رد درخواست پلمپ دفاتر قانونی و جرایم آن!

عدم انطباق دفاتر حسابداری با استانداردهای مربوط به نگارش دفاتر می ‌تواند منجر به رد پلمپ دفاتر قانونی توسط بازرسان مالیاتی شود. این رد به این معناست که بازرسان مالیاتی، پلمپ دفاتر قانونی شما را تایید نکرده ‌اند. در صورتی که دفاتر کل و روزنامه به هر دلیلی رد شوند، عواقب مالیاتی و جریمه ‌هایی به همراه خواهد داشت.

در این مقاله، به بررسی تمامی مفاهیم مرتبط با رد پلپم دفاتر قانونی خواهیم پرداخت. دلایل اصلی رد دفاتر را توضیح خواهیم داد و همچنین به جریمه ‌های مالیاتی ناشی از رد دفاتر قانونی خواهیم پرداخت. در پایان، نکات مهمی را در این زمینه مطرح خواهیم کرد.

رد دفاتر قانونی چیست؟

پس از ثبت شرکت، یکی از اقدامات ضروری، پلمپ دفاتر قانونی است که باید تمامی صفحات دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت‌ ها پلمپ شوند. رد دفاتر قانونی به این معناست که مودیان مالیاتی پس از بررسی دفاتر قانونی به این نتیجه رسیده ‌اند که دفاتر بر اساس آیین ‌نامه ‌های مربوط به تحریر دفاتر قانونی تنظیم نشده ‌اند و به همین دلیل اقدام به رد آن ‌ها می‌ کنند.

دلایل رد درخواست پلمپ دفاتر قانونی

روش تکمیل دفاتر تجاری در چارچوب قانون تجارت و مصوبه مربوط به پلمپ دفاتر قانونی شرکت‌ ها تعیین شده است و باید مطابق با دستورالعمل‌ ها و مقررات سازمان امور مالیاتی انجام شود.

در صورتی که پیش ‌تر دفاتر خود را پلمپ کرده ‌اید و اکنون آن‌ ها مفقود شده‌ اند، ضروری است که قبل از پایان سال جاری، درخواست پلمپ دفاتر قانونی را در سامانه مربوطه ثبت کنید تا دفاتر جدید برای شما ارسال گردد. پس از دریافت دفاتر جدید، می ‌توانید در زمان باقی ‌مانده از سال، آن ‌ها را تکمیل کنید.

نکته مهم

اگر این دفاتر در صورت تقصیر صاحب دفتر در نگهداری آن مفقود شود، دفاتر رد شده محسوب می ‌شوند.

جلوگیری از رد درخواست پلمپ دفاترقانونی

 برای جلوگیری از رد درخواست پلمپ دفاتر قانونی باید به نکات مهمی توجه داشته باشید از جمله:

• زمان ‌بندی
• نحوه ارسال درخواست
• نحوه تکمیل دفاتر

زیرا در صورت بروز اشتباه و خطا در این موارد، با دردسرهای متعددی مانند جریمه مالیاتی مواجه می ‌شوید. رد درخواست پلمب دفاتر قانونی می تواند به دلایل زیر باشد:

• عدم ارسال مدارک از طریق پست در هنگام ارسال مدارک
• نقصی وجود داشته باشد
• واریز نکردن وجه پلمب دفاتر در زمان تعیین شده

دلایل رد پلمپ دفاترقانونی

بر اساس ماده 20 آیین ‌نامه تحریر دفاتر قانونی، دستورالعمل ‌هایی در خصوص نحوه تنظیم و نگهداری دفاتر قانونی ارائه شده است. همچنین این ماده قانونی، دلایل رد دفاتر قانونی را مشخص می ‌کند.

نکته مهم: از مرداد ماه سال 1397، با حذف نظام علی‌ الراس از سیستم مالیاتی، مبنای تعیین مالیات بر درآمد به بررسی اسناد و مدارک عینی تغییر یافته است.

