اطلاعات کاملی درباره حساب انتظامی

حساب‌ انتظامی چیست؟

از حساب‌ انتظامی جهت مراقبت از اسناد تضمینی مانند سفته و چک، برای شفافیت سازی در خصوص بعضی از اتفاقات و امور مالی استفاده می شود. معمولا حساب‌ هایی از این دست را در متن ترازنامه ثبت نمی نمایند و تنها به آن در بخش زیر ترازنامه به صورت یادداشتی جزئی اشاره می شود. علاوه بر آن این نوع حساب ها را حساب هایی بدون ماهیت معرفی کرده و زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که کمپانی و یا مجموعه مورد نظر جهت دادن ضمانت چک یا سفته پرداخت می‌ کند. بنابراین نمی توان این نوع حساب را وصول کرد. بلکه از آن تنها به شکل وثیقه می توان استفاده کرد. در کل به دلیل ویژگی عدم ماهیت این حساب، در ترازنامه یا به شکل سود و زیان فاقد جایگاه می باشند.

حساب انتظامی به چه معنا است؟

حساب‌ انتظامی به نوعی حساب اطلاق می شود که از عدم ماهیت برخوردار بوده و از ان ها تنها در جهت ضمانت استفاده شود. این مدل حساب ها را زمانی که شرکت ها و یا سازمان ها مجبور به دادن ضمانت یا دریافت ضمانت شوند بکار می گیرند. از این رو از آن ها برای نگهداری و ثبت اسناد ضمانتی استفاده شده و در سود و زیان شرکت ترازنامه درج نخواهند شد. همچنین حساب هایی که به انتظامی معروف هستند قابل پرداخت نخواهند بود. یکی از برجسته ترین کاربردهای این نوع حساب استفاده در حسابداری بازرگانی و در قسمت مربوط به ثبت بدهی های احتمالی می باشد.

ویژگی های حساب انتظامی

حساب‌ انتظامی دارای ویژگی های برجسته و خاصی است. به همین دلیل با سایر حساب های دیگر متفاوت است. مهم ترین ویژگی آن ضمانتی بودن است که معمولا به شکل وثیقه مورد استفاده قرار می گیرد. علاوه بر آن قابل نقد شدن نیستند و بار مالی ندارند. ویژگی دیگر این نوع حساب عدم جایگاه آن در ترازنامه و حساب های سود و زیان است.

کاربردهای مهم حساب انتظامی

پیش تر به صورت اختصار به کاربرد حساب‌ انتظامی اشاره کردیم. حال باید این نکته اساسی را متذکر شویم که این نوع حساب در حسابداری دولتی کاربرد چندانی ندارد. با این وجود یکی از کاربردهای مهم آن در بخش ثبت بدهی های احتمالی در کمپانی های بازرگانی می باشد. کاربرد دیگر این حساب در زمان عقد قرارداد میان دو طرف است که قادر به اثبات حسن نیت خود نیستند. بنابراین از ارائه سرمایه یا کالای خود به طرف مقابل شان در لحظه عقد قرارداد خودداری می کنند.

در چنین حالتی و با استفاده از حساب انتظامی طرفین قرارداد می توانند حسن نیت خود را به یکدیگر نشان دهند. در نتیجه سندی به دو طرف ارائه خواهد شد که به نوعی تضمین کننده منافع طرفین می باشد. از دیگر کاربردهای این حساب، استفاده وسیع از آن در بخش حسابداری مالیاتی است. به این صورت که هر گاه افراد با مالیات های سنگین روبه رو شده و به پرداخت آن مکلف شوند می توانند از این نوع حساب استفاده کنند. لازم به ذکر است که افراد دارای مالیات های معوقه بسیار نیز می توانند از این حساب ها بهره بگیرند.

انواع تضمین برای حساب انتظامی

برای حساب‌ انتظامی تضمین هایی در قالب اسناد وجود دارند که اغلب در شرکت ها این تضمین ها را به شکل چک و سفته ارائه می دهند. انواع اسناد تضمینی در این نوع حساب ها که در مجموعه ها و شرکت ها اقتصادی مورد استفاده قرار می گیرند عبارتند از:

ضمانت نامه وجه نقد

در مواردی که شرکت ها در مناقصات و مزایده ها شرکت می کنند. وجه نقدی را در اختیار کارفرما قرار می دهند که از ماهیت ضمانت برخوردار می باشد.

ضمانت نامه چک یا سفته

از این نوع تضمین زمانی استفاده می شود که چک یا سفته را در اختیار سازمان‌ و یا شرکتی قرار دهند تا اعتماد طرف مقابل خود را در ازای پرداخت وجه نقد جلب نمایند. لازم به ذکر است که این نوع تضمین عندالمطالبه بوده و همانند یک تضمین با ویژگی های عندالمطالبه با آن برخورد می شود.

اسناد ملکی

اسناد ملکی را در قبال ضمانت ها مورد استفاده قرار می دهند.

