مرخصی و تعطیلات در حسابداری به چه صورت است؟

مرخصی و تعطیلات در حسابداری

مرخصی و تعطیلات در حسابداری: کارکنان سخت کوش شما هر از گاهی به تعطیلات نیاز دارند. مشاغل مختلف باید نحوه درآمد کارکنان و استفاده از زمان مرخصی را هموراه مد نظر داشته باشند. بهتر است بدانید که برای مشاغل کوچک با تعداد کمی کارمند، ردیابی نامناسب مرخصی می تواند با اختلال در کارکنان، افزایش هزینه ها و به خطر انداختن انطباق با انواع مقررات مرخصی، نتیجه نهایی را تحت تأثیر قرار دهد.

اقدامات حسابداری به اجرای سیاست های مرخصی شرکت شما و مستندسازی و استفاده از مرخصی توسط کارکنان کمک می کند. بسیاری از کارفرمایان به کارکنان زمان تعطیلات را اعلام می کنند. اما ممکن است کارکنان بلافاصله از تعطیلاتی که برای آنان در نظر گرفته‌شده‌است، استفاده نکنند. برای آشنایی با اصول مرخصی و تعطیلات در حسابداری و نحوه محاسبه و ثبت تعطیلات تعلق‌گرفته برای هر یک از کارکنان خود، ادامه مطلب را مطالعه کنید.

خط مشی ها در مرخصی و تعطیلات

سیاست های زمان تعطیلات و مرخصی در حسابداری و انواع مرخصی هایی که شرکت شما ارائه می دهد را به عنوان یک خط مشی در مرخصی و تعطیلات ارائه دهید. بر اساس خط مشی شرکت شما تاریخ هایی را که هر کارمند واجد شرایط مرخصی می شود ارائه کنید. خط مشی ها الزامات مربوط به مجوز، مستندات و نحوه رسیدگی به زمان مرخصی باقی مانده هنگام جدا شدن کارکنان از شرکت را شرح می دهد.

سیاست های شفاف و ثابت مرخصی، از جمله شناسایی شخص مسئول نگهداری سوابق مرخصی، به شما اطمینان می دهد که روشهای حسابداری شما سوابق کامل و دقیقی را ارائه می کند. همچنین کپی های امضا شده از مرخصی ها، در پرونده های پرسنل می تواند از تعارضات مربوط به روش حسابداری و اسناد مرخصی جلوگیری کند.

حسابداری مرخصی و تعطیلات

تخصیص تعطیلات زمانی است که یک کارمند بسته به سیاست ارائه شده از شما پرداختی دریافت می کند. به عنوان یک کارفرما، شما باید نحوه برخورد با تعطیلات بلااستفاده کارمندان را تعیین کنید. به هر حال شما مسئول محاسبه تعطیلات و مرخصی حسابداران و ایجاد یک دفتر جداگانه برای مرخصی ها و تعطیلات کارکنان و به روز رسانی و متعادل کردن آن ها هستید.

گاهی نیز ممکن است نیازی به تخصیص تعطیلات نباشد. بنابراین شما باید همواره بدهی های خود را با استانداردهای حسابداری مالی بررسی کنید.

بسیاری از کارفرمایان از ابتدای قرارداد کاری با کارکنان خود، سیاست و تعهدات تعطیلات و مرخصی «نحوه استفاده از آن یا از دست دادنِ آن» را تعیین می کنند. این امر مستلزم آن است که کارگران از زمان تعطیلات تا تاریخ معینی مانند پایان سال استفاده کنند.

کارفرمایان همچنین می توانند تعیین کنند که آیا هر یک از زمان تعطیلات جمع آوری شده می تواند به سال بعد منتقل شود یا خیر؟ نحوه اداره حسابداری تعطیلات و مرخصی بستگی به استانداردهای حسابداری مالی، قوانین دولتی و سیاست مرخصی و تعطیلات مجموعه شما دارد.

زمان ثبت ورودی تعطیلات و مرخصی کارکنان در دفتر

شما باید اقلام مرخصی و تعطیلات را به عنوان یک دفتر برای کسب و کار خود ثبت کنید. تعیین کنید که آیا قصد دارید اقلام مرخصی و تعطیلات را در هر دوره حقوق، ماهانه، سه ماهه یا سالانه ثبت کنید؟

روش های محاسبه مرخصی و تعطیلات را حداقل یکبار در سال برای اطمینان از صحت ارزیابی کنید و هرگونه تغییر در نرخ دستمزد یا زمان استفاده نکردن از تعطیلات را در نظر بگیرید. همچنین شما می توانید با تنظیم برنامه و با یادآوری برای ثبت اقلام تعطیلات در دفاتر خود، به خوبی آن را سازماندهی کنید.