لیست دلایل رد پلمپ دفاتر قانونی

حال سوال این است که دلایل رد دفاتر قانونی چیست و چه مواردی می ‌تواند منجر به این امر گردد؟ دلایل اصلی رد دفاتر قانونی عبارت اند از:

بستانکاری حساب‌ های بانکی:

 یکی از دلایل رد دفاتر قانونی، بستانکاری ناشی از نوع حساب‌ ها است. زمانی که حساب ‌های نقدی و بانکی مودی بستانکار باشند، این امر می‌ تواند منجر به رد دفاتر شود. با این حال، اگر بستانکاری به دلیل تاخیر یا تقدم در ثبت حساب ‌ها باشد، رد دفاتر اتفاق نمی‌ افتد.

تاخیر در تحریرات:

بر اساس ماده 95 آیین ‌نامه اصلاحی قانون مالیات ‌های مستقیم، اگر تحریر دفتر روزنامه بیش از 15 روز و تحریر دفتر کل و دفتر مشاغل با تاخیر بیشتر از حد مجاز صورت گیرد، این وضعیت می‌ تواند به رد دفاتر قانونی منجر شود.

استفاده از دفاتر نا نوشته سال ‌های قبل:

اگر مودی مالیاتی از دفاتر خالی و استفاده‌ نشده سال ‌های مالیاتی پیشین بهره ببرد، این اقدام می ‌تواند باعث رد دفاتر قانونی شود. نکته قابل توجه این است که مودی دارای 30 روز فرصت است تا از تاریخ شروع سال مالیاتی جدید، این موضوع را به حوزه مالیاتی مربوطه اطلاع دهد تا از بروز مشکلات جلوگیری کند.

سفید ماندن صفحات:

یکی دیگر از دلایل رد پلمپ دفاتر قانونی، سفید ماندن تمامی صفحات آن است، مگر اینکه این سفید ماندن به دلیل ثبت تراز افتتاحی نباشد. همچنین، اگر صفحات دفتر در انتهای روز، هفته یا ماه سفید باشند. اما اسناد دارای شماره ردیف بوده و زیر قسمت سفید خط کشیده شود، دفاتر همچنان معتبر خواهند بود.

عدم ثبت خلاصه عملیات شعب:

بر اساس ماده 14 آیین‌ نامه تحریر دفاتر قانونی، ثبت خلاصه عملیات شعب در دفاتر پلمپ الزامی است. عدم ثبت این خلاصه می ‌تواند منجر به رد دفاتر قانونی شود. خلاصه شعب می ‌تواند به صورت سالانه یا ماهیانه در دفاتر ثبت گردد.

عدم ارائه روش کار با اتوماسیون حسابداری:

اگر مودی از سیستم ‌های مکانیکی یا الکترونیکی به جای اتوماسیون حسابداری استفاده کند، این امر می ‌تواند باعث رد دفاتر قانونی شود.

عدم اصلاح اشتباهات ثبت:

اگر اشتباهی در ثبت عملیات رخ دهد و اصلاح نشود، به موجب ماده تبصره 10 آیین ‌نامه تحریر، این موضوع می ‌تواند منجر به رد دفاتر قانونی گردد. استفاده از نرم‌ افزارهای حسابداری می ‌تواند به کاهش این اشتباهات کمک کند.

تعداد صفحات سفید:

اگر تعداد صفحات سفید در دفاتر قانونی بیش از حد مجاز باشد، این موضوع می ‌تواند منجر به رد دفاتر گردد.

خارج شدن دفاتر از پلمپ:

هر مودی مالیاتی موظف است دفاتر قانونی را پلمپ کرده و از آن‌ ها نگهداری کند. اگر دفاتر از پلمپ خارج شوند، این امر به عنوان رد دفاتر قانونی تلقی می ‌شود. حتی ثبت رویدادهای مالی در دفاتر خارج از پلمپ نیز مورد پذیرش اداره مالیات نخواهد بود.

فقدان یک یا چند برگ از دفاتر پلمپ شده:

اگر یک یا چند برگ از دفاتر پلمپ کنده یا پاره شده باشد، آن دفتر مورد رسیدگی اداره مالیات قرار نخواهد گرفت و این موضوع می ‌تواند منجر به رد پلمپ دفاتر قانونی شود.

عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی و پولی:

اگر مشخص شود که مودی به عمد یک یا چند فعالیت مالی را در دفتر ثبت نکرده است، این موضوع می‌ تواند منجر به رد دفاتر قانونی گردد. بهتر است تمامی فعالیت ‌های مالی در یک نرم‌ افزار ثبت و ضبط شوند تا از جا ماندن اطلاعات جلوگیری شود.

