پایانی باید گفت که این واحد مجموعه ای از وظایف ارتباطی میان کارفرما و کارکنان است. وظایفی که بر اساس قانون طرح ریزی شده اند. در حقیقت مجموعه و یا نهادی که تصمیم به استخدام نیروی کار می گیرد از همان ابتدا و تا زمانی که پرسنل بازنشسته شده و یا به هر دلیلی از آن اداره و یا سازمان خارج می شوند باید بر اساس قوانین این واحد عمل کند.