نحوه محاسبه مرخصی و تعطیلات

حقوق تعطیلات و مرخصی عبارت است از مدت زمان تعطیلاتی که یک کارمند طبق سیاست مزایای کارکنان شرکت به دست آورده است، اما هنوز استفاده نشده یا پرداخت نشده است. این یک مسئولیت برای کارفرما است. بحث زیر در مورد حسابداری حقوق تعطیلات و مرخصی نیز می تواند در مورد حقوق تعطیلات اعمال شود.

اکنون که درباره حسابداری مرخصی و تعطیلات بیشتر می دانید، باید نحوه محاسبه تعطیلات تعلق گرفته را بدانید. مراحل زیر را برای محاسبه حقوق تعطیلات تعلق گرفته برای هر کارمند است:

• مقدار زمان تعطیلات به دست‌آمده از ابتدای دوره حسابداری را محاسبه کنید. این باید یک تراز رو به جلو از دوره قبل باشد. این اطلاعات را می توان در پایگاه داده‌ای یا صفحه گسترده الکترونیکی مانند نرم افزار زمان سنجی یا حقوق و دستمزد نگهداری کنید.
• تعداد ساعات تعطیلات کسب‌شده در دوره حسابداری جاری را اضافه کنید.
• ساعات تعطیلات مورد استفاده کارمند در دوره جاری را کم کنید.
• تعداد پایان ساعات تعطیلات جمع آوری‌شده، را با نرخ دستمزد ساعتی کارمند ضرب کنید و مجموع تعطیلات را در دفاتر خود ثبت کنید.
• اگر مبلغی که قبلاً برای کارمند از دوره قبل جمع آوری شده کمتر از اقلام تعطیلات و مرخصی مجاز است، تفاوت را بعنوان اضافه به بدهی تعطیلات و مرخصی ثبت کنید.

نحوه ایجاد صفحه گسترده برای تعطیلات

آیا شما وظیفه پیگیری تعطیلات مربوط به مرخصی کارکنان محل کار خود را بر عهده دارید؟ یا صرفاً می خواهید سوابق مرخصی استفاده‌شده، تعهدات و برنامه ریزی های انجام شده خود را حفظ کنید؟ انجام این کار به صورت دستی می تواند یک کار دلهره آور باشد.

این کار با استفاده از نرم افزارهای صفحه گسترده، مانند Microsoft Excel ، و دیگر ابزارهای ساده ارائه می شود. که به شما کمک می کند تا محاسبات خودکار را مرتب، فیلتر و انجام دهید. در حالی که همه برنامه های صفحه گسترده دارای ویژگی ها و دستورات منحصر به فردی هستند، یادگیری اصول اولیه تنظیم صفحه گسترده مرخصی تعطیلات می تواند به شما در ادامه مسیر کمک کند.

بستر حسابداری، اسناد و مدارک مرخصی و تعطیلات

بستر حسابداری شما ممکن است نرم افزاری باشد که برای مدیریت دفتر، حقوق و دستمزد یا حسابداری مرخصی طراحی شده است. یک شرکت بسیار کوچک ممکن است از یک صفحه گسترده با فرمول برای انجام محاسبات در هنگام ورود داده‌ها استفاده کند.

کسب و کار شما همچنین ممکن است از فرم های کاغذی برای ثبت و پیگیری مرخصی به شیوه ثبت چک استفاده کند. نوع اسناد مورد نیاز خود را تعیین کنید، مانند فرم های مرخصی امضا شده و برگه های پزشک و نحوه نگهداری اسناد و مدارک، فرم ها، امضا و مجوزها از اطلاعات موجود در سیستم حسابداری شما پشتیبانی می کنند.

سیستم شما باید شامل نام کارکنان، تاریخ شروع استخدام و تاریخ هایی باشد که کارکنان برای مرخصی واجد شرایط می شوند. برای هر کارمندی که از مرخصی استفاده می کند و استفاده می کند، حساب ایجاد کنید.

برای هر نوع مرخصی استحقاقی که مشاغل شما ارائه می دهد و انواع مرخصی بدون حقوق که کارکنان ممکن است از آن استفاده کنند، از جمله تعلیق و غیبت بدون مرخصی، به دسته هایی نیاز دارید. که شامل مواردی برای شناسایی انواع مرخصی هایی که ممکن است به عنوان مرخصی استحقاقی شروع شوند و تبدیل به مرخصی بدون حقوق شوند، مانند مرخصی زایمان و سایر مرخصی های مقرر در قانون مرخصی پزشکی خانواده.

