هر آنچه باید در مورد کنترل های داخلی در حسابرسی بدانید

کنترل های داخلی در حسابرسی چیست؟

انواع و اجزای مختلف کنترل های داخلی به چه صورت است؟ همانطور که می­ دانید کسب و کارها در حال رشد و شکوفا شدن هستند. اما این رشد با پیچیدگی های تجاری زیادی همراه است. اگر یک تجارت کار خود را با یک نفر یا یک تیم کوچک شروع کرده باشد، احتمالا الان دارای صدها بخش و کارمند شده است.

این تعداد کارمند و پیچیدگی در کار، نیاز به کنترل را برای صاحبان مشاغل به دنبال دارد. زمانی که یک کسب و کار دارای تعداد کمی عضو باشد، کنترل حساب ها، امور مالی و سایر جنبه های اقتصادی آسان است. اما اگر یک تیم بزرگ داشته باشید، این کار به آن راحتی که فکر می­ کنید، نیست. اینجاست که مفهوم کنترل های داخلی در حسابرسی اهمیت پیدا می­ کند.

چرا کنترل های داخلی در حسابرسی اهمیت دارند؟

کنترل های داخلی قوانین و رویه هایی هستند که معمولا یک شرکت آن ها را در جهت اطمینان از یکپارچگی اطلاعات حسابداری و مالی، ارتقای سطح مسئولیت پذیری کارکنان و جلوگیری از تقلب و جرایم مختلف، به اجرا در می ­آورد.

کنترل های داخلی در حسابرسی علاوه بر رعایت قوانین و جلوگیری از سرقت دارایی ها و یا وقوع هر نوع کلاهبرداری توسط کارکنان یک شرکت، می­ تواند به بهبود کارایی عملیاتی به وسیله بهتر و دقیق ­تر کردن گزارشات مالی، کمک کند. به عبارتی، رعایت قوانین و مقررات مربوطه، اثربخشی و کارایی عملیات و قابلیت اطمینان گزارشگری مالی از جمله مهم ترین اهداف طراحی کنترل های داخلی می­باشند.

هدف از کنترل های داخلی در حسابرسی

کنترل های داخلی به این منظور طراحی شده ­اند که در خصوص دستیابی به اهداف زیر اطمینان ایجاد نمایند:

• تمامی تراکنش های انجام شده دارای مجوز بوده و تایید شده هستند.
• اطمینان یافتن از اینکه هیچ ورودی مفقودی در سوابق وجود نداشته باشد.
• دقت زیاد در وارد شدن به موفق و صحیح تراکنش ها
• اطمینان از قانونی بودن ماهیت معاملات
• محافظت از دارایی های فیزیکی
• خطاها بلافاصله پس از کشف به مدیریت اطلاع داده می ­شوند و برای اصلاح خطاها، اقدامی سریع صورت می­ گیرد.

انواع کنترل داخلی

کنترل ‌های داخلی به دو دسته اصلی تقسیم می‌ شوند: کنترل‌ های داخلی اداری و کنترل ‌های داخلی حسابداری.

۱. کنترل ‌های داخلی اداری (عملیاتی)

کنترل ‌های داخلی اداری که به کنترل ‌های عملیاتی نیز شناخته می ‌شوند، شامل ساختار سازمانی، روش‌ ها و مدارکی هستند که با فرآیند تصمیم‌ گیری مرتبطند و به صدور مجوز معاملات توسط مدیریت می ‌انجامند. این نوع کنترل‌ها عموما تاثیر ویژه ‌ای بر صورت ‌های مالی ندارند یا تاثیر اندکی دارند و به‌ طور مستقیم مورد توجه حسابرسان مستقل قرار نمی ‌گیرند.

هدف از استقرار کنترل‌ های داخلی اداری رسیدن به اهدافی چون کارآیی و سودمندی در عملیات و رعایت رویه ‌های مورد نظر مدیریت در تمامی بخش ‌ها و واحدهای تجاری است. به عنوان مثال، اجرایی‌کردن طرح‌ های سازمانی و نظارت بر فرایندهای تولید، از نمونه ‌های کنترل‌ های داخلی اداری محسوب می ‌شود.

امروزه، استانداردهای حسابرسی تفاوتی میان کنترل‌ های داخلی حسابداری و اداری قائل نیستند. بر اساس این استانداردها، حسابرسان تنها به گروهی از کنترل‌ های داخلی توجه می ‌کنند که برای پیشگیری یا شناسایی موارد ناشی از طراحی نادرست صورت‌ های مالی تعیین شده ‌اند.

