شواهد حسابرسی و روش های کسب آن
شواهد حسابرسی
شواهد حسابرسی همان اطلاعاتی می باشند که طبق آن ها حسابرسان می توانند ثابت کنند صورت های مالی تهیه شده توسط شرکت، با نتایج عملیات انطباق دارند یا خیر. همچنین این اطلاعات ادعاهای مدیریت را در مورد پایبندی شرکت به قوانین حسابداری را مورد بررسی قرار می دهند و آن را اثبات یا رد می کنند.
برای به دست آوردن این اطلاعات مهم ترین روش جمع آوری اطلاعات و مدارک از طریق آزمون کنترل های داخلی می باشد. جمع آوری کردن این اطلاعات از امور ضروری برای انجام حسابرسی است. جمع آوری شواهد تنها راه حسابرسان برای اثبات منطبق بودن یا نبودن صورت های مالی شرکت، بر استاندارد های حسابداری است. در این مقاله با این شواهد بیشتر آشنا شده و راه های دست پیدا کردن به آن ها را هم خواهید شناخت.
اطلاعات موجود در شواهد حسابرسی
شواهد حسابرسی در بردارنده اطلاعات زیادی می باشند که کمک بسیار خوبی برای حسابرسان به شمار می آیند. این اطلاعات عبارتند از:
۱– رسید یا فیش دریافت و پرداخت پول و همچنین سوابق انتقال وجوه
۲– فاکتورهای دارای تاریخ دقیق که اثبات کننده میزان خرید و فروش شرکت هستند.
۳– دفتر های کل و معین شرکت
۴– اطلاعات در بر دارنده کارکرد حساب های بانکی و همچنین حساب های مدیریتی.
۵– ثبت های موجود در دفتر روزنامه بعلاوه اصلاحات طبقه بندی شده موجود.
۶– سابقه های موجود از کاربرگ های الکترونیکی.
۷– صورت جلسات هیئت مدیره و آگاهی از متن کامل جلسه ها.
۸– گزارشات تحلیل گران.
۹– دستورالعمل های کنترل های داخلی.
۱۰– اطلاعات از حسابرسی های گذشته و روش های آن ها.
این اطلاعات و دیگر شواهدی که در متن بیان نشده اند به حسابرسان در اثبات انطباق صورت های مالی بر واقعیات و همچنین رعایت تمام استاندارد های حسابداری کمک می کنند. این شواهد به عنوان زیر بنای حسابرسی صورت های مالی مورد استفاده قرار می گیرند. اگر در یافته های حسابرسان اشتباهی یا مسئله مشکوکی وجود داشته باشد، آن ها برای رسیدن به نتیجه مطلوب و همچنین تایید نظر خود سراغ شواهد حسابرسی می روند.
ویژگی های شواهد حسابرسی
شواهد حسابرسی با توجه به اهمیتی که برای حسابرسان دارند باید برای اینکه آن ها را به عنوان مبنای حسابرسی صورت های مالی قرار دهند، دارای دو ویژگی بسیار مهم و اساسی باشند. آن دو ویژگی عبارتند از:
۱– کفایت شواهد حسابرسی
۲– مناسب بودن شواهد حسابرسی
اگر اطلاعات این دو ویژگی را دارا باشند، به عنوان بهترین شاهد و مبنا جهت مقایسه صورت های مالی و اثبات آن ها بر واقعیت مورد استفاده قرار می گیرند.
کفایت شواهد حسابرسی در واقع تعیین کننده مقدار شواهد و اطلاعاتی است که برای اظهار نظر حسابرس مورد نیاز است. کفایت معیار سنجش کمیت شواهد حسابرسی است، که بر اساس قضاوت حرفه ای حسابرس مقدار شواهدی که برای توجیه اظهار نظر حسابرسی کافی تلقی می شود را تعیین می نماید. میزان شواهد وابسته به اهمیت موضوع است. موضوعات با اهمیت شواهد بیشتری نیاز دارند. رابطه میان میزان شواهد و اهمیت موضوع مستقیم می باشد.