نرخ ها و دوره های مرخصی و تعطیلات

نرخ های مرخصی و تعطیلات در حسابدرای ممکن است بر اساس مدت اشتغال یا موقعیت متفاوت باشد. به عنوان مثال، کارکنانی که کمتر از یک سال در شرکت شما هستند ممکن است در هر دوره حقوق دو هفته ای 4 ساعت مرخصی استعلاجی و چهار ساعت مرخصی تعطیل دریافت کنند. در حالی که کارکنان بیش از یک سال در شرکت به شش ساعت حقوق دریافت می کنند. هر نوع مرخصی به دست‌آمده در طول دوره حقوق در سیستم شما باید شامل مکانیزمی برای ورود مرخصی و تعطیلات حسابداران به محض کسب درآمد باشد.

افزایش و تعدیل

سیاست مرخصی شما، میزان افزایش مرخصی کارکنان را تعیین می کند. برخی از شرکت ها از 15 دقیقه به عنوان کوچکترین افزایش استفاده می کنند، در حالی که برخی دیگر از 30 دقیقه استفاده می کنند. بنابراین مرخصی استفاده‌شده مجاز در سیاست شما مشخص می شود. در مجموع مرخصی در سوابق مرخصی کارمند تعدیل می شود. مرخصی تعلق گرفته به مجموع اضافه می شود و مرخصی استفاده شده از کل کسر می شود.

مجموع مرخصی با حقوق یا بدون حقوق و کل ساعات کار با حقوق باید برابر با کل ساعات دوره حقوق معمولی کارمند باشد. در صورت مجاز بودن، انتقال مرخصی به سال بعد یا از دست دادنِ مرخصی را تغییر دهید. اگر مرخصی درخواست شده وارد شود و میزان استفاده شده در واقع متفاوت باشد، اصلاحات انجام می شود.

ثبت مطالب مربوط به مرخصی و تعطیلات حسابداری

پس از محاسبه زمان تعطیلات برای هر کارمند، باید آن ها را در دفاتر تجاری خود ثبت کنید و اطمینان حاصل کنید که تعطیلات جمع آوری شده در پایان دوره حسابداری خود را ثبت کرده اید. شما یک حساب را بدهکار می کنید و حساب مقابل را اعتبار می دهید. بنابراین حسابهایی که بدهکار و اعتباری دارید بستگی به این دارد که تعطیلات به دست آمده یا توسط کارمند مورد استفاده قرار گیرد.

افزودن اقلام مرخصی و تعطیلات

• هنگام افزودن اقلام مرخصی به تعطیلات، حساب هزینه تعطیلات خود را بدهکار کرده و حساب پرداختنی تعطیلات خود را اعتبار می کنید.
• تعطیلات اعتباری قابل پرداخت است زیرا مرخصی از تعطیلات یک تعهد محسوب می شود.
• زمان تعطیلات جمع آوری شده را حساب کنید.
• کارمند از زمان تعطیلات استفاده می کند
• بعد از استفاده یا کسر زمان تعطیلات توسط کارمند، با بدهی به حساب پرداختنی تعطیلات خود و اعتبار حساب نقدی، یک دفتر ایجاد کنید.
• وجه نقد یک حساب دارایی است که با بدهی افزایش می یابد و با اعتبار کاهش می یابد. از آنجایی که کارمندی از زمان تعطیلات خود استفاده می کند یا نمی کند، حساب نقدی خود را کاهش می دهید.

اگر شرکتی سیاست “استفاده از تعطیلات و مرخصی حسابداران یا از دست دادنِ آن” را داشته‌باشد، چه می شود؟

این بدان معناست که کارکنان باید از زمان تعطیلات خود تا تاریخ معینی (مانند پایان سال) استفاده کنند و فقط می توانند تعداد کمی ساعت (در صورت وجود) به سال آینده منتقل کنند.

تأثیر مرخصی و تعطیلات در حقوق روز جمعه

ممکن است شرایطی وجود داشته باشد که مرخصی تعطیل اعلام شود تا کارمندان بتواند خدمات عمومی یا تحقیقاتی را بهتر انجام دهد که به نحوی به نفع کارفرما باشد. در این شرایط، غرامت پرداختی به کارمند مربوط به خدمات قبلی ارائه‌شده نیست. بنابراین نباید از قبل تعلق گیرد. و در صورت محتمل تر بودنِ یک روز تعطیل بر اساس خدمات قبلی ارائه‌شده، کارفرما باید هزینه تعطیلات را در طول دوره خدمات مورد نیاز جمع کند.

