حسابداری خرید و فروش و نکات آن

منظور از حسابداری خرید و فروش چیست؟

حسابداری خرید و فروش یکی از فعالیت های مهم در شرکت های بازرگانی می باشد. در اینگونه شرکت ها، هدف خرید یا فروش کالایی است که سود ایجاد می نماید. در واقع شرکت هایی که در آن ها بحث حسابداری خرید و فروش، معنا می یابد، شرکت هایی هستند که به جای تولید کالا، آن ها را معامله می نمایند. دربرخی موارد شرکت به صورت مستقیم با مشتری در ارتباط است و در برخی موارد دیگر به عنوان واسطه عمل می نماید.

در مبحث حسابداری خرید و فروش، اگر شرکت یا موسسه ای به صورت مستقیم با مشتری در ارتباط باشد؛ به ان شرکت بازرگانی خرده فروشی گفته می شود. حال اگر این شرکت ها کالاهای خود را به شرکت های خرده فروش ارائه دهند، به عنوان شرکت بازرگانی عمده فروش در نظر گرفته می شود. در هر دو حالت حسابداری خرید و فروش در آن ها دارای اهمیت است. در حسابداری خرید و فروش دو مورد دارای اهمیت می باشد: قیمت کالاهایی که به دیگران عرضه شده‌است، هزینه های ایجاد طی مبحث خرید و فروش.

در مبحث حسابداری خرید و فروش، موارد متفاوتی مطرح می شوند که حسابدار باید نسبت به آن ها آگاهی داشته باشد. یکی از مهم ترین موارد، درآمد فروش است.  درآمد فروش، همانگونه که از نام آن مشخص است، درآمدی می باشد که از میزان فروش ثبت شده‌باشد. درآمدی که از فروش به دست می آید باید حتما در دفاتر مربوطه ثبت شده و به عنوان بهای فروش در نظر گرفته شود.

در حسابداری خرید و فروش، بسیار مهم است که هنگام فروش، دارایی را بدهکار نموده و حساب درآمد و فروش را بستانکار نماییم. البته ممکن است گاها فروش به صورت نقدی باشد، در این صورت حساب نقدی بدهکار می شود. اگر هم فروش از نوع اعتباری باشد، لازم است تا حساب دریافتی به صورت بدهکار ثبت شود.

اصطلاحات مهم و رایج در بحث حسابرسی خرید و فروش

برای اینکه بتوانید گزارش های فنی و کاملی از خرید و فروش ها ارائه دهید، لازم است تا با اطلاعات رایج در حسابداری خرید و فروش آشنا شوید. برخی از این موارد در زیر لیست شده‌اند که باید آن ها را در نظر بگیرید:

• کالا: همان جنس می باشد که باید به خرده فروشان یا عمده فروشان ارائه گردد.
• خرید نسیه: در امور حسابداری منظور از خرید نسیه، خریدی می باشد که در آن خریدار مبلغ کالا را پس از دریافت آن و طی مدت زمان معلوم به فروشنده تحویل می دهد.
• فروش نقدی: در فروش نقدی که امروزه بسیار مشاهده می شود؛ ارزش کامل جنس باید در زمان خرید به فروشنده پرداخت گردد.
• تخفیفات: امروزه در حسابداری خرید و فروش، تخفیفات قسمت مهمی می باشند که توجه به آنها الزامی است. در مبحث تخفیفات در واقع بخشی از قیمت کالا از بهای تمام‌شده کسر می گردد. البته باید در نظر داشت که تخفیفات دارای انواع متفاوتی هستند، مواردی چون تخفیف تجاری، تخفیف نقدی و … در این دسته قرار دارند.

گاها در حسابداری شرکت ها مبحث برگشت از فروش نیز وجود دارد که اگر کالای خریداری‌شده به همراه کد تخفیف باشد با پیچیدگی های زیادی همراه است. عموما تخفیفات و برگشت فروش در گزارش های ارائه‌شده به صورت ترکیبی ارائه می شوند.

بررسی ماهیت خرید در مبحث حسابداری خرید یا فروش

در بحث حسابداری، حسابدار موظف است تا ابتدا ماهیت خرید را در کسب و کار خود نشان دهد.  این مورد کمک می نماید تا فهم مسائل مالی آسان تر باشد. دارایی های یک شرکت که حسابدار باید همواره مد نظر داشته باشد، مجموعه بدهی ها و سرمایه ها می باشد. حال اگر ماهیت حساب بدهکار باشد، به دارایی تعلق دارد و در طبقه بندی مواردی همچون بهای تمام‌شده، حساب های دریافتنی و … اشاره دارد. حال اگر حساب از نوع بستانکار باشد، ماهیت آن به مجموعه بدهی ها و سرمایه ها تعلق خواهد داشت. در این دسته نیز مواردی چون درآمدها، فروش یا حساب های پرداختی وجود دارد.