۲. کنترل‌ های داخلی حسابداری (مالی)

کنترل‌ های داخلی حسابداری یا مالی به کنترل ‌هایی اطلاق می ‌شود که به‌ طور مستقیم بر اعتبار مدارک حسابداری و صورت‌ های مالی تاثیر می گذارند و به منظور دستیابی به اهدافی چون حفظ دارایی ‌ها، اطمینان از راستی مدارک حسابداری و تهیه صورت ‌های مالی قابل اعتماد ایجاد می ‌شوند. برای مثال، تهیه صورت مغایرت بانکی ماهانه توسط فردی مستقل از مسئول وجوه نقد و صدور چک ‌ها، از جمله کنترل ‌های داخلی حسابداری به حساب می ‌آید.

کنترل ‌های داخلی حسابداری به دو دسته تقسیم می ‌شوند:

الف. کنترل‌ های پایه (اولیه)

کنترل ‌های پایه، حداقل الزامات کنترل‌ های داخلی هستند که برای اطمینان از ثبت صحیح و کامل فعالیت‌ های واحد تجاری، باید در هر شرکتی و بدون توجه به حجم فعالیت‌ ها و تنوع آن ها، به اجرا درآیند. نمونه‌ هایی از این کنترل‌ ها عبارتند از:

• نگهداری اسناد و دفاتر لازم برای ثبت فعالیت‌ ها (دفتر روزنامه و کل)
• استفاده از فرم ‌های دارای شماره سریال
• استخراج تراز آزمایشی در فواصل زمانی معین
• تطبیق اسناد و مدارک با اطلاعات دریافتی از اشخاص ثالث
• تهیه صورت مغایرت بانکی در فواصل زمانی معین

ب. کنترل‌ های انضباطی (ثانویه)

این نوع کنترل ‌ها به‌ منظور اطمینان از اجرای صحیح کنترل‌ های داخلی پایه و حفاظت از اموال و دارایی ‌های واحد تجاری به کار می ‌روند. کنترل‌ های انضباطی معمولا در شرکت ‌های با حجم فعالیت گسترده ‌تر به کار گرفته می‌ شوند و به سه دسته زیر تقسیم می‌ شوند:

کنترل ‌های سرپرستی: این کنترل ‌ها برای اطمینان از اجرای صحیح کنترل ‌های پایه انجام می‌ شوند، مانند تهیه صورت مغایرت بانکی به وسیله فردی مستقل از نگهدارنده حساب‌ های بانکی و بررسی علت ‌های تاخیر در سفارشات مشتریان.

کنترل‌ های حفاظتی: این کنترل‌ ها برای استفاده صحیح و حفاظت از دارایی ‌ها طراحی شده ‌اند تا از خسارات احتمالی و سوء استفاده جلوگیری شود، مانند جلوگیری از ورود افراد غریب به محوطه صندوق.

کنترل ‌های تفکیک وظایف: این کنترل‌ ها به معنای تفکیک وظایف و مسئولیت‌ ها میان کارکنان است تا هیچ فردی مسئولیت کامل انجام و ثبت یک معامله را به ‌تنهایی بر عهده نداشته باشد. به‌ طوری‌ که کار یک نفر نظارت بر کار دیگری باشد. هدف از این اقدام، تامین کنترل و نظارت بر هر قسمت توسط دیگر بخش‌ ها یا اشخاص است.

اجزا و عناصر کنترل های داخلی در حسابرسی

اجزای کنترل های داخلی معمولا شامل 5 دسته می­ شوند. این اجزا برای ارزیابی سیستم کنترل های داخلی طراحی شده ­اند.

کنترل محیط

این قسمت از کنترل های داخلی در حسابرسی به نگرش ها و اقدامات مدیریت و کسانی که به نحوی مسئول کنترل های داخلی هستند، اختصاص دارد. این جزء مهم است چرا که به عنوان فیلتری برای پرسنل و اعضای کنترل داخلی محسوب می ­شود و تاثیر زیادی بر روی شرکت می­ گذارد.

ارزیابی ریسک واحد تجاری

در کنترل های داخلی در حسابرسی این یک قسمت به چگونگی شناسایی و پاسخ مشتری به ریسک های کسب و کار (مانند اظهارات حسابداری و پرسنل جدید) مربوط می­ شود.

سیستم های اطلاعاتی و ارتباطات

این جزء شامل نحوه جمع آوری، پردازش، گزارش و نحوه انتقال اطلاعات توسط شرکت می­ باشد.

