نحوه ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری
ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری
یکی از وظایف اصلی بخش خزانه داری ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی از جمله چک ها در سیستم حسابداری است. اینگونه اسناد با توافق طرفین و تحت شرایطی که دریافت و پرداخت مدت دار بوده و به تعهد نیاز دارد، به ثبت می رسند. چنین اسنادی تحت عنوان اسناد مدت دار خزانه داری در حسابداری شناخته می شوند. نحوه ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی موضوعی است که در این نوشته از وبلاگ تدبیر تراز پاسارگاد به آن خواهیم پرداخت.
تعریف اسناد خزانه داری
در میان مباحث مدیریت مالی و حسابداری، یکی از موضوعات به شدت مهم و مورد توجه، آشنایی با مفهوم اسناد خزانه داری است. زمانی که شما خریدی را به صورت نسیه انجام می دهید، در قبال دریافت کالا یا خدمات مورد نظرتان چک یا سفته را به عنوان ضمانت ارائه می دهید. این اسناد برای فروشنده این اطمینان را همراه می آورد که در زمان تعیین شده بدهی شما تسویه خواهد شد.
در مجموعه های بزرگ تر مانند شرکت ها نیز پرداخت تعهدی انجام می شود که واحد خزانه داری وظیفه ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در آن را بر عهده دارد. این اسناد، عملیات خزانه داری در حسابداری را به جریان می اندازند.
نمونه اسناد خزانه داری شامل چک های برگشتی، چک مشتریان و ضمانت نامه ها می شود. به کلیه این اسناد که توسط شرکت ها ثبت و ضبط می شوند، اسناد خزانه داری گفته می شود.
اسناد دریافتنی چه ماهیتی دارند؟
اگر در یک معامله خرید و فروش طرفین توافق کنند که مشتری کلا یا خدمات را به صورت تعهدی و نسیه دریافت کند، بدهکار باید یک سند تضمین مانند چک تضمینی را در وجه شرکت و در تاریخ مقرر شده ارائه دهد. تا زمانی که مشتری بدهی خود را پرداخت نماید، اسناد ضمانت دریافت شده توسط واحد خزانه داری شرکت نگهداری می شوند.
اگر بخواهیم توضیح دقیق تری درباره اسناد دریافتنی ارائه دهیم، باید بگوییم که اسناد دریافتنی همان اسنادی هستند که سازمان به واسطه فروش کالاهای خود، از دیگران دریافت می کند. این اسناد جزء دارایی های قانونی شرکت هستند که در صورت عدم پرداخت، قابلیت پیگیری دارند.
واحد خزانه داری هم می تواند چک را تا زمان نقد شدن نزد خود نگه دارد و یا قبل از سررسید، آن را واگذار یا به اصطلاح عامیانه تر خرج کند.
دقت کنید که حساب دریافتنی با اسناد دریافتنی تفاوت دارند. حساب های دریافتنی دارایی های جاری ترازنامه هستند که در آن ها، مشتریان اسناد تضمین پرداخت برایشان تحویل نداده اند و به صورت زبانی توافق انجام گرفته است.
احتمال وصول حساب دریافتنی از اسناد دریافتنی کمتر است.
انواع اسناد دریافتنی
- چک: دریافت چک از مشتریان سازمان با قابلیت نقد شدن
- قرارداد: عقد قرارداد ثبت شده با ذکر مبلغ و تاریخ جهت تسویه
- حساب دریافتنی: دریافت قسطی مطالبات از مشتریان
- قسط: ایجاد مطالبات مربوط به پرداخت قسط بابت خرید کالا یا ارائه خدمات
- فاکتور: ثبت فاکتور فروش رسمی با مبلغ مطابق با میزان فروش
چگونگی ثبت اسناد دریافتنی
برای ثبت این اسناد، باید دریافت کننده چک که حساب اسناد دریافتنی است را بدهکار کرده و بانک یا صندوق که پرداخت کننده هستند را بستانکار کنید. پس در صورتی که چک دریافتنی واگذار شود، اسناد دریافتنی بستانکار و گیرنده چک بدهکار خواهد شد.
حساب اسناد در جریان وصل در حسابداری خزانه برای واگذاری اسناد دریافتنی به بانک ایجاد می شود. در این صورت حساب دریافتنی بستانکار و حساب اسناد در جریان وصول بدهکار خواهد شد. بعد از برگشت یا وصول چک نیز حساب اسناد در جریان وصول بستانکار می شود.
آشنایی با اسناد پرداختنی
به مبالغی که یک شرکت به سایر شرکت ها یا افراد بدهکار است، اسناد پرداختنی گفته می شود. وجود این اسناد در حسابداری خزانه داری نشان از بدهکار بودن شرکت دارد. اسنادی مانند چک ها، قراردادها و ضمانت نامه هایی که برای خرید کالا و خدمات، بیمه، حمل و نقل، اجاره و مالیات، در وجه دیگران صادر می شوند، همگی جزء اسناد پرداختنی هستند.
