کدینگ حسابداری چیست و چه کاربردی دارد؟

حسابداری نوین و دقیق در کنار کدینگ حسابداری

با ورود تکنولوژی به عرصه حسابداری و معرفی نرم افزارهای حسابداری، بخش بزرگی از فرایند تحلیل، ثبت و بررسی اطلاعات مالی تسهیل شده است. وجه مشترک تمامی نرم افزارهای حسابداری موفق، ارائه سیستم های موثر کدینگ حسابداری است. ما در این مقاله قصد داریم در خصوص چیستی کدینگ حسابداری و نحوه اجرای آن در سیستم های گسترده، صحبت کنیم.

قلب تپنده هر سازمان، شرکت و حتی کسب و کار کوچکی، تراکنش های مالی آن است. خرید های انجام شده، فروش ها، طلب ها، بدهکاری ها، مالیات و سایر تعهدات اشخاص حقیقی و حقوقی نسبت به شرکا، مشتریان و دولت، حجم بزرگی از اطلاعات را رقم می زند. بررسی، تحلیل و رسیدگی به این اطلاعات بسیار زمان می برد. از سویی دیگر، اکثر این اطلاعات بسیار حساس هستند و کوچک ترین اشتباه در محاسبه، تحلیل و ثبت آن ها می تواند عواقب جبران ناپذیری را برای فرد و شرکت به همراه داشته باشد.

تعریف کدینگ حسابداری 

تصور کنید به یک کتابخانه بسیار بزرگ قدم گذاشته اید. راهرویی طولانی که به میز مسئول کتابخانه منتهی می شود و در دو طرف این راهرو قفسه های بلندی از صد ها هزار کتاب قرار دارد. تصور کنید به دنبال کتابی در خصوص سبک نقاشی پابلو پیکاسو و یا دلایل شکست نازی ها در جنگ جهانی دوم هستید. پیدا کردن چنین کتابی در این کتابخانه بزرگ و وسیع، درست مانند پیدا کردن سوزن در انبار کاه است!

طبیعی است که به مسئول کتابخانه مراجعه می کنید. آنچه را که می خواهید با او در میان می گذارید و او در سیستم جستجو می کند و به شما آدرس دقیق کتاب را می دهد. این کتابخانه بر اساس سیستم کدینگ کار می کند. هر کتاب بر اساس ژانر، سال چاپ، تالیفی و یا ترجمه ای بودنش و چندین پارامتر دیگر، کد گذاری شده است. زمانی که شما ژانر درخواستی خود را به مسئول کتابخانه اعلام می کنید، او کد مربوط به ژانر را می داند و به این ترتیب، راحت تر می تواند شما را راهنمایی کند. سیستم کدینگ حسابداری نیز درست مانند این مثال کار می کند.

اهمیت کدینگ حسابداری

در کدینگ حسابداری، شما حساب ها را بر اساس پارامترهای مختلفی، طبقه بندی می کنید و به هر حساب، با توجه به ماهیت و نوعش، یک کد اختصاص می دهید. بدین ترتیب، پیدا کردن حساب های مختلف و یا اطلاعات مورد نیاز آسان تر و سریع تر خواهد بود. با کمک کدینگ حسابداری، شما می توانید اطلاعاتی که مرتبط به یکدیگر هستند را به صورتی تفکیک شده، در کنار یکدیگر داشته باشید و برای دسترسی به آن ها، میان انبوهی از حساب ها و اعداد و ارقام گم نشوید.

به عنوان مثال، ممکن است شرکت شما یک یا دو حساب با ماهیت دارایی های جاری داشته باشد. این دو حساب می توانند “جاری شرکا” و “موجودی نقد و بانک” باشند. یک سیستم کدینگ استاندارد به گونه ای عمل می کند که نه تنها هر کدام از این حساب ها یک ماهیت جداگانه (یک کد جداگانه) داشته باشند، بلکه سیستم در صورت نیاز بتواند هر دوی آن ها را در یک ظرف تحت عنوان “دارایی های جاری” نیز نمایش دهد.

کدینگ حسابداری باید توسط افراد خبره اجرا شود!