منظور از مناسب بودن کیفیت شواهد حسابرسی است. یعنی باید کیفیت اطلاعات جمع آوری شده آنقدر بالا باشد که قابلیت اطمینان اظهار نظر حسابرس را بالا ببرد. در واقع هر چه کیفیت کمتر باشد به اطلاعات بیشتری جهت اظهار نظر نیاز می باشد. بنابراین کیفیت و کمیت رابطه ای معکوس با هم دارند.
ادعاهای مدیریت در فرآیند حسابرسی
مسئولیت ارائه صورت های مالی به شکل مطلوب بر عهده هیات مدیره شرکت می باشد. مدیریت برای اطمینان از ارائه صحیح این صورت ها، به طور ضمنی یا صریح ادعاهایی را درباره شناسایی، اندازه گیری، ارائه و افشای اطلاعات مالی نسبت به استانداردهای حسابداری یا دیگر مبانی حسابداری بیان می کند. این ادعاها شامل پنج مورد اصلی هستند.
حسابرس برای تامین اطمینان از صحت این ادعاها و عدم وجود هرگونه تحریف، باید روش های حسابرسی مناسبی را طراحی و پیاده سازی کند تا شواهد کافی و قابل اعتمادی درباره گروه های معاملاتی، مانده های حسابها و نحوه ارائه و افشا جمع آوری کند و بر اساس آن اقدام به اظهار نظر حرفه ای نماید.
ادعاهای مدیریت
- وجود یا وقوع: صحت وقوع معامله یا وجود دارایی ها.
- مالکیت یا تعهدات: تصدیق مالکیت دارایی ها و تعهدات مالی.
- تمامیت و کامل بودن: اطمینان از اینکه تمام اطلاعات مربوط به صورت های مالی ارائه شده است.
- ارزیابی و صحت محاسبات ریاضی: دقت در محاسبات و ارزیابی عادلانه اقلام مالی.
- نحوه ارائه و افشا: رعایت استانداردهای افشای اطلاعات و ارائه درست صورت های مالی.
قابلیت اعتماد و اطمینان شواهد حسابرسی
مناسب بودن، معیاری برای سنجش کیفیت شواهد حسابرسی است. این ویژگی به طور نسبی و متغیر است و قابلیت اطمینان و مناسب بودن شواهد، به کیفیت و اتکاپذیری آن ها مربوط می شود.
شواهد قابل اطمینان باید معتبر و مرتبط باشند. قابل اعتماد بودن شواهد به منبع و ماهیت آن ها بستگی دارد و تحت تاثیر شرایط کسب نیز قرار دارد.
عوامل موثر بر کیفیت شواهد حسابرسی
- شواهد تهیه شده خارج از سازمان: شواهدی که از منابع خارجی به دست می آید و به طور مستقیم برای حسابرسی تقدیم می شود، معمولا از قابلیت اعتماد بالاتری برخوردارند (مثلا تاییدیه ها).
- کنترل داخلی موثر: سیستم کنترل داخلی کارآمد می تواند به افزایش اعتبار مدارک حسابداری و شواهد حسابرسی کمک کند.
- دریافت اطلاعات دست اول: جمع آوری اطلاعات مستقیما از طریق مشاهده، مکاتبه و محاسبه به جای احساسات غیر مستقیم، کیفیت شواهد را بهبود می بخشد.
- اطلاعات اضافی: جمع آوری اطلاعات تکمیلی برای تایید شواهد اولیه می تواند به افزایش اعتبار این شواهد کمک کند.
- شواهد مستند: شواهدی که به شکل مستند ارائه م یشوند، از اعتبار بیشتری برخوردارند (مانند صورتجلسه های کتبی به جای توضیحات شفاهی).
- مدارک اصل: شواهدی که بر اساس اصل مدارک تهیه می شوند، به طور کلی نسبت به کپی ها و دورنگارها از اطمینان بیشتری برخوردارند. حسابرس معمولا در تشخیص اصل مستندات دخالت نمی کند و به بررسی کیفیت اطلاعات از قبیل کپی های مدارک، دورنگارها و اسناد الکترونیکی توجه دارد.
کفایت و کمیت شواهد حسابرسی
کفایت به عنوان معیاری برای سنجش کمیت شواهد حسابرسی مورد استفاده قرار می گیرد و بر اساس قضاوت حرفه ای حسابرس تعیین می شود که چه مقدار شواهد برای توجیه اظهار نظر حسابرسی کافی است. این موضوع همواره منوط به قضاوت تخصصی حسابرس و شرایط مربوطه است.
