با حساب معین و همه اصطلاحات مرتبط با آن آشنا شوید!

تعریف حسابداری چیست؟

پیش از آن که به حساب معین و تعریف آن اشاره کنیم، باید به تعریف چند اصطلاح بپردازیم. بدین منظور ابتدا شما را با مفهوم حسابداری و تعریف آن آشنا می کنیم. حسابداری یک علم است که معاملات مالی یک سازمان، تجارت یا شرکت را بررسی و سپس به ثبت می رساند. این کار شامل مراحل زیر است:

• جمع بندی
• تجزیه
• تحلیل گزارش ها
• تحویل گزارش ها به مدیران سازمان

به خلاصه معاملات مالی یک دوره نیز «صورت مالی» می گویند. این صورت ها شامل مواردی به شرح زیر هستند:

• عملکرد
• موقعیت مالی
• جریان های نقدی

اما برای درک بهتر حساب معین باید فرمول حسابداری را نیز بدانید. فرمول حسابداری قواعد، دستورات و مجموعه ای از قوانین است که بنا به قوانین علمی ثابت شده اند. لذا با قرارگیری داده های مورد نیاز در این فرمول، پاسخی کاربردی به دست آمده و اطلاعات مالی کسب و کارها را در دسترس قرار می دهد. این فرمول به شکل «دارایی = بدهی + سرمایه» می باشد.

گزارش درون سازمانی چیست؟

گزارش درون سازمانی نیز از دیگر اصطلاحاتی است که پیش از آشنایی با حساب معین باید به آن پرداخته شود. با توجه به این که همه سازمان ها نیاز دارند تا عملکرد خود را بررسی کنند، دریافت گزارش عملکرد اهمیت زیادی پیدا می کند. به همین دلیل دو گزارش تحت عناوین «گزارش درون سازمانی» و «گزارش برون سازمانی» با اهدافی خاص مشخص شده اند.

در این قسمت به تعریف گزارش درون سازمانی و در بخش بعدی به تعریف گزارش برون سازمانی می پردازیم. تهیه گزارش های درون سازمانی به عهده واحد حسابداری می باشد. این کار به صورت دوره ای بوده و معمولا هر ماه انجام می شود. این گزارش شامل موارد زیر است:

• مصرف مواد
• بهای تمام شده محصولات
• گزارش خرید
• سایر گزارش های مهم روند صنعت و تولید

این گزارش به عنوان گزارش های مدیریتی شناخته می شود و در پایان نیز به مدیران سازمان ارائه خواهد شد. اهمیت این گزارش ها برای واحدهای تولیدی بسیار زیاد است. چرا که مدیران آن ها باید همواره از جزئیات روند تولید مطلع باشند. این نوع گزارش معمولا در سطح حساب معین ارائه می شود.

گزارش برون سازمانی چیست؟

در مقابل گزارش درون سازمانی که در بخش قبل مورد بررسی قرار گرفت، گزارش برون سازمانی قرار دارد. همان طور که از نام این گزارش نیز مشخص است، استفاده کنندگان از آن افرادی هستند که در خارج سازمان و شرکت قرار دارند. این گزارش نیز توسط واحد حسابداری ارائه خواهد شد. اما به جزئیات گزارش درون سازمانی و ارائه آن ها در سطح حساب‌معین نیازی نیست. بلکه باید در این گزارش به مواردی نظیر ترازنامه، گزارش تقسیم سود، گردش نقدی، سود و زیان شرکت و … اشاره شود.

لذا اطلاعات کلی مالی در این گزارش بیان می شود. در این گزارش باید استانداردهای کشوری رعایت شود تا مجموعه آن ها در بخش بررسی، دارای فرمت ثابتی باشند. لذا سلیقه و نیاز مدیران شرکت در این گزارش به هیچ وجه مد نظر نیست. اما در ادامه شما را با حساب معین و ویژگی های آن آشنا می کنیم.

حساب معین چیست؟

پس از آشنایی با بعضی اصطلاحات نظیر حسابداری، گزارش درون سازمانی و گزارش برون سازمانی، نوبت به حساب معین می رسد. حساب معین (Subsidiary Account) نوعی از گزارش درون سازمانی است. این حساب در واقع گزارش ریز حساب ها را بیان می کند. لذا به عنوان یکی از مفاهیم مهم در علم حسابداری به شمار آمده و هدف اصلی از انجام آن نیز طبقه بندی اطلاعات است. به طور کلی در اصول حسابداری، اطلاعات به سه شکل حساب کل، حساب‌معین و حساب تفصیلی طبقه بندی می شوند که البته به ترتیب از کلی به جزئی مرتب شده اند.

ویژگی های حساب معین چیست؟

در بخش قبلی با تعریف حساب معین آشنا شدید، اما در ادامه شما را با ویژگی های آن آشنا خواهیم کرد:

• تفصیل پذیری: همان طور که در بخش قبل نیز اشاره شد، حساب معین نسبت به حساب کل دارای جزئیات بیشتری است و قادر به ثبت سند حسابداری مفصل تری می باشد. لذا برای ثبت جزئیات طلبکاران در حساب های پرداختنی از این حساب استفاده می شود.
• تسعیر پذیری: تسعیر در واقع به بروزرسانی مانده ریالی حساب های ارزی از طریق محاسبه آن ها با نرخ روز ارز گفته می شود. مطابق با استانداردهای حسابداری نیز باید گزارش ها و صورت های مالی حساب های ارزی به همین روش بیان شوند. تنها نکته ای که در این ویژگی وجود دارد، آن است که فعال شدن آن باید قبل از آن که حساب معین گردش دار شود، انجام گیرد. چرا که این کار بعد از گردش دار شدن حساب‌معین قابل انجام نیست.
• کنترل ماهیت حساب ها طی دوره: اهمیت بالای این ویژگی برای آن است که باعث آشکار شدن اشتباه های حسابداری می شود. لذا حسابداران می توانند از طریق کنترل ماهیت مانده حساب اصلاحات لازم را انجام دهند.
• حسابداری ارزی: شرکت هایی که دارای عملیات مالی ارزی هستند در اسناد حسابداری خود نیز به اطلاعات ارزی نیاز دارند. لذا باید قبل از آن که حساب معین خود را گردش دار کنند، نسبت به فعال سازی این ویژگی اقدام نمایند.

