شیوه بستن حساب موقت چگونه است؟

تعریف انواع حساب ‌ها در حسابداری

در دفتر کل تعدادی حساب تعریف شده است. بایستی برای تفکیک نوع حساب با آن ها آشنا شوید. دو دسته اصلی حساب دائمی و حساب موقت  هستند که تشکیل دهنده صورت ‌های مالی خواهند بود.

حساب‌ های دائمی

حساب ‌های دائمی به مانده برخی از حساب ‌های دفتر کل که در پایان یک دوره مالی انجام می ‌شود و به دوره مالی بعد انتقال داده خواهد شد؛ گفته می ‌شود. به طور کلی تمامی حساب ‌هایی که در ترازنامه مثل: دارایی، بدهی و سرمایه می ‌آیند؛ به عنوان حساب دائمی تلقی می ‌شوند. نام دیگر حساب ‌های دائمی، به حساب ‌های ترازنامه‌ای شهرت دارد.

حساب های موقت

تعدیل حساب های معدودی در دفتر کل که دارای یک دوره مالی مشترک هستند و به دوره مربوط به سال مالی بعد مبادله نمی شوند به آن حساب موقت یا سود و زیانی

در میان حساب ‌های موقت، می‌ توان معاملات ( فروش) یا حساب‌های پرداخت( درآمد)، برداشت و هزینه را توسط مالک یا صاحبان سرمایه مشخص کرد. این نوع حساب ها باعث تغییر در سرمایه می شوند. از سوی دیگر، کسب وجه نقد( درآمد) باعث افزایش سرمایه می شود و در صورت وجود هزینه و برداشت از سوی مالک یا صاحبان سرمایه، موجب کاهش سرمایه می شود.

مواردی که در حساب موقت  اشاره کردیم در ترازنامه نشان داده نخواهند شد. اما تمایز آن در هزینه‌ ها و درآمدها تاثیرگذار است و سود و زیان خالص را نشان می ‌دهند. برداشت یا هزینه توسط صاحب یا صاحبان سرمایه موجب می ‌شود که در صورت سرمایه تاثیرگذار باشد. از این رو در پایان دوره مالی در ترازنامه، سرمایه آورده می ‌شود.

بدین ترتیب حساب ‌های موقت و حساب ‌های دائمی هر کدام دارای حساب ‌ها و زیر مجموعه‌های خود می ‌باشند. دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه جزء حساب‌ های دائمی محسوب می شوند. از طرفی درآمد، هزینه و برداشت سهامداران جزء حساب ‌های موقت شمرده می شوند.

شیوه بستن حساب موقت

 به طور کلی بستن یا انتقال دادن مانده حساب ‌های موقت به حساب ‌های دائمی را اصطلاحا بستن حساب موقت  می‌گویند. طبق اصل تطابق هزینه با درآمد در پایان هر دوره مالی، مانده حساب ‌های موقت بایستی صفر شوند. در این نوع حساب ‌ها نباید در دوره مالی دارای مانده باشند؛ بنابراین باید کاملاً صفر شوند. به این ترتیب که در دوره مالی جدید مانده حساب ‌های هزینه، برداشت و درآمد صفر می ‌باشند.

اصل تطابق هزینه با درآمد

 وقتی که صحبت از این اصل و تطابق آن در مانده حساب آورده می ‌شود، شاید برای خیلی از شما سوال پیش بیاید که اصل تطابق هزینه با درآمد یعنی چی؟ به این صورت که تاکید زیادی به اندازه‌گیری و شناسایی سود در دوره‌ های گوناگون مالی خواهد داشت. بنابراین اندازه‌گیری سود هر دوره و هزینه ‌های آن دوره بایستی با درآمد های حاصل در همان دوره مقایسه شود.

به عبارت دیگر که به صورت ساده می ‌توان آن را بیان کرد این است که بتوان در هر دوره سود آن دوره را  برآورد کرد. برای مثال هزینه ‌هایی که برای کسب درآمد در آن دوره صرف شده است به چه میزان بوده است؟ در نهایت آنها را از کل درآمد‌ها کسر کنید تا بتوانید به سود خالص برسید.

مراحل بستن حساب موقت  

برای بستن حساب موقت  می ‌بایست ثبت ‌هایی در دفتر روزنامه و انتقال دادن آن به دفتر کل انجام شود. از یک حساب دیگر برای بستن حساب درآمد و هزینه استفاده خواهد شد که به آن حساب خلاصه سود و زیان گفته می ‌شود.

این حساب در پایان دوره مالی جهت بستن حساب موقت  استفاده می ‌شود. در واقع می ‌توان نتیجه گرفت که مانده حساب خلاصه سود و زیان نشان دهنده سود و زیان خالص در طی یک دوره مالی خواهد بود و سپس به حساب سرمایه انتقال داده و بسته می ‌شود.

در پایان هر دوره مالی ۴ مرحله برای بستن حساب ‌های موقت انجام می ‌شود. یک: بستن حساب‌ های درآمد. دو: بستن حساب‌ های هزینه. سه: بستن حساب خلاصه سود و زیان. چهار: بستن حساب‌ های موقت دارایی و بدهی مثل حساب برداشت سهامداران.

در عملیات اول هر کدام از حساب ‌های درآمد که دارای مانده باشند با توجه به مانده‌گیری، آنها را از  بستانکار به سمت بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان را به میزان مجموع مانده حساب بستانکار حساب درآمد می‌کنیم.

در عملیات دوم هر کدام از حساب ‌های هزینه که دارای مانده بدهکار می ‌باشند را به سمت بستانکار و حساب خلاصه سود و زیان را به مجموع همان مانده در قسمت بدهکار می ‌آوریم.

