ثبت معکوس در حسابداری نوعی ثبت روزانه است که در آغاز یک دوره حسابداری انجام می شود. این نوع ثبت را در اصطلاح ورودی معکوس می نامند. ثبت معکوس به منظور لغو ثبت های دفتری تعدیل شده یا معکوس نمودن آنها در پایان دوره حسابداری قبلی صورت می گیرد. لازم به ذکر است که ثبت معکوس آخرین مرحله در فرایند حسابداری بوده و به دلیل عدم نیاز به ثبت آنها به عنوان دارایی یا بدهی کسب و کار، در آغاز دوره معکوس می‌شوند.

ثبت معکوس حساب ها در چرخه حسابداری

ثبت معکوس درحسابداری به این ترتیب است که حساب های بدهکار در دفاتر سال مالی قبل را به عنوان بستانکار ثبت می کنند. به این ترتیب که حساب های بدهکار شده در آغاز سال مالی جاری به همان اندازه در دفاتر معکوس بستانکار می‌ شوند. همچنین حساب هایی که در اصل، در دفاتر به عنوان بستانکار ثبت شده اند به همان مقدار در دفاتر معکوس، به عنوان بدهکار ثبت می شوند.

ثبت معکوس در حسابداری و استفاده مشاغل از آن

صاحبان کسب و کارها از ثبت معکوس درحسابداری جهت خنثی نمودن ورودی های آماده شده در دفاتر، در دوره حسابداری پیشین استفاده می کنند. باید گفت که از ورودی های معکوس در خصوص پول نقد بهره گرفته می شود. علاوه بر آن از این نوع ورودی ها و یا ثبت ها معکوس می توان در حسابداری تعهدی نیز استفاده کرد. کسب و کارهایی که بر اساس حسابداری تعهدی عمل می کنند با بهره گیری از اصل تطبیق، ثبت های تعدیلی را تهیه می‌ نمایند. این کار باعث شناسایی تمامی هزینه ها و درآمدها در زمان مناسب می شود.

همچنین ممکن است در روز اول دوره حسابداری بعدی، ثبت های معکوس را تهیه نموده و ثبت های تعدیل شده را پاک کنند. استفاده از ثبت معکوس در حسابداری امری اختیاری بوده و اجباری برای انجام آن وجود ندارد. در واقع انجام این نوع ثبت نوعی واسطه گری ما بین هزینه ها و ثبت درآمد و ورود وجه نقد به مشاغل و یا خروج از آن بشمار می آید. اغلب صاحبان کسب و کار از روش ثبت معکوس جهت کاهش احتمال محاسبه دو برابر درآمد و هزینه ها استفاده می کنند.

مزایای ثبت معکوس در حسابداری

ثبت معکوس درحسابداری، ثبتی است که سبب تعویض جایگاه بدهکار و بستانکار و ثبت تعدیلی دوره قبل می‌شود. همچنین تاریخ مناسب برای ثبت معکوس حساب ها اولین روز دوره بعد از انجام ثبت‌های تعدیلی می باشد. با در نظر گرفتن چنین تعریفی می توان مزایای بسیاری برای این نوع ثبت در حسابداری عنوان کرد. مهم ترین آن ها شامل موارد ذیل می باشند.

کاهش اشتباهات احتمالی در انجام امور حسابداری

پیش از هر چیز باید گفت که ثبت معکوس درحسابداری اغلب در اولین روز یک دوره حسابداری به ثبت می‌ رسند. بنابراین ثبت های تعدیل کننده دوره قبل را حذف می نمایند. این فرایند احتمال بروز خطا و تکرار درآمدها و هزینه ها را به حداقل می رساند.

باعث آسان کاری در انجام امور حسابداری می شود

حسابدارانی که امور حسابداری و مالی شرکت ها و موسسات را انجام می دهند به کمک ثبت معکوس درحسابداری می توانند به بهترین شکل ممکن از بروز خطا جلوگیری کنند. لازم به ذکر است ثبت معکوس اقلام تعهدی درآمد و هزینه را رد کرده و ثبت تراکنش‌ها را اسان می کند.

ایجاد یک مسیر حسابرسی برای خطاها

در صورت بروز هر گونه خطا و اشتباهی در امور حسابرسی مالی، به کمک روش ثبت معکوس درحسابداری می توان یک ورودی جدید ثبت معکوس، بدون حذف ورودی قبلی ایجاد کرد.

عدم نیاز به دانش بالا در ثبت معکوس

ثبت معکوس درحسابداری دارای فرایندی ساده بوده و برای انجام آن نیازی به داشتن دانش و تبحر خاص نیست. زیرا تنها کافی است حسابی که در دفاتر به عنوان بدهکار ثبت شده است در ثبت های معکوس با همان مبلغ بستانکار معرفی شود. همچنین حساب بستانکار شده در ثبت معکوس را با همان مبلغ به عنوان بدهکار به ثبت رساند.

هدف از انجام ثبت معکوس در حسابداری این است اقلام پیش پرداخت های سال قبل و یا تعهدی در طول سال جدید پرداخت شوند. بنابراین دیگر نیازی به ثبت پیش پرداخت ها به عنوان بدهی و دارایی نخواهد بود.