عوامل موثر در کیفیت شواهد حسابرسی
- قابلیت اطمینان شواهد: هرچه شواهد قابل اعتمادتر باشند، نیاز به جمع آوری مقدار کمتری از آن ها برای توجیه نظر حسابرس وجود دارد. بنابراین، کفایت و کیفیت شواهد حسابرسی با یکدیگر ارتباط تنگاتنگی دارند.
- اهمیت اقلام مورد بررسی: به طور کلی، هرچه مبلغ موضوع های مالی مهم تر باشد، نیاز به شواهد بیشتری برای اثبات صحت ادعا وجود دارد و برعکس موضوعات کم اهمیت نیاز به شواهد کمتری دارند.
راه های دستیابی به شواهد
برای کسب کردن شواهد حسابرسی راههای زیادی وجود دارد، که در ادامه بیان می کنیم.
استفاده از کنترل های داخلی:
به خاطر بالا بودن حجم اطلاعات برای حسابرسی صورت های مالی، نمی توان به تمام مدارک و اطلاعات رسیدگی کرد. شرکت ها برای حل این مشکل و بالا رفتن دقت در حسابرسی از کنترل های داخلی استفاده کردند. اگر روش کنترل داخلی به خوبی و درست انجام شود اطلاعات قابل اتکایی در اختیار حسابرسان قرار می دهد.
مدارک کتبی:
مدارک کتبی جزو شواهد حسابرسی هستند که قابل اتکا برای حسابرسان می باشند. البته ناگفته نماند هر مدرک کتبی معتبر نیست، میزان اعتبار مدرک به محل ایجاد آن وابسته است. اولویت در مدارک کتبی طبق دسته بندی پایین می باشد:
۱– مدارک تهیه و ارسالشده برای حسابرس در خارج از شرکت. این مدارک جزو با کیفیت ترین مدارک می باشند.
۲– مدارک تهیه شده در خارج از سازمان و نگهداری شده توسط حسابدار. مدارکی مثل: اسناد قرارداد های شرکت، صورت حساب های بانکی شرکت، فاکتور های مربوط به خرید و فروش شرکت.
۳– مدارک تهیه شده در درون شرکت که به حسابرس واگذار می شوند.
مشاهده:
مشاهده در انبار داری و گرفتن موجودی دارایی های غیر نقدی شرکت و ماشین آلات آن، به جمع آوری شواهد حسابرسی کمک می کند.
روش های تحلیلی:
یکی از بهترین و مفیدترین روش های جمع کردن مدارک برای حسابرسی استفاده کردن از روش های تحلیلی می باشد. این روش سابقه مالی شرکت و روند شرکت را مورد تجزیه و تحلیل قرار می دهد.
سند رسی:
طی فرایند سند رسی اسناد و شواهد حسابرسی از سوابق شرکت خارج و در اختیار حسابرسان قرار می گیرند. این اسناد توسط حسابرس بررسی شده و نتیجه آن ثبت می شود. در سند رسی به نکات مهمی مثل: کفایت اسناد، اعتبار اسناد، ماهیت و معقولیت معامله، همچنین تصویب و صحت ثبت معاملات توجه می شود.
محاسبه:
در روش محاسبه صحت محاسبات مدارک اولیه و دیگر مدارک حسابداری به صورت جداگانه به وسیله حسابرس مورد ارزیابی قرار می گیرند. از این روش زمانی استفاده می شود که در بعضی حساب و کتاب ها ابهام وجود داشته باشد.
نظرات کارشناسان:
کارشناسان حرفه ای در مورد مسائل بیمه ای، مسائل حقوقی شرکت و … اظهار نظر می کنند. حسابرسان اظهار نظر این کارشناسان و وکیل های دادگستری و سایر افراد کارشناس و حرفه ای را برای کسب کردن شواهد حسابرسی مورد استفاده قرار می دهند.
تایید مدیریت:
حسابرسان برای انجام دادنِ فرایند های حسابرسی طبق استانداردهای حسابرسی باید از مدیریت تأییدیه بگیرند. اهمیت این روش پایین می باشد. حسابرسان برای انجام کارهای خود کمتر سراغ این روش می روند.
