راهنمای استفاده از فاکتور رسمی و غیر رسمی

تعریف فاکتور رسمی و غیر رسمی

شناخت فاکتور رسمی به تشخیص فاکتور رسمی و غیر رسمی کمک شایانی می کند. فاکتور رسمی به برگه فروشی اطلاق می شود که طبق قوانین وزارت امور اقتصاد تنظیم شده است. فاکتور رسمی می تواند به صورت دست نویس و پرینت کامپیوتری باشد. آنچه که اهمیت دارد، عدم خط خوردگی، مهر و امضا فروشنده و اصالت اطلاعات است.

فاکتور رسمی به طور معمول دارای جدول پیش فرضی است که علاوه بر اطلاعات فروشنده، اطلاعات خریدار و کالا در آن درج می شود. این فاکتور علیرغم فاکتور غیر رسمی دارای شماره سریال، آدرس و اطلاعات ضروری است.

فاکتور غیر رسمی، برگه ای است که صرفا جهت اطلاع مشتری از قیمت اقلام خریداری شده صادر می شود. فاکتورها حتی اگر حاوی امضا باشند اما قوانین اصلی را رعایت نکرده باشند، غیر رسمی محسوب می شوند.

تفاوت این دو فاکتور از ساختار تا اعتبار

مهم ترین تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی، اعتبار آن ها است. اعتبار فاکتور رسمی همانگونه که از نامش پیداست با فاکتورهای غیر رسمی قابل مقایسه نیست. اعتبار فاکتورهای رسمی به دلیل تبعیت آن ها از قوانین وزارت امور اقتصادی است.

تمامی فاکتورهای رسمی حاوی اطلاعات کامل است در حالی که فاکتور غیر رسمی اطلاعات چندانی ندارد. جهت تشخیص فاکتور رسمی از غیر رسمی، کافی اطلاعات آن ها با یکدیگر مقایسه شود.

فاکتورهای غیر رسمی به دلیل غیر رسمی بودن، فاقد استانداردهای لازم هستند. فاکتورهای رسمی در معاملات کلان و شرکت های بزرگ کاربرد دارند. در حالیکه فاکتور غیر رسمی اغلب هنگام خرید های خرد و شخصی صادر می شوند.

ویژگی های فاکتور رسمی و غیر رسمی

ویژگی های فاکتور رسمی و غیر رسمی سبب تفاوت فاحش میان آن ها می شوند. فاکتوری دارای اعتبار رسمی و قانونی است که دارای ویژگی های ذیل باشد:

• دارای جدول مناسب جهت درج تمام اطلاعات الزامی است.
• نام و نام خانوادگی، شماره ملی، شماره تلفن، آدرس و کد پستی فروشنده چه در قالب شخص حقیقی یا شخص حقوقی در فاکتور ثبت شده است.
• نام کامل، شماره تماس، شماره ملی، کد پستی و آدرس شخص یا شرکت خریدار ثبت است.
• سریال اختصاصی روی فاکتور با چاپ اختصاصی درج شود. این شماره سریال معمولا با چاپ افست یا ماخی به صورت برجسته درج می شود.
• جزئیات معامله به طور دقیق ذکر شوند.
• مشخصات دقیق خدمات یا کالا ارائه شده در ستون های اختصاصی درج شوند.
• مشخصات دقیق کالا اعم از کد کالا، نحوه خدمات، مبلغ نهایی، میزان تخفیف و میزان مالیات هستند.
• فاکتور رسمی باید فاقد هرگونه خط خوردگی و ابهام باشد.
• درج مهر و امضای معتبر فروشنده و خریدار در فاکتور الزامی است.
• البته درج امضا در فاکتور رسمی و غیر رسمی، سبب شباهت آن ها می شود.

اهمیت استفاده از فاکتور رسمی

صدور فاکتور رسمی و غیر رسمی علاوه بر هر دو طرف معامله، برای اداره امور مالیاتی نیز حائز اهمیت است. فاکتور رسمی در راستای اطمینان از صحت معامله و تایید اطلاعات طرفین صادر می شود. در واقع در صورت نیاز، تمام اطلاعات مربوط به کالا، خریدار و فروشنده در فاکتور قابل دسترسی هستند.

از این رو در صورت به مشکل خوردن معامله به هر دلیلی، می توان با استفاده از فاکتور رسمی حق و حقوق مدنظر را پیگیری نمود. عدم صدور فاکتور رسمی در معامله، امکان هر گونه اعتراض یا پیگیری را از فرد سلب می کند.

به عبارت دیگر فاکتور غیر رسمی نمی تواند هیچ ادعایی را اثبات کند. صدور فاکتور رسمی در نهایت محاسبات مالیات واحد فعال را تسهیل می بخشد. بنابراین ثبت دقیق تمام معاملات در دسته فاکتور رسمی، علاوه بر فروشنده به نفع اداره مالیات است.

