اقدامات قبل از تحریر دفاتر چیست؟

اقدامات قبل از تحریر دفاتر

قبل از کلیه اقدامات قبل از تحریر دفاتر قانونی و دفترنویسی مواردی را باید مد نظر داشته باشید که در این مقاله برای شما شرح داده می شود. برای آشنایی کامل با مباحث تخصصی و حرفه ای حسابداری دوره کارگاه عملی صفر تا صد حسابداری اصفهان به شما پیشنهاد می شود.

دفتر نویسی در حسابداری

شرکت ها، موسسات و سازمان هایی که مشمول پرداخت مالیات هستند، موظفند؛ دفاتر قانونی خود را جهت تحریر کلیه فعالیت های مالی خود را از سازمان امور مالیاتی تحویل بگیرند. این دفاتر شامل سه دفتر روزنامه، دفتر کل و دفتر مشاغل است که به دفاتر قانونی شهرت دارند. تمامی صفحات این دفاتر، از صفحه نخست تا صفحه پایانی شماره گذاری شده اند. همچنین با نخ قیطان سفید رنگ به یکدیگر متصل و به وسیله­ مهر سربی سازمان امور مالیاتی کشور پلمپ شده است .

دفترنویسی

برای تحریر و دفترنویسی موارد زیر را رعایت کنید:

۱ – از خودکار یا روان نویس مشکی استفاده کنید (پیشنهاد می شود، که ابتدا دفاتر با مداد نوشته شود و در صورتی که خطایی نبود، روی آن را با خودکار پر رنگ شود)

۲-  دفاتر بدون خط خوردکی و بدون اینکه سطری از قلم بیفتد و بر روی سطرها تحریر شود.

۳-هرگز از تیغ و لاک استفاده نکنید.

۴- به خاطر داشته‌باشید که تحریر اعداد همواره باید از راست به چپ نوشته‌شود و به همان صورت نیز خوانده‌شود.

۵-آخرین سطر هر واقعه مالی متعلق به نقل شماره سند حسابداری مربوطه است.

۶- نخستین سطر هر صفحه نیز منقول از صفحه قبل است.

۷- سطر پایانی هر صفحه نقل به صفحه بعد است.

۸- در بخش جمع سطور ۲ ردیف است که ردیف بالا متعلق به جمع صفحه و ردیف پایین مربوط به جمع صفحه با صفحه قبل می باشد.

۹- در صورتی که اشتباهی رخ داد، با خودکار قرمز رنگ روی اشتباه خط بکشید و درست آن را  با خودکار مشکی رنگ بالای آن درج کنید

۱۰- حاصل جمع ستون بدهکار و بستانکار باید یکی شود (یکسان باشد). تنها در صورتی که به این شکل نیست که کل سند در یک صفحه درج نشده‌باشد و به صفحه بعد منتقل شده‌باشد.

۱۱- پایان اسناد در دفتر روزنامه و پایان حساب در دفتر کل باید با یک خط مورب بسته‌گردد.

۱۲- در دفتر کل هر حساب جدید باید از صفحات فرد شروع شود.

۱۳- گردش حساب بدهکار و بستانکار در انتهای دفتر کل درج گردیده و تفاضل حاصل از این دو حساب(بدهکار و بستانکار) به عنوان مانده حساب در زیر عدد بزرگ تر درج می شود. این مانده به ترازنامه منتقل می گردد.

۱۴- دفاتر قانونی همواره لازم است که یک ماه قبل از پایان سال مالی به دست مؤسسه برسد، تا تکمیل شود و تا پایان روز کاری ۰۳/۳۱ سال بعد به سازمان امور مالیاتی تحویل داده‌شود

نکته مهم:

در هر یک از دفاتر قانونی فقط ۳ خطاهای ساده مجاز است. چنانچه خطاها بیشتر از حد مجاز باشند، دفاتر علی الرأس می شوند.

اقدامات مهم

اقدامات مهم قبل از تحریر دفاتر قانونی را همواره مد نظر داشته باشید:

• نخست: نحوه تعدیلات سنواتی را فرا بگیرید.
• دوم: محاسبات ثبتی سود و زیان در سند بستنِ حساب های موقت آشنا باشید.
• سوم: نحوه استخراج سود انباشته سال جاری را به درستی انجام دهید. به خاطر داشته باشید که انتقال به سود انباشته مندرج در ترازنامه باید همراه با ثبت صحیح طرف بدهکار و بستانکار باشد.
• چهارم: ضروی است که بر مانده گیری حساب ها، طبق طبقه بندی استاندارد تمامی حساب ها تسلط کامل پیدا کنید.
• پنجم: لازم است بر ایجاد ذخایر کوتاه مدت و بلند مدت مانند ذخیره مالیات عملکرد و ارزش افزوده تسلط کامل داشته باشید.
• ششم: برای موارد مربوط به عیدی و سنوات در پایان سال محاسبات و صدور سند حسابداری را به درستی انجام دهید.
• هفتم: از طرف حساب های بدهکار و بستانکار استعلام بگیرید و تاییدیه جهت تطابق اخذ نمایید.

متخصصان تجارت و امور مالی باید بتوانند با اقتدار و وضوح بنویسند. اگرچه حسابداران بیشتر وقت خود را صرف خرد کردنِ اعداد می کنند. اما آن ها همچنین این اعداد را به گزارش هایی تبدیل می کنند که یافته‌ها، نقاط داده و تجزیه و تحلیل آن ها را توضیح می دهد. این ارتباطات می تواند به سهامداران، مشتریان، شرکا و سایر مشاغل کمک کند تا یافته‌ها و تجارت یک شرکت خاص را درک کنند.

توصیه می شود، چنانچه برای نخستین بار اقدام به تحریر دفاتر قانونی می کنید، به هیچ وجه از روان نویس و یا خودنویس استفاده نشود و صرفا از خودکارهایی که جوهر پس نمی دهند، استفاده شود.