چگونه به کارمند خود بگوییم مرخصی بگیرد؟

صرف نظر از اینکه در چه زمانی از سال باشد، مرخصی و تعطیلات در حسابداری فرصتی برای استراحت، لذت بردن از خانواده یا رفتن به یک سفر است. بسیاری از کارگران تعطیلات خود را به دلیل هزینه یا عدم اطمینان شغلی به تعویق می اندازند. اما این یک واقعیت است که همه افراد برای شادابی، کنار گذاشتنِ استرس و مسئولیت پذیری و صرف تفریح به زمان دور از شغل نیاز دارند. ممکن است مدیر به دلایل مختلف از کارمند بخواهد مرخصی بگیرد، اما درک کارمند از مزایای زمان مرخصی، کار دشواری است.

1. نیاز را تعیین کنید.

مدیر ممکن است به دلایل زیادی از کارمند بخواهد مرخصی بگیرد. در برخی از شرکت ها، کارکنان زمانی که به حداکثر تعهدکاری در سال می رسند، زمان مرخصی خود را از دست می دهند. بسیاری از شرکت های گردشگری یا تفریحی فصلی هستند و در فصول غیر بلند مدت نیاز به اخراج یا کاهش ساعت دارند.

استرس ناشی از چالش های شخصی، مالی یا سلامتی ممکن است آنقدر حواس پرت کننده شود که عملکرد کارکنان تحت تأثیر قرار گیرد و مرخصی ممکن است به آنها استراحت لازم را بدهد تا مسائل را مرتب کنند. همچنین کارکنانی که دارای مسائل انضباطی هستند ممکن است به “وقت استراحت” با یا بدون حقوق نیاز داشته باشند.

2. با منابع انسانی مشورت کنید.

اطمینان حاصل کنید که سیاست های مرخصی و تعطیلات در حسابداری شرکت و شیوه های گذشته را درک کرده اید. مدارک مناسب را تکمیل کنید. در صورت لزوم برای تعیین هرگونه مواجهه با اتهامات تبعیض، با مشاور حقوقی مشورت کنید. توافق نامه مذاکرات جمعی خود را در مورد اجباری شدن مرخصی کارکنان برای روشن شدن روشهای مناسب بررسی کنید. سیاست انضباطی تدریجی خود را مرور کنید تا مطمئن شوید که برای کارکنانی که دارای مسائل انضباطی معلق یا قبلی هستند، پیگیری و بررسی های لازم را به خوبی انجام می دهید.

3. جلسه ای با کارمند ترتیب دهید تا دلایل عدم استفاده از مرخصی مشخص شود.

برخی از کارکنان پولی برای گذراندن تعطیلات ندارند، در حالی که برخی دیگر می ترسند که در صورت نبودن مدتی شغل آنها در خطر باشد. برخی از کارکنان سعی می کنند حداکثر زمان تعطیلات را برای یک وضعیت اضطراری غیر منتظره جمع کنند. پس برای این موارد حتما در یک نشست دوستانه با کارکنان خود صحبت کنید.

4. نیاز به مرخصی را توضیح دهید.

ممکن است شما از کارمند بخواهید که از مرخصی برنامه ریزی شده استفاده کند یا از ساعات تعطیلات جمع آوری شده برای جبران کاهش برنامه کاری خود استفاده کند. اما همواره بر مراقبت و نگرانی خود نسبت به کارمند تمرکز کنید و دلایل نیاز مرخصی و تعطیلات برای کارکنان به طور واضح توضیح دهید.

سیاست مرخصی اجباری را برای کارکنان خود شفاف سازی کنید. البته سیاست های زیاد ممکن است باعث محدودیت بیش از حد شرکت شود، اما شما باید انتظارات روشنی داشته باشید که فقط با ارائه یک خط مشی مکتوب می توان به خوبی مدیریت کنید. و سیاست هایی که برای همه کارکنان عادلانه اجرا شود، مطمئنا در معرض اتهامات تبعیض قرار نمی گیرد.

همچنین برای موفقیت بیشتر ،ما به شما دوره عالی رشد را پیشنهاد میکنیم. این دوره شامل پنج سرفصل تخصصی مشاوره منابع انسانی، مشاورمالیاتی، آموزش تخصصی اکسل، حسابداری صنعتی و حسابرسی است.