فعالیت های کنترلی

فعالیت های کنترلی در کنترل های داخلی به سیاست ها و رویه های خاصی اشاره دارد. در کنترل های داخلی در حسابرسی این قسمت در واقع کنترل فعالیت هایی مانند عملکرد شرکت از طریق تحلیل واریانس، تفکیک وظایف، کنترل های منطقی و فیزیکی و … را برعهده دارد. این قسمت می ­تواند از وقوع بسیاری مشکلات مانند تقلب، جلوگیری نماید.

نظارت

به منظور تعیین اینکه کدام کنترل ها به اصلاح و رسیدگی نیاز دارند، کنترل های نظارتی با ارزیابی مدیریت برای کیفیت کنترل های داخلی انجام می­ گردد. در شرکت های بزرگ این کار از وظایف حسابرسان داخلی محسوب می­ شود.

محدوده کنترل های داخلی

کنترل های داخلی در حسابرسی چند زمینه اصلی را به طور کامل تحت پوشش خود قرار می­ دهند:

• نقدی: اعمال کنترل داخلی بر پرداخت ها و دریافت های یک شرکت (برای محافظت از اختلاس وجه نقد)
• کنترل خرید و فروش: رسیدگی به مواد و حسابداری معاملات خرید و فروش
• کنترل مالی: سروکار داشتن با سیستم حسابداری، ثبت و نظارت بر آن
• حقوق کارکنان: تهیه و نگهداری سوابق کارکنان و روش های پرداخت (محافظت از سوء استفاده از پول نقد)
• مخارج سرمایه ای: تضمین مناسب هزینه های سرمایه ای و استفاده از آن برای اهداف مورد نظر
• کنترل موجودی: پوشش مدیریت صحیح موجودی، به حداقل رساندِن اقلام یا موجودی مرده، ارزش گذاری مناسب موجودی و …
• کنترل و نظارت بر سرمایه گذاری: ثبت تمامی تراکنش های شرکت مانند خرید، فروش یا بازخرید، درآمد سرمایه گذاری، سود، زیان و …

نقش حسابرس در کنترل های داخلی

کنترل های داخلی در حسابرسی معمولا توسط حسابرس انجام می­ شوند. وقتی که اطلاعات مربوط به سیستم حسابرسی کنترل های داخلی توسط حسابرس جمع آوری می­ شود، زمان بررسی ریسک کنترل فرا می­ رسد. ریسک کنترل برای سازمان ها یک خطر جدی به حساب می ­آید. به این معنا که سیستم مشتری در تشخیص و پیشگیری از یک خطا یا اشتباه ناکام می ­ماند.

اگر سیستم کنترل های داخلی در حسابرسی ضعیف عمل کند و از حداکثر سطح مورد نیاز کمتر ارزیابی شود، در این زمان است که حسابرس وارد عمل می­ شود. حسابرس از طریق پرس و جو از مدیریت و کارکنان، بازرسی اسناد منبع، مشاهده همه شمارش موجودی و … به آزمایش کنترل های داخلی می­پردازد. حسابرس بعد از آزمایش سیستم کنترل های داخلی، رویه های اساسی تر و بهتری را به شرکت ارائه می­ دهد.

محدودیت کنترل های داخلی در حسابرسی

برخی از محدودیت های کنترل های داخلی در حسابرسی شامل موارد زیر می­باشد:

• قضاوت: محدود شدن اثربخشی کنترل داخلی حسابرسی با تصمیمات گرفته شده بر اساس قضاوت های انسانی و فشار برای انجام تجارت بر اساس اطلاعات
• خرابی ها: درک نادرست دستورالعمل های سیستم کنترل های داخلی توسط کارکنان و انجام اشتباهات و خطاهای مکرر و همچنین خطاهای رایانه ای ناشی از فناوری جدید و پیچیده
• نادیده گرفتن مدیریت: نادیده گرفته شدن سیاست ها و رویه ها توسط پرسنل
• تبانی: دور زدن سیستم های کنترل داخلی با تبانی کارکنان (تغییر داده های مالی و سایر اطلاعات مدیریتی بدون آن که برای سیستم های کنترل داخلی قابل شناسایی باشند.)

عواقب ضعف در کنترل های داخلی در حسابرسی

اگر در کنترل های داخلی حسابرسی ضعفی دیده شود باید انتظار عواقب زیر را داشته باشید:

• عدم وجود کارکنان کافی برای تفکیک وظایف
• کاهش بهره ­وری
• افزایش پیچیدگی در کار
• افزایش زمان پردازش معاملات
• افزایش فعالیت های غیر ارزشمند
• امکان سوء استفاده از دارایی ها

جهت مطالب بیشتر در مورد دوره‌ ها می‌ توانید با آموزشگاه حسابداری در اصفهان، تدبیر تماس بگیرید.