آنچه باید درباره اصل دفتر نویسی بدانید

معرفی چند اصل دفتر نویسی

اصول دفتر نویسی برای پر کردن دفاتر مالی سازمان ها است. سازمان هایی که مالیات شامل حالشان می شود باید دفاتری برای سازمان امور مالیاتی پر کنند. این دفاتر که همان دفاتر قانونی هستند عبارتند از: دفتر روزنامه، دفتر کل و دفتر مشاغل. دفاتر شماره گذاری شده‌اند و روی آن ها مهر اداره امور مالیاتی زده شده است. این دفاتر باید طبق اصولی تکمیل شوند. در این مقاله درباره آن اصول که اصول دفتر نویسی هستند، اطلاعاتی آورده شده است.

اصول دفتر نویسی

اصول دفتر نویسی عبارتند از:

• مطالب با خودکار آبی یا مشکی ثبت شوند.
• مطالب روی سطرها نوشته شوند، بدون اشتباه.
• هیچ سطری نباید از قلم بیفتد.
• یکی دیگر از اصول دفتر نویسی مهم ممنوعیت استفاده از تیغ و لاک است. تحت هیچ شرایطی نباید از آنها استفاده کرد.
• اعداد از سمت راست به چپ نوشته شوند.
• سطر هر واقعه مالی همان شماره سند حسابداری او است.
• اولین سطر هر صفحه از صفحه قبل آمده است.
• آخرین سطر هر صفحه در صفحه بعد نوشته می شود.
• در قسمت جمع سطور، ردیف بالا جمع تمام صفحه است. ردیف پایین هم مربوط به جمع آن صفحه با صفحه قبلش می باشد.
• یکی از مهمترین اصول دفتر نویسی این است که اگر اشتباهی رخ داد با خطی ظریف و قرمز آن را مشخص کنید و صحیح آن را بنویسید.
• باید جمع ستون بدهکار و بستانکار برابر باشند. مگر اینکه قسمتی از سند به صفحه بعد انتقال یافته باشد.
• انتهای اسناد در دفتر روزنامه با یک خط بسته می شوند.
• انتهای حساب ها در دفتر کل نیز با خطی مورب بسته می شوند.
• گردش حساب بدهکار و بستانکار در دفتر کل در انتها نوشته می شود و اختلاف این دو به عنوان مانده حساب درج و به ترازنامه منتقل می شود.
• طبق اصول دفتر نویسی شروع هر حساب جدید در دفتر کل از صفحات فرد می باشد.
• دفاتر قانونی یک ماه آخر سال مالی به دست سازمان می رسد. باید آن را تکمیل کند و تا ۳۱ خرداد سال بعد به سازمان امور مالیاتی ارائه دهد.

چند اصل دفتر نویسی مختص به دفتر روزنامه

اولین اصل دفتر نویسی در دفتر روزنامه ثبت مبالغ حساب های بدهکار و بستانکار در ستون های مربوط به خود می باشد. سطری از سطرهای دفتر روزنامه، خالی گذاشته می شود.

تراشیدن، مخدوش کردن و لاک زدن روی اطلاعات در دفتر روزنامه ممنوع است. برای اصلاح اشتباه خط قرمز باریکی روی نوشته می کشید و صحیح آن را می نویسید.

طبق اصل دفتر نویسی وقتی صفحه تمام می شود حساب ها را باید جمع ببندید و به اول صفحه دیگر منتقل کنید. در واقع پایان هر صفحه حساب های بدهکار و بستانکار باید برابر باشند. اسناد حسابداری با شماره سریال یک در ابتدای هر سال آغاز می شوند و تا انتهای سال این شماره گذاری ادامه خواهد داشت.

رعایت اصل های دفتر نویسی در ثبت دفتر کل 

رعایت اصول دفتر نویسی در نوشتن دفتر کل خیلی مهم است. این اصول عبارتند از:

در اول سال تعداد صفحاتی که برای هر حسابی نیاز است با توجه به پیش بینی گردش و حجم حساب مشخص می شوند و به آن حساب ها اختصاص می یابند. اقلام موجود در دفتر روزنامه با حفظ ترتیب خود از سند شماره یک به بعد به دفتر کل منتقل می شوند. این کار برای از قلم نیفتادن یک سند حسابداری مفید است.