ایده کدینگ حسابداری اگرچه ساده است، اما اجرای آن در سیستم مالی یک شرکت نیازمند تخصص و دانش می باشد. کسی که به طبقه بندی حساب ها می پردازد باید با ماهیت آن ها آشنا باشد. ساختار حساب های مالی پیچیده است و هر کدام از آن ها ممکن است به زیر لایه های مختلفی تقسیم شوند. فردی که دانش و تجربه کافی در زمینه حسابداری داشته باشد، ارتباط میان این اطلاعات را بهتر درک می کند و می تواند سیستم کدینگ بهتری را پایه ریزی کند. کدینگ حسابداری مانند نقشه راه است که شما را از سطح کلی اطلاعات به زیر لایه های آن هدایت می کند. این مسیری که است که جاده آن را باید یک مدیر مالی که به ساختار مالی شرکت نیز آشنا است، بسازد.

رایج ترین سیستم های کدینگ در حسابداری

رایج ترین و شناخته شده ترین سیستم کدینگ حسابداری، سیستم سلسله مراتبی یا درختی است. در این سیستم کد گذاری از شاخه های اصلی حساب ها آغاز می شود. به عنوان مثال دارایی های جاری و دارایی های غیر جاری را در نظر بگیرید. این دو حساب ماهیت کاملا جداگانه ای دارند و به هر کدام از آن ها یک کد تخصیص می شود. مثلا دارایی های جاری با کد 1 و دارایی های غیر جاری با کد 2 شناسایی می شوند.

هر کدام از این دو گروه، خود به زیر لایه های مختلفی طبقه بندی می شوند که می توان برای آن ها نیز یک کد در نظر گرفت، با این تفاوت که کد تخصیص شده، باید اطلاعاتی حاوی شاخه اصلی را نیز در بر داشته باشد. مثلا، اگر دارایی های جاری را به گروه های موجودی نقد و بانک، موجودی مواد و کالا و سرمایه گذاری کوتاه مدت تقسیم کنیم، سیستم کد گذاری آن ها را به شکل زیر می شناسد:

• موجودی نقد و بانک با کد 101
• موجودی مواد و کالا با کد 102
• سرمایه گذاری کوتاه مدت با کد 103

کدینگ حسابداری زیر شاخه های دارایی های غیر جاری

همین سیستم را می توان برای زیر شاخه های دارایی های غیر جاری نیز اجرا کرد، با این تفاوت که کد زیرگروه های دارایی های غیر جاری ها با عدد 2 آغاز می شود. از آن جایی که شاخه های اصلی چندین زیر لایه می توانند داشته باشند، تخصص یک عدد دو رقمی (01) می تواند به شما اجازه دهد تا زیرشاخه های بیشتری را زیر کد 1 جای دهید (یعنی مثلا می توانید کد های 114 یا 178 را نیز برای سایر زیر شاخه ها به کار ببرید).

هر یک از زیر شاخه های فوق، ممکن است خود نیز به گروه های کوچک تری تقسیم شوند. مثلا گروه دارایی های غیر جاری با کد دو به زیر شاخه های مختلفی تقسیم شده است که یکی از آن ها، دارایی های ثابت مشهود با کد 201 می باشد. دارایی های ثابت مشهود خود به زیر شاخه های مختلفی تقسیم می شود که می توان آن ها را به شکل زیر کدگذاری کرد:

• زمین با کد 20101
• ساختمان با کد 20102
• تاسیسات با کد 20103
• و …

با دیدن کد 20103 در سیستم، متوجه خواهید شد که در خصوص دارایی های غیر جاری، ثابت و مشهود صحبت می کنیم و به طور خاص، اطلاعات نمایش داده شده در خصوص زمین ها است. با این سیستم، شما می توانید تمامی اطلاعات شرکت را در یک چارچوب مشخص، نظام مند و شفاف ثبت کنید. دسترسی به این اطلاعات در هر زمان، به راحتی امکان پذیر است و ثبت گزارش های طولانی و حساس مانند اظهارنامه های مالیاتی و یا مالیات فصلی، به راحتی و دقت امکان پذیر خواهد بود.