تمامی این اسناد به معنای بدهکار بودن شرکت است و در صورت عدم پرداخت به موقع آن ها، حساب های شرکت متوجه تاثیرات منفی آن خواهند شد. به طور مثال سرمایه گذاران با بررسی اسناد دریافتنی و پرداختنی حاضر به سرمایه گذاری در شرکت ها می شوند. به همین علت است که مجموعه ها برای مدیریت اسناد پرداختنی خود از نرم افزارهای پیشرفته استفاده می کنند.
تفاوت اسناد پرداختنی با حساب پرداختنی در این است که بدهی های به شکل حساب های پرداختنی به صورت تدریجی پرداخت شده و سندی هم بابت ضمانت پرداخت بدهی به طرف مقابل داده نمی شود.
انواع اسناد پرداختنی
- اسناد پرداختنی تجاری: زمانی که طرف بستانکار یک شرکت بازرگانی یا تجاری باشد، اسناد پرداختنی در دسته تجاری قرار می گیرند. مثلا دریافت وام از بانک یا خرید کالا از یک شرکت دیگر
- اسناد پرداختنی غیر تجاری: وقتی که شرکت به افراد غیر تجاری بدهکار باشد، اسناد پرداختنی ماهیت غیر تجاری پیدا می کنند. مثلا ارائه چک برای اجاره ملک به یک شخص عادی
هر دو دسته اسناد پرداختنی دارای اشکال مختلفی مانند اقساط، چک، فاکتور خرید و قرارداد هستند.
چگونگی ثبت اسناد پرداختنی
در ثبت اسناد پرداختنی، حساب اسناد پرداختنی یا بانک باید به عنوان پرداخت کننده و حساب صندوق، تنخواه یا دریافت کننده چک به عنوان دریافت کننده ثبت شوند. به عبارت دیگر دریافت کننده چک بدهکار و بانک یا اسناد پرداختی بستانکار می شود. اگر چک در وجه تنخواه یا بانک باشد اسناد پرداختنی بستانکار خواهند شد و موجودی بانک یا نقدی آن بدهکار.
بعد از وصول چک، واحد خزانه داری سندی را برای آن صادر می کند که در آن حساب بانک پرداخت کننده، بستانکار و حساب اسناد پرداختنی بدهکار می شود. گاهی نیز ممکن است طرف بستانکار معامله چک را به شرکت برگرداند که در این حالت فروش بستانکار شده و اسناد دریافتنی بدهکار!
موارد قابل ثبت در چک ها
در زمان صدور چک بهتر است موارد زیر را ذکر نمایید:
- مبلغ
- شماره چک
- تاریخ چک
- نام صادر کننده
- نام شعبه
تعریف سند ابطال پرداخت
یکی از اسناد مدت دار، سند ابطال پرداخت است. اگر چکی در واحد خزانه داری برگشت بخورد، سند ابطال پرداخت صادر می شود. بهتر است در زمان ثبت سند ابطال پرداخت اطلاعاتی مانند نام بانک، صدوق ابطال چک و پرداخت کننده ذکر شود تا در صورت نیاز در آینده، دسترسی به لاشه چک آسان تر باشد.
در صورت برگشت چک حساب اسناد پرداختنی بدهکار و حساب دریافت کننده پول، بستانکار می شود.
تغییر ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی
برخی مواقع و تحت شرایط خاصی ممکن است اسناد مدت دار در خزانه داری نیاز به تغییر داشته باشند. در چنین مواقعی طبق قوانین حسابداری نمی توان در خود اسناد تغییر ایجاد کرد. در این حالت باید یک سند اصلاحی جدید تعریف کنید.
این قانون در بسیاری از مواقع رعایت نشده و به صورت مستقیم اصلاح صورت می گیرد. اما توصیه ما این است که سند جدیدی را تعریف نمایید. هرچند که اصلاح مستقیم راحت تر است اما زمینه را برای سواستفاده فراهم می کند. همچنین با گذشت زمان و با وجود تغییرات زیاد، علل تغییر نتایج گزارش فراموش شده و یا گیج کننده خواهد شد.
سخن پایانی
از اینکه تا پایان این مقاله همراه ما بودید از شما متشکریم. شما همچنین می توانید مقاله ما با موضوع تفاوت های حساب دریافتنی و پرداختنی را مطالعه کرده و با پیش زمینه بهتری به ثبت اسناد مدت دار بپردازید. برای درک تفاوت حساب های دریافتنی و پرداختنی مقاله مربوطه را مطالعه نمایید.
دیدگاهتان را بنویسید