این دو فاکتور برای چه مشاغلی ضرورت دارند؟

اغلب مشاغل نسبت به صدور فاکتور رسمی و غیر رسمی اقدام می کنند. طبق قوانین مالیاتی، صدور فاکتور رسمی برای مشاغل مشمول مالیات بر ارزش افزوده الزامی است. در واقع این مشاغل باید به تمام مشتریان خود، فاکتور رسمی ارائه دهند. مشاغل مشمول مالیات بر ارزش افزوده شامل موارد ذیل هستند:

• اصنافی که شماره اقتصادی دارند.
• بازاریاب هایی که شماره اقتصادی دارند.
• بنگاه های اقتصادی که گواهی ارزش بر افزوده دارند.
• اشخاص حقوقی
• صادر کنندگان
• وارد کنندگان
• کارخانه ها و تولیدی ها
• حسابداران رسمی
• هتل ها و مراکز اقامتی
• مراکز خدمات حمل و نقل
• رستوران ها و تالارهای پذیرایی
• صاحبان دفاتر اسناد
• مراکز خدمات مسافرتی
• طلا فروشان
• فروشندگان مصالح ساختمانی
• شرکت های مهندسی

فاکتور صوری همان فاکتور غیر رسمی است؟

با توجه به اینکه اداره مالیات بر ارائه فاکتور رسمی و غیر رسمی به مشتریان نظارت می کند‌. استفاده از فاکتورهای صوری افزایش یافته است‌. فاکتور صوری در واقع برگه ای مشابه فاکتور رسمی است که شماره سریال و برخی از اطلاعات آن تقلبی هستند.

هدف استفاده از فاکتور صوری، کتمان میزان درآمد واقعی واحد اقتصادی و عدم پرداخت مالیات است. تشخیص فاکتور رسمی و غیر رسمی صوری برای کارشناسان مالیاتی بسیار آسان است. سازمان امور مالیاتی با بررسی اعتبار گواهی ارزش افزوده، سریال فاکتورها و فیش های، تخلفات را کشف می کند.

فاکتورهای رسمی و غیر رسمی را می توان با نرم افزارهای حسابداری به راحتی طراحی و چاپ نمود. آنچه که اهمیت دارد، صحت اطلاعات مندرج در فاکتور است. توجه مشتریان به اطلاعات مندرج در فاکتور، از فرار مالیاتی واحدهای اقتصادی پیشگیری می کند. از این رو چه فروشنده و چه خریدار در برابر دریافت فاکتور صحیح موظف هستند.

مراحل صدور فاکتور رسمی

نحوه صدور فاکتور رسمی به منظور ثبت سوابق مالی و ایجاد امنیت قانونی در معاملات از اهمیت بالایی برخوردار است. در ادامه، مراحل و نکاتی که برای صدور فاکتور رسمی باید در نظر گرفته شوند، ذکر می ‌شود.

1. انتخاب نرم ‌افزار مناسب: از یک نرم‌ افزار حسابداری استفاده کنید که امکان صدور فاکتور رسمی را فراهم کند. این نرم‌ افزار باید قابلیت درج شماره اقتصادی و اطلاعات خریدار و فروشنده را داشته باشد.
2. وارد کردن اطلاعات فروشنده: نام و نام خانوادگی یا نام شرکت، شماره اقتصادی و آدرس کامل فروشنده را در فاکتور درج کنید.
3. وارد کردن اطلاعات خریدار: اطلاعات مشابه، شامل نام، شماره اقتصادی و آدرس خریدار به طور دقیق و صحیح ثبت شود.
4. تعیین تاریخ و شماره فاکتور: تاریخ صدور فاکتور و یک شماره منحصر به فرد (شماره فاکتور) برای شناسایی آن در سوابق مالی مشخص کنید.
5. جزئیات کالا یا خدمات: فهرستی از کالاها یا خدمات ارائه ‌شده شامل نام، مقدار، قیمت واحد و مجموع هزینه را درج کنید.
6. محاسبه مالیات: اگر نیاز به محاسبه مالیات بر ارزش افزوده وجود دارد، این مبلغ را نیز محاسبه و به مجموع هزینه‌ های فاکتور اضافه کنید.
7. تایید و چاپ فاکتور: پس از وارد کردن تمام اطلاعات، فاکتور را بررسی کرده و در صورت صحت اطلاعات، آن را چاپ کنید.
8. امضای فاکتور: فاکتور باید توسط فروشنده امضا شود تا اعتبار قانونی پیدا کند.

دلایل نیاز به فاکتور رسمی

• اعتبار قانونی: فاکتور رسمی یک سند معتبر است که در صورت بروز اختلاف می ‌تواند به عنوان مدرک استفاده شود.
• ثبت معاملات: فاکتور موجب ثبت صحیح و شفاف معاملات در سوابق مالی می ‌شود.
• معافیت‌های مالیاتی: بعضی از فاکتورهای رسمی می ‌توانند مشمول معافیت ‌های مالیاتی خاص باشند.

جریمه ‌های مرتبط با صدور فاکتور غیر رسمی

عدم صدور فاکتور رسمی یا درج نکردن شماره اقتصادی می ‌تواند منجر به جریمه ‌ای معادل 2 درصد از مبلغ معامله شود. عدم ارائه لیست معاملات به سازمان امور مالیاتی نیز مشمول جریمه‌ ای معادل 1 درصد از معاملات ارائه نشده می ‌شود.

نتیجه ‌گیری

استفاده از فاکتورهای رسمی نه‌ تنها به لحاظ اعتبار قانونی اهمیت دارد، بلکه از لحاظ مالی نیز امنیت بیشتری را برای طرفین معامله فراهم می ‌کند. اگرچه فاکتورهای غیر رسمی به برخی فروشندگان امکان می ‌دهند تا بدون محدودیت ‌های مالیاتی فعالیت کنند، اما مشکلات قانونی و مالی ممکن است به‌ دنبال آن ایجاد شود. بنابراین، انتخاب فاکتور رسمی بهترین روش برای حفاظت از حقوق هر دو طرف معامله است.