تقدم ثبت:

بر اساس آیین ‌نامه تحریر دفاتر قانونی، رعایت تقدم ثبت رویدادها الزامی است. اگر رویدادهای مالی به ترتیب وقوع در دفاتر ثبت نشوند، این امر می ‌تواند منجر به رد دفاتر گردد.

حذف کردن رویدادهای مالی با وسایل شیمیایی:

طبق ماده 20 آیین ‌نامه تحریر دفاتر، حذف رویدادهای مالی با وسایل شیمیایی یا هرگونه عملی که منجر به پاک شدن یا تغییر در دفاتر پلمپ شود، موجب رد دفاتر خواهد شد.

محو کردن مندرجات دفاتر قانونی با جوهر:

مشابه مورد قبل، محو کردن مندرجات دفاتر قانونی با جوهر که باعث تغییر یا محو مندرجات دفتر شود، نیز می ‌تواند منجر به رد دفاتر قانونی گردد.

این موارد به وضوح نشان می ‌دهد که رعایت اصول و مقررات در نگهداری و ثبت دفاتر قانونی چقدر حائز اهمیت است.

آیین نامه جدید در ارتباط با رد پلمپ دفاتر قانونی

دلایل رد پلمپ دفاتر توسط بازرسان اداره مالیات

رد دفاتر قانونی توسط بازرسان اداره مالیات ممکن است به دلایل زیر باشد:

دفاتر قانونی با مداد نوشته شده باشد

استفاده از مداد برای ثبت رویدادهای مالی به عنوان یک عدم رعایت اساسی قلمداد می ‌شود و موجب رد دفاتر می‌ گردد.

عدم ثبت دفتر روزنامه و دفتر کل

اگر ماموران مالیاتی قبل از درج هرگونه رویداد مالی، دفاتر روزنامه و کل را ثبت نکرده باشند، این موضوع موجب رد دفاتر خواهد شد.

مفقود شدن یک یا چند برگ دفاتر قانونی

 فقدان هر گونه برگه از دفاتر پلمپ شده می‌ تواند به رد دفاتر قانونی منجر شود.

عدم ثبت یک یا چند رویداد مالی

ثبت نکردن موارد مالی بر اساس زمان وقوع در دفاتر، موجب رد آن‌ ها می ‌گردد.

ثبت رویدادهای مالی در حاشیه دفاتر

انجام ثبت ‌ها در حاشیه یا فضای غیر قانونی منجر به عدم پذیرش دفاتر خواهد شد.

ثبت رویدادهای مالی بین سطور

ثبت رویدادها باید به طور صحیح و در خطوط اصلی انجام شود و ثبت بین سطور قابل پذیرش نیست.

انجام عملیاتی که موجب محو یا پاک شدن صورت‌ های مالی شود

هرگونه عمل که منجر به تغیر یا حذف اطلاعات مالی گردد، موجب رد دفاتر می ‌شود.

تاخیر در ثبت دفاتر روزنامه و کل به قصد سوءاستفاده

هرگونه تاخیر بی دلیل در ثبت رویدادها می‌تواند به عنوان سوءاستفاده تلقی شود.

عدم رعایت تقدم ثبت

رویدادهای مالی باید بر اساس تاریخ وقوع ثبت شوند و عدم رعایت این تقدم موجب رد دفاتر خواهد شد.

خالی ماندن صفحات سفید مابین رویدادهای مالی

اگر صفحات دفتر در بین ثبت ‌های مالی خالی بماند، این موضوع می ‌تواند منجر به رد دفاتر گردد.

بستانکاری حساب ‌های بانکی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حساب‌ ها

هر گونه بستانکاری غیر منطقی ناشی از عدم تطابق تاریخ ‌ها می ‌تواند به رد دفاتر بیانجامد.

عدم ثبت رویدادهای مالی مربوط به شعبه یا شعب مودی

ثبت نکردن فعالیت ‌های مالی مرتبط با شعب مختلف مودی می ‌تواند منجر به رد دفاتر گردد.

عدم ارائه اظهارنامه مالیاتی دفاتر قانونی

عدم ارسال اظهارنامه در زمان مقرر به طور جدی می‌تواند به رد دفاتر ختم شود.