سایر سیستم های کدینگ در حسابداری

آنچه که در بخش قبل توصیف کردیم، یکی از رایج ترین سیستم های کدینگ در حسابداری است که هر شاخه اصلی را مانند یک تنه درخت تصور کرده و به مرور اطلاعات را به شاخه ها و زیر شاخه ها طبقه بندی می کند. علاوه بر این سیستم، شکل های دیگری برای کدینگ حسابداری وجود دارد که عبارتند از:

• سیستم کدینگ متوالی
• سیستم کدینگ حفظی
• سیستم کدینگ توده ای
• سیستم کدینگ وجهی

هر کدام از سیستم های کدینگ فوق، مزایا و معایب خاص خودشان را دارند. آنچه که به هنگام انتخاب سیستم کدینگ باید مد نظر داشته باشید، انعطاف پذیری سیستم در طول زمان است. یک شرکت در طول زمان ممکن است رشد کند و یا کوچک تر شود. سیستم مالی این مجموعه، باید انعطاف پذیری لازم برای اضافه شدن و یا کم شدن اطلاعات را به خوبی داشته باشد. به همین دلیل است که بسیاری از کسب و کارهای موفق و بزرگ دنیا، سیستم سلسله مراتبی را انتخاب می کنند.

برای اجرای سیستم کدینگ حسابداری، شما می توانید از نرم افزارهای حسابداری استاندارد موجود در بازار استفاده کنید. اکثر این سیستم ها امکان اجرای دو یا چند سیستم کدینگ را دارند. برخی از نرم افزارها نیز به طور خاص برای یک سیستم منحصر به فرد طراحی شده اند. شما همچنین می توانید سیستم کدینگ حسابداری مجموعه خود را به صورت انحصاری طراحی و پیاده سازی کنید. این کار غیر ممکن نیست اما به تجربه و دانش کافی نیاز دارد.

اهداف کدینگ در حسابداری

کدینگ حسابداری یک موضوع مهم و قابل توجه است که باید از همان مراحل ابتدایی حسابداری در هر کسب ‌و کاری لحاظ شود. از جمله مزایای کدینگ می‌ توان به موارد زیر اشاره کرد:

استانداردسازی عملیات مالی: کدینگ موجب می ‌شود که فعالیت‌ های مالی بر اساس یک ساختار مشخص و یکپارچه، استاندارد شوند.

دقت و سرعت در ثبت رویدادها: این سیستم به بهبود دقت در ثبت رویدادهای مالی و تسریع در پردازش آن ‌ها کمک می ‌کند و احتمال خطای انسانی را به حداقل می ‌رساند.

کمک به تهیه گزارشات مالی دقیق: کدینگ، تهیه گزارشات مالی جامع و دقیق (مانند صورت معاملات فصلی) را تسهیل کرده و به آن ‌ها سرعت و دقت بیشتری می ‌بخشد.

تحلیل و تصمیم‌ گیری بهتر: به واسطه کدینگ، تحلیل و بررسی ‌های مالی برای سرمایه‌ گذاری و محاسبه دارایی ‌ها به سادگی و به شکل بهتری انجام می ‌شود و درنتیجه، بهبود قدرت تصمیم‌ گیری مدیران و ذی نفعان را به ‌دنبال دارد.

ساختار استاندارد کدینگ

ساختار استاندارد کدینگ در حسابداری شامل سطوح زیر است:

گروه حساب: در این لایه، صورت‌ های مختلف حساب‌ های مالی لحاظ می ‌شود. این شامل بدهی ‌های جاری و غیر جاری، درآمدها، هزینه ‌ها، و حقوق مربوط به سرمایه ‌گذاران و ذی نفعان است.

حساب کل: در این لایه، عمدتا صورت حساب ‌های مالی تعریف می ‌شود که نیازها و فعالیت ‌های کلیدی شرکت را در بر می ‌گیرد و گروه حساب ‌ها را به دسته ‌های کوچک تر تقسیم می ‌کند.

حساب‌معین: در این سطح، حساب‌ های کل به دسته ‌های کوچک ‌تر و جزئی ‌تر تقسیم می ‌شوند که به آن‌ ها حساب‌ های معین گفته می‌ شود.

حساب تفصیلی ۱ و ۲: حساب‌ های تفصیلی به معنای تقسیم ‌بندی حساب ‌های معین به جزئیات بیشتر است که شناسایی حساب ‌ها را آسان ‌تر می ‌کند.

سطوح مختلف کدینگ در حسابداری

کدینگ حسابداری در سطوح مختلفی انجام می ‌شود که مهم ‌ترین آن‌ ها به شرح زیر است:

• گروه حساب
• کد
• سطح معین
• سطح تفصیلی
• کدهای شناور

گروه حساب

سیستم‌ های حسابداری معمولا یک لایه فراتر از حساب کل را به عنوان گروه حساب مشخص می‌ کنند که ماهیت کلی حساب ‌ها را نشان می ‌دهد و شامل بدهی‌ ها، درآمدها، هزینه ‌ها و حقوق مرتبط می ‌باشد.