ترازنامه ها چه مواردی می باشند؟

در حسابداری خرید و فروش ترازنامه ها دارای اهمیت زیادی می باشند. در این ترازنامه اطلاعات مربوط به تعهدات اقتصادی، سرمایه، منابع و .. مشخص می شود. در واقع حسابدار موظف است تا از سرمایه ها، بدهی ها، دارایی ها و … را در طی یک مدت زمان معین گزارش تهیه نماید.

در حسابداری لازم است تا در انتهای هر دوره مالی میزان سود و ضرر شرکت طی گزارشی کامل مشخص گردد. برای یافتنِ این سود و زیان ها می توانید هزینه ها و درآمدها را در کنار یکدیگر قرار دهید و میزان سود و زیان را بیابید. در نظر داشته‌باشید که یافتن سود و زیان فرآیند آسانی نمی باشد. زیرا این موارد خود به دو دسته خالص و ناخالص تقسیم بندی می شوند.

حسابداری فروش و ثبت آن در حسابداری خرید و فروش

حسابداری فروش به فرآیند ثبت و گزارش‌ گیری از تمامی فعالیت ‌های فروش کالا یا خدمات در یک سازمان اشاره دارد. این فرآیند به دو روش عمده انجام می ‌گیرد: فروش نقدی و فروش اقساطی.

۱. فروش نقدی

در این نوع فروش، کالا پس از تحویل به مشتری، به صورت آنی مبلغ آن پرداخت می‌ شود. در ثبت فروش نقدی، حساب فروش به صورت بستانکار و حساب موجودی صندوق یا بانک به عنوان بدهکار ثبت می ‌شود. این به این معناست که:

• حساب فروش (بستانکار): نشان دهنده درآمد حاصل از فروش است.
• حساب موجودی صندوق یا بانک (بدهکار): نشان دهنده پول دریافت ‌شده می ‌باشد.

۲. فروش اقساطی

در فروش اقساطی، کالا ارائه می‌ شود، اما پرداخت مبلغ آن در زمانی مشخص از سوی مشتری انجام می ‌شود. در اینجا، حساب فروش نیز به صورت بستانکار ثبت می ‌شود و در عوض، حساب دریافتی به عنوان بدهکار ثبت می‌ گردد. این به این معنی است که:

• حساب فروش (بستانکار): نمایانگر درآمد حاصل از فروش است.
• حساب دریافتی (بدهکار): نشاندهنده مبلغی است که در آینده قرار است دریافت شود.

انواع سیستم ‌های ثبت خرید در حسابداری

دو نوع سیستم اصلی برای ثبت خرید و فروش در حسابداری وجود دارد:

۱. سیستم ادواری

در این سیستم، هیچ ‌گونه ثبت روزانه ‌ای از خرید و فروش، موجودی و بهای کالا انجام نمی ‌شود. به جای آن، در پایان دوره (معمولا سال مالی)، کلیه خریدها و فروش ‌ها بررسی و ثبت می ‌شوند. در این روش:

• موجودی کالا در پایان سال به عنوان موجودی پایان سال فعلی ثبت می ‌شود.
• موجودی ابتداي دوره سال بعدی محاسبه و ثبت می‌ گردد.

۲. سیستم دائمی

در این سیستم، هر بار که کالا خرید و فروش می ‌شود، ثبت‌ ها به‌ صورت آنی در دفاتر و سیستم حسابداری به ‌روز می ‌شود. بدین ترتیب:

• هر فعالیت خرید یا فروشی موجب افزایش یا کاهش موجودی کالا می ‌شود.
• این اطلاعات به‌ طور مستمر به روز می ‌شوند و به مدیران امکان می ‌دهند تا به راحتی موجودی کالا را در هر زمان مشاهده کنند.

در این سیستم، ثبت ‌ها به صورت زیر انجام می‌ گیرند:

• در زمان خرید کالا، مبلغ و تعداد واحدهای کالا در حساب‌ های مربوطه ثبت و موجودی کالا افزایش می ‌یابد.
• در صورت برگشت کالا، موجودی کالا کاهش یافته و این اطلاعات نیز ثبت می‌ شود.
• در زمان فروش کالا، موجودی کالا کاهش می ‌یابد و مقدار و بهای کالا در سیستم ثبت می‌ گردد.

مسئولیت ‌ها و وظایف حسابدار خرید و فروش

حسابدار خرید و فروش در سازمان ‌ها مسئول نظارت و مدیریت دقیق بر تمامی فعالیت ‌های مالی مرتبط با خرید و فروش کالا یا خدمات می ‌باشد. این مسئولیت‌ ها شامل طیف گسترده ‌ای از فعالیت ‌ها است که به حفظ سلامت مالی سازمان کمک می ‌کند. در زیر به شرح وظایف کلیدی این حسابدار پرداخته شده است:

۱. ثبت و رصد تراکنش ‌های مالی

• ثبت دقیق تمامی عملیات خرید و فروش، از جمله خرید نقد و نسیه و اطمینان از صحت این ثبت ‌ها.
• پیگیری و نظارت بر روند تراکنش ‌ها در سیستم حسابداری به‌ منظور شفافیت مالی.