چگونگی تحریر دفتر معین

در کنار آشنایی با حساب معین، باید با دفتر معین نیز آشنا شوید. همان طور که گفتیم، جزئیات اطلاعات مالی سازمان ها و شرکت ها از حساب کل و دفتر آن قابل استخراج نیست. چرا که این حساب دارای اطلاعات کلی می باشد. لذا در این موارد از حساب‌معین و دفاتر کمکی و فرعی آن با نام دفتر معین استفاده می شود. بنابراین دفتر معین محل نگهداری حساب های جزء یک حساب کل است. در اسناد حسابداری همواره دو ستون برای مبلغ معین و عطف معین وجود دارد. چرا که دفتر معین را از روی اسناد حسابداری می نویسند.

لذا صفحه ای از دفتر معین که محل انتقال رویداد مالی است با ستون عطف معین در ارتباط است. بعضی دفاتر معین با نام حساب های کنترل نیز شناخته می شوند چرا که شامل «سوابق خلاصه شده» هستند. لذا قابلیت دسترسی به جزئیات خلاصه مبالغ پشتیبانی شده در یک دفتر فرعی وجود دارد. ورودی های دفتر معین به شرح زیر هستند:

• پول نقد
• حساب های دریافتنی و پرداختنی
• سرمایه گذاری ها
• موجودی کالا
• هزینه های تعهدی
• سپرده های مشتری

دفتر معین و دفتر کل در شمای کلی و نحوه تحریر با هم شباهت دارند. اما در دفتر کل نوشتن معاملات تجاری، بر اساس نوع آن ها همراه با تاریخ صورت می گیرد. در مقابل، در دفتر معین هر معامله به حساب های خاص تقسیم می شود. لذا امکان مشاهده جزئیات معاملات را فراهم می کند.

در این دفتر یک صفحه به هر حساب تعلق می گیرد. سپس ستون های این صفحه تاریخ، شماره، توضیحات، بدهکار، بستانکار و مانده را بیان می کنند. تعریف بدهکار در دفتر معین، پول دریافت شده و تعریف بستانکار نیز در این دفتر پول پرداخت شده است. تعریف مانده هم، تفاوت بدهکار و بستانکار خواهد بود.

انواع حساب معین در حسابداری کدامند؟

انواع حساب معین در حسابداری به شرح زیر می باشد:

• حساب معین دارایی جاری: این حساب در دو دسته کلی وجه نقد و اموال قابل نقد شدن قرار می گیرد و دارای انواع زیر است:
  • صندوق
  • بانک
  • تنخواه گردان
  • اسناد دریافتی
  • حساب های دریافتی
  • موجودی کالا
  • پیش پرداخت ها
• حساب معین دارایی ثابت نیز دارای تقسیم بندی زیر می باشد:
  • زمین
  • ساختمان
  • ماشین آلات
  • وسایل نقلیه
• حساب معین دارایی نامشهود: همه دارایی ها همواره قابل مشاهده و ثبت نیستند و گاهی کاملا ناملموس می باشند. این موارد به شرح زیر هستند:
  • حق الاختراع
  • نرم افزارها
  • حق الاکتشاف
  • برندها
  • سرقفلی ها
  • حق الامتیازها
• حساب معین بدهی ها: این حساب نیز در دو دسته کلی قرار می گیرد. یکی بدهی جاری که در طول یک سال آتی پرداخت خواهد شد و دیگری بدهی بلند مدت که پرداخت آن بیش از یک سال به طول می انجامد. این حساب ها نیز به صورت زیر هستند:
  • حساب های پرداختی یا بستانکاران
  • اسناد پرداختی
  • پیش دریافت ها
  • جاری شرکا
  • ذخایر

تعاریف حساب کل و حساب تفصیلی و بیان تفاوت های آن ها با حساب معین

انواع حساب از کل به جز به ترتیب حساب کل، حساب‌معین و حساب تفصیلی می باشد. لذا حساب کل را می توان کلی ترین حالت حساب ها دانست. این حساب دارای دو نوع دائم و موقت است. همه حساب های کل دارای حساب معین بوده و حساب های معین وظیفه وضوح حساب کل را بر عهده دارند. تا جایی که اگر یک حساب کل دارای وضوح کافی باشد، خودش حساب معین خودش به شمار می آید. حساب تفصیلی نیز نوع جزئی تر حساب معین است.

در حسابداری دستی سطح معین کافی بوده اما در حسابداری نرم افزاری باید از حساب تفصیلی نیز استفاده شود. موجودی کالا و تنوع اقلام در حسابداری می توانند تا ده سطح هم ریز شوند. لذا نام آن ها به ترتیب حساب تفصیلی 1، حساب تفصیلی 2 و … خواهد بود.