کد

این سطح برای مستندسازی دفاتر حسابداری و انتقال اطلاعات به گزارش ‌های مالی استفاده می‌ شود. در مرحله اول، کد گروه و سپس کد حساب‌ های کل یادداشت می ‌شود.

سطح معین

در این مرحله، حساب‌ های کل به زیرمجموعه‌ های کوچک‌ تر تقسیم می ‌شوند که به آن‌ ها حساب ‌های معین می ‌گویند. ارتباط میان حساب‌ های معین و تفصیلی برای حصول به اسناد حسابداری دقیق ‌تر و گزارش ‌های شفاف ‌تر استفاده می ‌شود.

سطح تفصیلی

حساب‌ های تفصیلی، نوعی حساب ‌های خرد شده ‌ای هستند که به شناخته شدن سرفصل ‌ها کمک می ‌کنند. در این سطح، اطلاعات مربوط به مشتریان، حساب‌ های بانکی و سایر جزئیات شخصی نگهداری می ‌شوند.

کدهای شناور

این کدها به صورت مستقل برای هر حساب در کل نرم ‌افزار حسابداری تعریف می‌ شوند و به مدیریت بهینه کدگذاری کمک می ‌کنند.

کدینگ حسابداری با نرم ‌افزار

در حالی که کدگذاری را می ‌توان با استفاده از نرم ‌افزارهایی مانند اکسل یا حتی روی کاغذ انجام داد، اما نرم ‌افزارهای حسابداری بهترین گزینه برای کدینگ به شمار می ‌روند. این نرم ‌افزارها با ارائه امکانات و قابلیت ‌های متنوع، سرعت و دقت عملیات را افزایش می ‌دهند.

عملیات کدینگ باید تحت نظارت حسابداران و مدیران مالی انجام شود تا از ثبت نادرست اطلاعات و بروز مشکلات جدی در اسناد و گزارش ‌های مالی جلوگیری شود. کدهای حسابداری که در نرم‌ افزار مورد استفاده قرار می‌ گیرند، بنا به ساختار تعریف شده در آن نرم ‌افزار ایجاد می ‌شوند.

جداول کدینگ حسابداری

کدینگ داراﯾﯽ ﻫﺎی ﻏﯿﺮ ﺟﺎری

کدینگ ﺑﺪﻫﯽ ﻫﺎی ﺟﺎری

کدینگ بدهی های بلند مدت

کدینگ ﺣﻘﻮق ﺻﺎﺣﺒﺎن ﺳﻬﺎم

کدینگ حسابداری درآمدها

کدینگ ﺑﻬﺎی ﺗﻤﺎم ﺷﺪه ﮐﺎﻻی ﻓﺮوش رﻓﺘﻪ

کدینگ ﻫﺰﯾﻨﻪ ﻫﺎ

کدینگ ﺳﺎﯾﺮ ﺣﺴﺎب ﻫﺎ

نتیجه گیری

ما در این مقاله کدینگ حسابداری را معرفی کردیم. با توجه به گستردگی اطلاعات مالی در هر مجموعه ای و همچنین حساسیت این اطلاعات، وجود یک سیستم یکپارچه در هر بنگاه اقتصادی برای مدیریت بهتر اطلاعات الزامی است. تهیه گزارش های مهم، مدیریت بهتر اطلاعات و ثبت تمامی تراکنش های مالی با کمک کدینگ اقتصادی آسان تر است. پیاده سازی کدینگ اقتصادی می تواند یک دید شفاف از موقعیت مالی هر مجموعه ای را فراهم کند.

برای کدینگ حسابداری سیستم های متعددی وجود دارد. اما سیستم سلسله مراتبی بیش از سایرین، مورد توجه است و این بدان سبب است که این سیستم انعطاف پذیری بالایی دارد. یعنی می تواند با گذشت زمان، با توجه به نیازهای مجموعه تغییر کند. در نهایت نیز طراحی و اجرای کدینگ حسابداری باید زیر نظر افراد با تجربه و خبره در زمینه مالی، مانند مدیران مالی، صورت پذیرد. یک طبقه بندی اشتباه به اندازه اطلاعات طبقه بندی نشده، می تواند به شما ضرر وارد کند.