۲. تهیه و تنظیم صورت ‌های مالی

• ایجاد و تنظیم صورت‌ های مالی مربوط به فعالیت ‌های خرید و فروش، مانند فاکتورها، فیش‌ ها و سایر اسناد مالی.
• اطمینان از تطابق صورت‌ های مالی با اسناد و مدارک موجود.

۳. بررسی و برآورد هزینه‌ ها و درآمدها

• تحلیل دقیق هزینه‌ ها و درآمدهای حاصل از فعالیت ‌های خرید و فروش و شناسایی عوامل مؤثر بر آن‌ ها.
• تهیه گزارش ‌های مالی مرتبط با عملکرد خرید و فروش برای مدیریت.

۴. تحلیل و تحویل گزارشات مالی

• بررسی و تحلیل گزارش‌ های مالی به منظور شناسایی نقاط قوت و ضعف در عملیات خرید و فروش.
• ارائه توصیه ‌هایی برای بهبود عملکرد، کاهش هزینه ‌ها و افزایش بهره ‌وری.

۵. تطبیق ریز موارد در صورت ‌های مالی

• تحلیل و تطبیق دقیق جزئیات موجود در صورت ‌های مالی خرید و فروش با سایر اطلاعات مالی برای اطمینان از صحت داده‌ ها.
• شناسایی نواقص و ارائه پیشنهادات برای بهبود فرآیندها.

۶. مدیریت صدور فاکتورها و پیگیری مطالبات

• نظارت بر روند صدور فاکتورها و استعلام قیمت ‌ها.
• پیگیری وصول مطالبات و پرداخت بدهی ‌ها به ‌موقع و به ‌طور دقیق.

۷. حفظ و ذخیره‌ سازی اسناد مالی

• سازماندهی و نگهداری منظم از اسناد و مدارک مالی مرتبط با خرید و فروش.
• اطمینان از دسترسی آسان و سریع به اسناد در زمان نیاز.

۸. رصد تغییرات قوانین مالی و مالیاتی

• آگاهی از تغییرات در قوانین و مقررات مالی و مالیاتی مرتبط با فعالیت ‌های خرید و فروش.
• اعمال و رعایت قوانین جدید برای جلوگیری از مشکلات قانونی.

۹. همکاری با سایر بخش ‌های سازمان

• همکاری نزدیک با بخش‌ های دیگر مانند تولید، بازاریابی و مالی برای بهبود فرآیندهای خرید و فروش.
• شرکت در جلسات هم ‌اندیشی برای ارائه نظرات و ایده‌ های مفید به سایر بخش ‌ها.

منظور از حساب های برگشت از فروش در حسابداری چیست؟

حساب برگشت از فروش به حسابی در امور حسابداری گفته می شود که دارای ماهیت بدهکاری است و از آن برای ثبت نمودن کالاهای برگشت خورده استفاده می شود. البته در بررسی این حساب ها باید در نظر گرفت که در طول مدت یک دوره مالی به هیچ وجه نباید آن را به عنوان بستانکار در نظر گرفت. در بحث برگشت از فروش می توان انواع معاملات فسخ شده را مشاهده نمود که هزینه آنها به صورت نقدی یا کسر از میزان بدهی مشتری پرداخت می گردد.

البته گاها نیز مشاهده می گردد که محصولات دارای عیب و نقص هستند لذا شرکت با اعمال تخفیفات بر روی این محصولات آن ها را با هزینه کمتر ارائه می دهد. با توجه به مواردی که در بالا بیان شد، می توان متوجه شد که حسابداری در فروش بسیار گسترده می باشد. از همین رو کار دشوار می باشد. این نوع از حساب ها به صورت خاص در مورد خرید و فروش کالا ها می باشند.

یکی از مشاغل پرطرفدار در کشور ما موبایل فروشی است که در یک مقاله دیگر به موضوع حسابداری موبایل فروشی به طور کامل پرداختیم.

ایجاد هماهنگی بین بخش های مختلف و ارائه گزارش ها در این حوزه بر عهده حسابدار می باشد. لذا می توان بیان نمود که دقت و کنترل از اهمیت بالایی برخوردار است. هر اندازه شرکت وسعت عملکردی بیشتری داشته باشد، حساسیت موضوع بیشتر نیز می شود. می توانید درآموزشگاه حسابداری در اصفهان از تمامی تجربیات حسابداری بهره مند شوید، همین طور می توانید در دوره آموزش 0 تا 100 حسابداری شرکت کنید.