تأییدیه از اشخاص ثالث:
بر طبق این تأییدیه حسابرس اظهار نظر افراد ثالث را به صورت کتبی به دست می آورد. با این روش به راحتی شواهد حسابرسی جمع آوری می شوند.
پرس و جو:
همانطور که از نام آن پیداست روش پرس و جو، برای جمع آوری اطلاعات از طریق پرسش از افراد داخل و بیرون شرکت به کار گرفته می شود. پرس و جو می تواند به شکل پرسش نامه های کتبی یا اینترنتی باشد یا پرسش شفاهی.
روش های کسب شواهد حسابرسی از طریق کنترل های داخلی
با استفاده از بعضی روش ها هنگام کنترل داخلی می توان اطلاعات زیادی کسب کرد. روش های کسب شواهد حسابرسی از طریق کنترل داخلی عبارتند از:
۱– روش برآورد خطر
۲– آزمون اثربخشی کارکرد کنترل
۳– آزمون محتوا
روش برآورد خطر
این روش حسابرسی برای شناخت بیشتر شرکتی که رسیدگی در مورد آن انجام می شود صورت می گیرد. از این روش در کنترل داخلی برای برآورد خطر تحریف با اهمیت صورت های مالی استفاده می شود. این روش به کسب شواهد حسابرسی و اثبات نظرات حسابرسان کمک زیادی می کند.
آزمون اثربخشی کارکرد کنترل داخلی:
بعضی روش ها که برای آزمایش اثربخشی کارکرد کنترل داخلی شرکت ها استفاده می شوند، برای کسب شواهد حسابرسی بسیار مفید هستند. به این روش ها آزمون کنترل می گویند. این آزمون ها در کارکرد آینده شرکت هم تأثیر گذار هستند.
آزمون کنترل ها در دو حالت به صورت ضروری توسط حسابرس انجام می شوند. این دو حالت عبارتند از:
الف) زمانی که برآورد حسابرس از خطر، ناشی از اثر بخش بودن کارکرد کنترل ها است، آنموقع حسابرس باید برای پشتیبانی از برآورد خطر، اقدام به آزمون آن کنترل ها نماید.
ب) موقعی که آزمون های محتوا، به عنوان مدارک حسابرسی کافی و مناسبی نباشند، حسابرس جهت دستیابی به شواهد حسابرسی درباره اثر بخش بودن کارکرد کنترل ها باید اقدام به آزمون کنترل ها نماید.
در کل آزمون کنترل داخلی یکی از بهترین روش ها برای جمع مدرک و شواهد قابل قبول جهت اثبات نظرات حسابرس می باشد.
آزمون محتوا:
به روش های حسابرسی که برای پیدا کردن تحریف های مهم و با اهمیت در سطح ادعا ها به کار گرفته می شوند، آزمون های محتوا می گویند. این آزمون ها هم منجر به کسب شواهد حسابرسی از طریق انجام کنترل داخلی می شوند. انجام آزمون های محتوا در موارد مهم و بااهمیت ادعاها مانند: معاملات، مانده حساب ها و موارد افشا برای به دست آوردن مدارک و اطلاعات کافی و مناسب، الزامی است.
کلام آخر
شواهد حسابرسی با روش های گوناگونی جمع آوری می شوند و حسابرسان با استفاده از آن ها می توانند، نظرات خود را در مورد اطلاعات صورت های مالی و منطبق بودن آن ها بر واقعیات اثبات کنند. بعد از جمع آوری شواهد و ثبت آن ها حسابرس باید نظر خود را اعلام کند و شواهد را ارائه دهد.
روش های تحلیلی کمک زیادی به حسابرسان می کند، چون یک حسابرس برای اثبات اینکه صورت های مالی بر طبق واقعیات تنظیم شده اند یا نه و اثبات ادعای مدیران که به تمام استاندارد های حسابداری عمل شده است یا خیر، به تحلیل مدارک نیاز دارد. بهتر است روش های تحلیلی را به صورت جداگانه آموزش ببینید. چون در تمام مراحل حسابرسی برای تجزیه و تحلیل صورت های مالی و سایر مدارک، به آن نیاز دارید.
دیدگاهتان را بنویسید