طبق اصل دفتر نویسی در دفتر کل هم مانند دفتر روزنامه تعویض یا تغییر و تکرار وجود ندارد. در نوشتن آن باید نهایت دقت را کرد. مخدوش کردن، لاک زدن و پاره کردن صفحات ممنوع است. در صورت اشتباه فقط خط نازک قرمزی روی مطلب بکشید و صحیح آن را بنویسید. در هر دفتر فقط داشتن ۳ خطا مجاز می باشد اگر تعداد خطاها بیشتر باشد دفاتر علی الراس خواهند شد و دیگر قابل استفاده نخواهند بود.

چند گام مهم برای دفتر نویسی به صورت حرفه ای

اولین گام و اصل دفتر نویسی :

انجام کارهای مهم قبل از نوشتن دفاتر قانونی اولین اصل دفتر نویسی است. در گام اول شما باید بر روش تعدیلات سنواتی، انجام محاسبات ثبتی سود و زیان و بستن حساب های موقت مسلط باشید. همچنین بر چگونگی استخراج سود انباشته سال جاری و انتقال به سود انباشته درج‌شده در ترازنامه و ثبت کردنِ طرف بدهکار و بستانکار حساب ها نیز تسلط کامل داشته‌باشید. مانده گیری حساب ها بر اساس طبقه بندی استاندارد حساب ها، تسلط کامل بر ذخایر کوتاه مدت و بلند مدت جزو نکاتی است که حتما باید بدانید. محاسبات و صادر کردن سند حسابداری عیدی و سنوات آخر سال، استعلام حساب های بدهکار و بستانکار و گرفتن تاییدیه برای تطبیق، جزو وظایف شما خواهد بود.

دومین گام و اصل دفتر نویسی :

کارهایی که موقع نوشتن دفاتر قانونی باید انجام دهید دومین اصل دفتر نویسی می باشد. ثبت همه فرایندها بر اساس گزارش های سیستم از کارهای مهمی است که باید انجام شوند. شما در زمان تعیین‌شده دفاتر را دریافت و در طول هفته شروع به ثبت کردنِ حساب ها می کنید. با مطالعه آیین نامه های جدید و بعد از پشت سر گذاشتنِ اصل اول دفتر نویسی می توانید مهم ترین صورت های مالی را مطابق با استانداردهای حسابداری تهیه کنید. اگر برای بار اول است که دفتر نویسی می کنید بهتر است از خودکاری استفاده کنید که رنگ پخش نکند. می توانید برای نوشتن اولیه از مداد استفاده کنید بعد که مطمئن شدید آن ها را با خودکار دوباره بنویسید. این روش برای جلوگیری از اشتباه نوشتن مناسب است.

سومین گام و اصل دفتر نویسی :

کارهایی که بعد از نوشتن دفاتر قانونی باید انجام دهید سومین گام و اصل دفتر نویسی است. این گام آخرین گامی است که برای انجام عملیات دفتر نویسی به صورت حرفه ای باید بدانید. باید اسناد حسابداری را با ضمائم و پیوست کنترل نمایید. می توانید تراز کل و معین، گزارش موجودی انبار و گزارش های بدهکاران و بستانکاران و صورت مغایرت بانکی را تهیه کنید و به کارشناسان مالیاتی تحویل دهید.

جمع بندی

اصول دفتر نویسی فقط ختم به نوشتن دفاتر و این چند اصل دفتر نویسی که گفته‌شد، نمی شود. شما باید مانند یک حسابدار حرفه ای تمام اصول حسابداری را بدانید و رعایت کنید. تمام حساب ها را کنترل نمایید و بتوانید صورتهای مالی درستی را تهیه کنید. آن موقع تازه نوبت به دفتر نویسی می رسد. این دفترها قابل تعویض نیستند و باید کاملاً هوشیارانه و با حواس جمع تکمیل شوند. اگر اشتباهات زیادی در دفاتر رخ دهد آن دفاتر دیگر کارایی ندارند.