نحوه بستن حساب ها در پایان سال مالی|ثبت سند اختتامیه

آموزش بستن حساب ها در پایان سال مالی

هر مجموعه در پایان سال مالی و یا در دوره های مالی دیگر، نیاز به بستن حساب ها یا صفر کردن مانده حساب ها دارد. کسب و کارها با بستن حساب های خود و تهیه صورت های مالی به نوعی یک کارنامه دریافت کرده و نحوه عملکرد خود را می سنجند. بستن حساب ها در پایان سال مالی به این معناست که مانده حساب های بدهکار را بستانکار و مانده حساب های بستانکار را بدهکار کنیم.

معمولا بستن حساب ها در پایان سال مالی برای حسابداران سخت و چالش برانگیز است. چالش هایی مانند وجود خطاهای انسانی، عدم وجود فاکتورها، ورود دستی اطلاعات و …

در ادامه به بررسی بیشتر بستن حساب های مالی دائم و موقت می پردازیم. ضمن آن که بهترین زمان برای بستن حساب های مالی را نیز شرح خواهیم داد.

دوره های زمانی بستن حساب ها

بستن حساب در میانه دوره مالی

این کار ممکن است در هر زمانی انجام شود. به طور مثال قطع همکاری با یک مشتری می تواند باعث بستن حساب در طی دوره زمانی شود.  همچنین تخفیف در باقی مانده حساب یا پرداخت نکردن بدهی موجب بسته شدن حساب در حسابداری در میان دوره زمانی خواهد شد.

بستن حساب در پایان سال مالی یا دوره مالی

بستن حساب ها در پایان سال مالی و یا در پایان دوره مالی نسبت به مورد قبلی، پیچیده تر و دارای زوایای بیشتری است. از طرفی از آن برای تعیین میزان سود و زیان، انتقال حساب های ثابت و افتتاح حساب جدید برای آن ها در سال جدید استفاده می کنند.

انواع حساب ها در حسابداری

هر حساب در سیستم حسابداری با توجه به اینکه قرار است باقی بماند در سه دسته مختلف ممکن است جای بگیرد که این دسته بندی به شرح زیر می باشد:

حساب های دائمی (ترازنامه ای)

این نوع حساب ها مختص به یک دوره مالی خاص و محدود نیستند. در آخر  هر دوره و با بستن حساب ها در پایان سال مالی، مانده حساب های دائمی به دوره بعدی منتقل می شوند. حساب های دریافتنی، حقوق صاحبان سهام، دارایی و بدهی ها در این دسته قرار می گیرند. کلیه حساب های درج شده در ترازنامه، متعلق به حساب های دائمی هستند.

حساب های موقت (سود و زیانی)

این نوع حساب در پایان سال مالی بسته شده و به دوره بعدی انتقال پیدا نمی کند. حساب هایی مانند هزینه ها، درآمد و برداشت سهامداران در این دسته جای می گیرند. به حساب های موقت، سود و زیانی هم گفته می شود چرا که باعث تغییر در میزان سرمایه خواهد شد. درآمدها سرمایه را افزایش و برداشت و هزینه ها، آن را کاهش می دهند.

حساب های مخلوط (ترازنامه ای)

برخی از حساب ها دارای دو بخش دائمی و موقت هستند. مثلا پیش پرداخت اجاره یا پیش دریافت درآمد. برای بستن این حساب در پایان سال مالی، بخش موقت آن کاملا بسته شده و بخش دائمی آن به دوره بعدی انتقال پیدا می کند.

نحوه تهیه چک لیست بستن حساب ها در پایان سال مالی

با انجام 8 مرحله ساده می توانید از بسته شدن درست حساب ها مطمئن شوید:

1. آماده سازی برنامه پایانی: با تهیه یک تقویم مالی، تاریخ های هدف و فعالیت های مربوط به هر کدام را مشخص کنید.
2. جمع آوری رسیدهای معوق: یکی از مهم ترین بخش های بستن حساب ها در پایان سال مالی، فاکتورها و رسیدهای معوق هستند.
3. بررسی حساب های دارایی: تطبیق حساب های نقدی و ثبت های تنظیم شده و همچنین بررسی هزینه های پیش پرداخت شده از نکات هم این مرحله است.
4. تطبیق همه معاملات: مطابقت بین فاکتورها و رسیدها و صورت های بانکی با تراکنش های ثبت شده اهمیت بالایی دارد.
5. بستن حساب های دریافتنی و پرداختنی: در این مرحله مقایسه جمع حساب ها با مبالغ پرداختی و دریافتی انجام می گیرد.
6. افزودن حساب های دریافتنی تعهدی: این حساب ها باید در ترازنامه با عنوان سود و زیان بدهی ثبت شود.
7. افزودن حساب های پرداختنی تعهدی: هزینه تعهدی یا همان بدهی باید در ترازنامه ثبت شود.
8. تنظیم کمک های مالی: حساب کردن حقوق دریافتی و کمک مالی مانند معافیت مالیاتی و کمک های دولتی

نحوه بستن حساب های دائمی در پایان سال مالی

برای بستن حساب های دائمی دقت بالایی لازم است. چرا که یک فرایند چالشی با چند مرحله است. هرگونه خطا در مراحل مختلف می تواند مشکلات متعددی را ایجاد کند. بنابراین آموزش بستن حساب های دائمی را در ادامه با دقت دنبال کنید.