در عملیات سوم تمامی حساب ‌های درآمد و هزینه بسته می شود. در نتیجه مانده حساب خلاصه سود و زیان در این بین نشان دهنده سود و یا زیان خالص در دوره مالی خواهد بود. به همین ترتیب اگر مانده حساب خلاصه سود و زیان با مانده بستانکار باشد؛ یعنی سود خالص و اگر حساب خلاصه سود و زیان دارای مانده بدهکار باشد، نشان دهنده زیان خالص می‌باشد. اگر حساب، سود خالص باشد به حساب سرمایه انتقال داده می ‌شود به این ترتیب که برای انتقال دادن مانده بستانکار در حساب سود و زیان این حساب بدهکار و حساب سود و زیان انباشته به همین مبلغ بستانکار می‌ شود که نشان دهنده سود خالص می‌باشد. اما در مقابل حساب خلاصه سود و زیان اگر زیان ده باشد دارای مانده بدهکار است و در بخش بستانکار آورده می شود و به همان میزان مبلغ مانده حساب سود و زیان انباشته در بخش بدهکار قید می شود.

در عملیات چهارم حساب ‌های موقت دارایی و بدهی بسته می شوند. در این صورت زمانی که برداشت سهامداران انجام می ‌شود به طور کلی دارای مانده بدهکار خواهند شد که این حساب زمان بستن بستانکار و حساب سرمایه به همین مبلغ بدهکار خواهد شد.

هدف از فرایند بستن حساب ‌ها در حسابداری برای چیست؟

انواع مشاغل در کشور، هر سال مالی با  بسته شدن حساب ‌های خود می توانند صورت ‌های مالی پرداخت شده را تهیه کنند. از این رو اطلاعات مناسب و دقیقی در اختیار خواهند داشت  که می توانند آن را نیز در اختیار صاحبان کسب و کار بگذارند. معمولاً مشاغل کوچک با توجه به صورتحساب‌ هایی مثل ترازنامه و صورت سود و زیان که در پایان سال آن را تهیه می ‌کنند به راحتی می ‌توانند برای سال آینده وضعیت مالی خود را برآورد و بررسی و کاملاً آماده باشند.

بنابراین مشاغل کوچک برای اینکه بتوانند در پایان هر سال مالی، اظهارنامه مالیات بر درآمد خود را ارائه دهند بایستی حساب ‌های خود را در پایان هر دوره مالی ببندند. به همین خاطر با این کار به اعداد دقیقی برای درج کردن آن در اظهارنامه مالیاتی دست خواهند یافت.

بستن حساب‌ها به چه معناست؟

 به طور کلی صفر کردن مانده حساب ‌ها را به بستن حساب ‌ها تلقی می ‌کنند. شیوه بستن حساب ‌ها را نیز در بخش قبل به آن اشاره کردیم. حساب‌ هایی که دارای مانده بدهکار هستند را در سمت بستانکار و حساب ‌هایی که دارای مانده بستانکار هستند در قسمت بدهکار قید خواهیم کرد.

یکی دیگر از حساب‌ هایی که از آن در انواع حساب‌ ها نام نبردیم حساب ‌های مختلط می ‌باشد؛ اما در نهایت این نوع حساب ‌ها با توجه به اصلاحات و ثبت ‌های اصلاحی که بر روی آنها انجام می ‌شود بالاخره به حساب ‌های دائمی یا موقت تبدیل می ‌شوند. به همین دلیل است که در پایان سال مالی، تمامی حساب ‌ها یا موقت هستند یا دائمی که البته بعد از این که صورت سود و زیان مربوط به حساب‌ های موقت شناسایی شد کاملا  بسته می شوند. در نتیجه تنها حساب ‌هایی که ماندگار هستند؛ مربوط به حساب ‌های دائمی است. با توجه به صدور سند اختتامی این حساب ‌ها به سال بعد انتقال داده می ‌شوند.

تفاوت بین حساب ‌های دائمی و موقت

حساب‌ های موقت که کاملاً از نام آن ها گویاست به طور موقت و با پایان یافتن دوره مالی کاملاً بسته می‌ شوند. حساب های موقت به حساب‌ های اسمی نیز شهرت دارند و مانده آنها به دوره مالی بعد انتقال داده نمی ‌شود. این حساب ‌ها به طور کلی برای محاسبه نمودن تغییرات حاصل در حساب حقوق صاحبان سرمایه افتتاح می ‌شوند و در طول این دوره تنها افزایش را نشان خواهند داد. از طرفی نمی ‌توانند کاهش ‌ها را نشان دهند و در پایان دوره مالی بسته خواهند شد. حساب صورت سود و زیان به عنوان یک حساب موقت  شناخته می‌ شود. این حساب در پایان دوره مالی با حساب خلاصه سود و زیان انباشته بسته می‌ شود. مانده حساب ‌های دائمی در پایان دوره منعکس و به دوره مالی بعد انتقال داده می شود. حساب واقعی نیز نام دیگر حساب ‌های دائمی می ‌باشد.

حسابداران بایستی به این نکات کلی توجه کنند. زیرا در انتهای دوره مالی فقط حساب ‌های موقت بسته می شوند و نباید حساب ‌های دائمی از جمله: دارایی ‌ها، بدهی ‌ها و سرمایه شرکت بسته شوند. پس به این موارد توجه کافی داشته باشند. البته این روزها نرم ‌افزارهای حسابداری متنوعی در بازار موجود می ‌باشد. حسابداران با استفاده از آنها به راحتی می ‌توانند بستن حساب موقت  و انتقال و مانده صفر آنها را به دوره مالی بعد محاسبه و انتقال دهند.