رایج ترین استفاده از روش ثبت معکوس درحسابداری

متداول ترین استفاده ای که از ثبت معکوس درحسابداری می شود در خصوص پرداخت حقوق و دستمزد است. به این ترتیب که در پایان ماه یک ثبت تعدیل کننده را برای دستمزدها و حقوق های بدهکاری که هنوز پرداخت نشده ثبت می‌ نمایند. در واقع حسابدار با ایجاد و ثبت یک ورودی معکوس در اول ماه جدید، راه را برای ثبت دفاتر حقوق و دستمزد در روز پرداخت هموار می‌ کند.

همچنین عدم استفاده از ثبت معکوس در حسابداری، باعث می شود تا حسابدار ریسک انجام دو بار ثبت هزینه ها و دستمزدها را بپذیرد. این دو بار ثبت شامل یک بار در پایان ماه اول و یک بار دیگر در روز پرداخت دستمزدها می باشند. گفتنی است که در اکثر مواقع از این روش جهت رفع خطاهای ورودی ایجاد شده در زمان انتقال هر ثبت در دفاتر استفاده می شود. هر چند ثبت معکوس فرایند انجام امور حسابداری را برای افراد بسیار آسان می کند. اما این به معنی کاهش حجم کاری حسابداران نیست. زیرا استفاده از این روش مستلزم صرف زمان خواهد بود. در نتیجه حجم کاری حسابداران و یا افرادی که کار ثبت ورودی‌ها را انجام می‌دهند تا حد زیادی افزایش پیدا می کند.

سایر کاربردهای ثبت معکوس درحسابداری

در متن فوق رایج ترین کاربرد ثبت معکوس درحسابداری را ذکر نمودیم. در راستای همین موضوع باید گفت که از این روش به منظور اسان نمودن سیستم حسابداری مشاغل در سال مالی جدید استفاده می شود. مثلا اگر هزینه تعهدی در سال پیش به ثبت رسیده باشد، شخص مسئول حسابرسی یا حسابدار مجاز خواهد بود ثبت مذبور را برعکس نماید. سپس در سال جدید که زمان پرداخت آن فرا می رسد هزینه مربوطه را محاسبه کند. به عبارتی ثبت معکوس، موجب پاک شدن حساب های تعهدی سال قبل شده و هیچ گونه نگرانی بابت این حساب ها برای حسابدار ایجاد نمی کند.

از دیگر کاربردهای ثبت معکوس در حسابداری استفاده از آن جهت ارتقای صحت صورت های مالی در مجموعه های مالی می باشد. زمانی که افراد اقدام به معکوس کردن ثبت های انجام شده در سال قبل کنند تا حد زیادی از تکرار شناسایی درآمد یا هزینه در سال جاری پیشگیری می شود.

در صورتی که حسابدار یا فردی که انجام امور حسابداری را برعهده دارد از معکوس کردن ثبت های تعهدی خودداری کند با مشکلاتی روبرو خواهد شد. زیرا مجبور خواهد بود مقدار هزینه‌ های ثبت شده در ورودی تعدیل شده سال قبل را در خاطر خود به ثبت برساند. سپس به محاسبه هزینه های انجام شده بپردازد. در نتیجه حسابدار قادر به ثبت کلیه هزینه در زمان پرداخت نخواهد بود. زیرا بخشی از هزینه ها از قبل به ثبت رسیده و حال ممکن است هزینه ها را به صورت دوبل محاسبه کند.

معایب ثبت معکوس در حسابداری

استفاده از ثبت معکوس درحسابداری ممکن است با اشتباهاتی همراه باشد. در چنین حالتی ممکن است تراز حساب‌هایی که جهت این نوع ثبت استفاده می شوند کمتر یا بیشتر از مقدار واقعی لحاظ شوند. در این صورت اطلاعات مالی غیر صحیح از سوی موسسه مالی در اختیار کاربران و افرادی که از صورت های مالی شرکت استفاده می‌کنند قرار می گیرد. قرار گیری اطلاعات غلط در اختیار افراد نه تنها امور مالی شرکت را دچار آشفتگی می کند. بلکه اعتبار آن را نیز به شدت دچار افت می نماید.

از دیگر معایب استفاده از ثبت معکوس در حسابداری افزایش بار کاری افراد و حسابداران است. علاوه بر آن بهره گیری از این روش نیاز به انجام یک سری اعمال منظم و از پیش تعیین شده حسابرسی دارد که در صورت اهمال، کل محاسبات دچار بهم ریختگی می شود. موارد ذکر شده در خصوص معایب استفاده از این روش حسابداری باعث بالا رفتن احتمال بروز خطا می شوند.

جمع بندی ثبت معکوس در حسابداری 

ثبت معکوس در حسابداری می‌تواند یک راهکار موثر در زمینه مدیریت هر چه بهتر امور حسابداری باشد. نکته حائز اهمیت در خصوص استفاده از این روش آن است که بکارگیری آن در ابتدای هر ماه بسیار آسان است. بنابراین بهتر است حسابداران برنامه ای منظم برای بهره گیری از این روش در زمان مقرر برای خود تنظیم کنند. از آنجا که ثبت معکوس آخرین مرحله از پروسه حسابداری است، انجام آن باعث می شود این پروسه را مجددا با ثبت ورودی‌ها آغاز کرد. لازم به توضیح است که چرخه ثبت های معکوس در حسابداری به صورت کاملا مشابه در طول سال جاری تکرار می شود.