1-تخصیص اندوخته قانونی

هیئت مدیره با تبعیت از ماده 140 و 238 قانون تجارت موظف به تخصیص یک بیستم از سود خالص شرکت است.

2-صادر کردن سند تعدیل ماهیت

قبل از بستن حساب ها در پایان دوره مالی، باید حساب های دارای مغایرت را پیدا و تعدیل ماهیت نمایید. یکی از راه حل های تعدیل ماهیت، تعریف طرف مقابل هایی به اندازه مغایرت است. با این روش مغایرت ها را با طرف مقابل ها بسته خواهند شد. به دو نکته مهم در این باره دقت نمایید که اولا سطوح تفضیلی حساب های جدید با حساب های دارای مغایرت یکی باشد و دوما ماهیت آن ها با حساب های دارای مغایرت متفاوت باشد.

3- سند اختتامیه در پایان سال مالی را صادر و ثبت کنید

در مرحله آخر، سند اختتامیه را صادر نمایید. یرای صدور سند اختتامیه به محاسبه مانده نهایی حساب های دائمی نیاز دارید. سپس یک حساب موقت با اسم حساب تراز اختتامی استفاده کنید. برای صدور سند اختتامیه مراحل زیر را دنبال نمایید.

1. بستانکار کردن حساب های با مانده بدهکار
2. ثبت معادل مبلغ بدهکاری حساب ها را در حساب تراز اختتامی
3. بدهکار کردن حساب هایی با مانده بستانکار
4. ثبت معادل مبلغ بستانکاری حساب ها را در حساب تراز اختتامی

 نحوه بستن حساب های موقت در پایان سال مالی

حساب خلاصه سود و زیان یا سود و زیان جاری، حساب واسطه ای است که از آن برای بستن حساب های موقت استفاده می کنیم. بستن حساب های موقت نیز با 3 مرحله زیر انجام می شود:

1-بستن حساب فروش (درآمد)

در مرحله اول باید حساب سود و زیان جاری را بستانکار (معادل کل مبلغ) و حساب درآمد را بدهکار (معادل کل درآمد)  کنید.

2-بستن حساب هزینه ها

کل حساب های هزینه بستانکار و حساب های سود و زیان جاری بدهکار (معادل مجموع هزینه ها) می شود.

3-حساب سود و زیان جاری را ببندید

بستن حساب سود و زیان جاری به حساب سود و زیان انباشته در این مرحله انجام می شود. اگر مجموع زیان 10 یعنی بدهکار باشد، حساب سود و زیان انباشته بدهکار می شود. اما اگر حساب سود و زیان جاری سود ده بود، با بستانکار شدن حساب سود و زیان انباشته آن را ببندید.

چگونگی افتتاح حساب در ابتدای سال مالی

1. افتتاح مجدد مانده حساب های دائمی در دفاتر حسابداری
2. استفاده از حساب موقت حساب تراز افتتاحی
3. افتتاح حساب های دائمی دقیقا عکس اختتام آن ثبت می شود.

آموزش بستن حساب مالیاتی پرداختنی

هر شرکت در پایان سال مالی و بعد از محاسبه سود و زیان، در صورت سود ده بودن باید طبق قوانین میزان مالیات بر درآمد خود را محاسبه نماید. برای محاسبه مالیات بر درآمد باید بخش هایی از درآمد که مالیات آن ها قبلا پرداخت شده و یا معاف از مالیات هستند را جدا کنید. به طور مثال سود سپرده در بانک و یا سود فروش ملک در مالیات بر درآمد محاسبه نمی شوند. ماده 132 و 138 قوانین مالیاتی نیز بخش هایی از سود کسب و کار را معاف از پرداخت مالیات دانسته است.

بعد از آن که تمامی موارد گفته شد بررسی و محاسبه شد، در صورت وجود سود مشمول مالیات بر درآمد، باید میزان مالیات آن ها محاسبه و پرداخت شود.

جمع بندی

جهت یادگیری و کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با مسائل مالی و حسابداری می توانید به وبلاگ سایت تدبیر تراز پاسارگاد مراجعه نمایید. همچنین برای شرکت در کلاس های آموزش صفر تا صد حسابداری با مشاوران ما در ارتباط باشید.