امتناع از ارائه همه دفاتر بنگاه اقتصادی یا شرکت

عدم ارائه کل دفاتر ثبت شده به اداره مالیات در زمان بازرسی می ‌تواند به رد دفاتر منجر شود.

اصلاح نکردن اشتباهات غیر اختیاری در ثبت رویدادهای مالی

عدم اصلاح غلط ‌های غیر عمدی در ثبت اطلاعات مالی ممکن است به رد دفاتر قانونی منجر شود.

استفاده از نرم ‌افزارهای کامپیوتری و عدم ثبت در دفاتر قانونی

 اگر اطلاعات مالی فقط در نرم ‌افزار ثبت شود و در دفاتر قانونی ثبت نگردد، رد دفاتر به دنبال خواهد داشت.

استفاده از یک دفتر برای چند سال متمادی

ثبت رویدادهای مالی در یک دفتر برای چندین سال بدون استفاده از دفاتر جدید، غی رقانونی است.

ثبت غیر واقعی رویدادهای مالی

 هر گونه ثبت مالی که واقعیت ندارد، موجب رد دفاتر می‌ شود.

راه‌ حل اصلی جلوگیری از رد شدن دفاتر قانونی

برای جلوگیری از رد شدن دفاتر قانونی، دو راه اصلی عبارتند از:

بر طرف‌کردن مغایرت و اصلاحات در اظهارنامه 3 ماهه مالیات بر ارزش افزوده با دفاتر قانونی: با ترتیب قرار دادن اقلام غیر مشمول در کنار موارد مشمول، می ‌توان مغایرت ‌های موجود در اظهارنامه مالیاتی را برطرف کرد.

رفع مغایرت و اصلاحات گزارش 3 ماهه خرید و فروش فصلی با اظهارنامه مالیاتی و دفاتر قانونی: هماهنگ ‌سازی و تسویه اطلاعات در این موارد می ‌تواند از رد دفاتر جلوگیری کند.

این اقدامات موجب افزایش دقت و صحت در دفاتر قانونی و در نتیجه پذیرش آن ‌ها توسط بازرسان مالیاتی خواهد شد.

جریمه رد پلمپ دفاتر قانونی

جریمه رد دپلمپ فاتر قانونی شامل 20 درصد مالیات متعلقه برای مالیات ‌دهنده خواهد بود. در صورتی که دفاتر ارائه شوند ولی توسط بازرسان رد شوند، این جریمه به 10 درصد کاهش می ‌یابد.

بخشودگی جرایم 

مطابق ماده 189 قانون مالیات‌ های مستقیم، اگر مودی به مدت 3 سال تمام مدارک و دفاتر قانونی خود را در موعد مقرر تحویل دهد و آن ها مورد قبول قرار گیرند و همچنین بدون مراجعه به هیات‌ های حل اختلاف مالیاتی، مالیات خود را پرداخت کند، به ‌عنوان جایزه خوش‌ حسابی، معادل 5 درصد از اصل مالیات سه سال مذکور به او تعلق خواهد گرفت.

این جایزه علاوه بر مزایای مقرر در ماده 190 این قانون از محل وصولی ‌های جاری پرداخت یا در حساب سنوات بعد او منظور و از پرداخت مالیات معاف خواهد بود.

تبصره 1 ماده 190 نیز بیان می ‌کند که اگر مودیان به انجام تکالیف قانونی و پرداخت‌ های خود متعهد باشند و به‌ موقع اظهارنامه و دفاتر قانونی را ارائه دهند، از 80 درصد جرایم مقرر در ماده 239 معاف خواهند بود. بنابراین، مودی باید برگ تشخیص مالیاتی صادره را قبول کند یا با اداره مالیات توافق نماید و نسبت به پرداخت مالیات و ترتیب پرداخت آن اقدام کند.

علاوه بر این، اگر مودی تا یک ماه از تاریخ ابلاغ برگ قطعی مالیات به پرداخت یا ترتیب پرداخت آن اقدام کند، مشمول معافیت 40 درصدی از جرایم مالیاتی خواهد بود.

نکات مهم رد دفاتر

• اگر اشتباه حسابی در ثبت عملیات رخ دهد و در همان سال مالی نسبت به اصلاح آن اقدام شود، طبق تبصره ماده 10 آیین ‌نامه تحریر دفاتر قانونی، دفاتر ارائه شده معتبر خواهد بود.
• اصلاح اشتباه در ثبت عملیات دفاتر قانونی می‌ تواند از رد دفاتر جلوگیری کند، به شرطی که مستندات لازم ارائه شود.

تاثیر رد پلمپ دفاتر بر مالیات

اگر دفاتر به‌دلیل عدم رعایت موازین و استانداردهای حسابداری مورد تایید ممیز مالیاتی نباشند، دلایل رد به ‌صورت مکتوب به مودی اعلام شده و باید ظرف مدت 30 روز به هیات مربوطه ارجاع شود.

در صورتی که دفاتر مقبول باشند. اما حاوی تخلفات نظیر محو کردن، تراشیدن یا پاک کردن اطلاعات باشند، مشمول جریمه خواهند شد.

حداکثر جریمه رد پلمپ دفاتر قانونی 10 درصد مالیات متعلقه است، که باید از 100,000 ریال بیشتر باشد.

جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی: جریمه‌ ای معادل 20 درصد مالیات متعلقه برای عدم ارائه دفاتر قانونی در نظر گرفته می ‌شود.

تاثیر دفتر معین در رد دفاتر: دفتر معین برای ثبت حساب ‌های دفتر کل به ‌صورت جداگانه استفاده می ‌شود و ثبت دقیق اطلاعات در آن می ‌تواند از اعمال جرایم مالیاتی جلوگیری کند و اطمینان از صحت مندرجات دفتر کل را فراهم آورد.

اثر رد دفاتر قانونی

اگر دفاتر ارائه ‌شده از سوی مودی نتوانند از نظر نحوه نگهداری، تحریر یا تنظیم حساب‌ ها توسط بازرسان مالیاتی مورد رسیدگی قرار گیرند و یا به دلایل عدم رعایت موازین و مقررات آیین ‌نامه تحریر دفاتر رد شوند، اثرات زیر را به همراه خواهد داشت:

1. بازرس مالیاتی موظف است مراتب را به‌صورت کتبی با ذکر دلایل به مودی اعلام کند و پرونده را به هیات مربوطه ارجاع دهد.
2. مودی باید ظرف 30 روز از تاریخ ابلاغ به هیات مراجعه کرده و با ارائه توضیحات کتبی و مستندات لازم، ایرادات را رفع کند.
3. تشخیص مالیات بر درآمد بر اساس رسیدگی به دفاتر خواهد بود. در صورتی که دفاتر غیرقابل رسیدگی باشند، تشخیص مالیات بر اساس رای هیات از طریق علی ‌الراس انجام می‌ شود، که معمولا به نفع مالیات ‌دهنده نیست.

جریمه‌ های قانونی ردپلمپ دفاترقانونی

طبق تبصره یک ماده 95 قانون مالیات ‌های مستقیم، حداکثر جریمه موارد رد پلمپ دفاتر قانونی به شرح زیر است:

• 10 درصد مالیات: اگر این 10 درصد بیشتر از 100,000 ریال باشد.
• 100,000 ریال: اگر 10 درصد مالیات متعلق برابر یا کمتر از 100,000 ریال باشد.
• 100,000 ریال: در صورت عدم شمول مالیات.

نتیجه‌ گیری

نگهداری، تنظیم و پلمپ دفاتر قانونی و زمان ارائه به اداره مالیات از اقدامات حیاتی برای شرکت ‌ها پس از تاسیس است. در صورتی که دفاتر قانونی به دلایلی نظیر خارج کردن دفاتر از پلمپ، سفید گذاشتن صفحات، عدم درج رویدادهای مالی، یا بستانکاری حساب‌ های بانکی رد شوند، می ‌تواند موجب اعمال جریمه 20 درصدی از مالیات متعلقه شود.

این مقاله به بررسی مفاهیم رد دفاتر قانونی، علل آن و راهکارهای جلوگیری از رد دفاتر پرداخت. هدف از این متن ایجاد آگاهی درباره نحوه حفظ اعتبار دفاتر قانونی و جلوگیری از جریمه‌ ها به منظور دستیابی به پاداش خوش ‌حسابی معادل 5 درصد اصل مالیات بوده است.