ضمانت نامه بانکی

ضمانت بانکی برای این نوع حساب نوعی ضمانت است که بانک آن را در اختیار اشخاص حقیقی و حقوقی قرار می دهد. به این ترتیب که این افراد در رابطه با تعهدات موضوع قرارداد مبلغ قید شده در ضمانت نامه را بر عهده می گیرند. همچنین در صورتی که افراد حقیقی یا حقوقی از انجام به موقع تعهدات سرباز بزنند از طرف شخص ضمانت خواه و با اعلام کارفرما پیش از پایان مهلت سررسید ضمانت نامه، بانک اقدام به پرداخت مبلغ مذکور در وجه کارفرما می نماید.

انواع ثبت در حساب انتظامی

روش های ثبت سند حسابداری در حساب‌ انتظامی شامل دو نوع ثبت می باشد که براساس نوع پرداخت تقسیم بندی می شوند. نوع اول ثبت در این نوع حساب زمانی اتفاق می افتد که چک و یا سفته را به عنوان تضمین مالی به شرکت ارائه می دهند. نوع دوم ثبت نیز هنگامی خواهد بود چک یا سفته توسط شرکت پرداخت شوند. به طور کلی از این نوع حساب برای ضمانت نمودن سود و منفعت شرکت ها بهره گرفته می شود. حال اگر یک کمپانی یا شرکتی از انواع اسناد انتظامی استفاده نماید ثبت حسابداری آن به دو قسمت بدهکار و بستانکار تقسیم می شود.

ثبت حسابداری آن در نوع بدهکار شامل حساب هایی به نفع شرکت در حساب انتظامی می باشد. همچنین ثبت حسابداری در نوع بستانکار شامل طرف حساب های انتظامی خواهد بود. در شرایطی که شرکت یا کمپانی مربوطه اقدام به ثبت اسنادی جهت ضمانت کند تقسیم بندی تغییر کرده و به شکل ذیل انجام می شود. شکل اول به صورت بدهکار بوده و حساب های انتظامی که بر عهده شرکت می باشند را شامل می شود. شکل دوم اما به صورت بستانکار می باشد که شامل طرف حساب های انتظامی خواهد بود که شرکت مسئول ارائه اسناد به آن است.

نحوه دسته بندی حساب انتظامی

در متن فوق دو نوع ثبت برای حساب‌ انتظامی در حسابداری را شرح دادیم. حال نوبت به بیان نحوه تقسیم بندی این حساب ها می باشد که آن هم به دو شیوه امکان پذیر است. دسته بندی اول به این ترتیب است که اگر سازمان یا شرکت اسناد انتظامی را دریافت نماید، حساب های انتظامی به سود کمپانی بدهکار می باشد. در نتیجه طرف حساب های انتظامی، بستانکار بشمار می آید. حال اگر کمپانی دیگری اسناد تضمینی مانند چک و سفته را به عنوان ضمانت ارائه دهد، حساب های انتظامی بر عهده کمپانی بدهکار خواهند بود. همچنین حساب های انتظامی، بستانکار معرفی می شوند.

نحوه بستن حساب های انتظامی

قبل از این که نحوه بستنِ یک حساب‌ انتظامی را شرح دهیم لازم است یادآور شد که بستنِ حساب یعنی صفر کردن و پایان دادن به یک دوره مالی می باشد. در خصوص نحوه بستنِ این نوع حساب ها این گونه عمل می کنند که با پایان یافتن سال مالی مانده نهایی حساب هایی که مانده بستانکار دارند را بدهکار می کنند. همچنین ممکن است مانده نهایی حساب هایی که مانده بدهکار دارند. را بستانکار کنند. به این دو روش اقدام به بستن حساب مذکور می نمایند.

به طور کلی بسته شدن این نوع حساب با عمل جا به جا کردن بدهکاری این نوع حساب و بستانکار کردن طرف همان حساب با همدیگر در پایان سال مالی صورت می گیرد. لازم به ذکر است که جهت بستن حساب انتظامی در پایان یک دوره مالی، اطلاعات مرتبط با این نوع حساب را جمع آوری کرده سپس آن ها را بررسی و تجزیه و تحلیل می نمایند.

نحوه کدینگ حساب انتظامی

کدینگ کردنِ حساب‌ انتظامی با توجه به استفاده بالا از نرم افزارها و همچنین پیچیده شدنِ امور حسابداری با کامپیوتر امری اجتناب ناپذیر است. در نرم افزارهای مخصوص حسابداری علاوه بر مشخص شدن نام حساب ها، برای راحت نمودن فرایند حسابداری کدی را برای هر حساب تعیین می نمایند.

در انواع سیستم های حسابداری 9 تقسیم بندی و کد ایجاد شده اند که گروه نهم به این نوع حساب ها اختصاص داده شده است. به همین دلیل برای کدینگ کردن این نوع حساب ها از یک کد با پیش شماره 9 رقمی استفاده می شود. البته با توجه سطح حساب نسبت به حساب های تضمینی، کل و معین تعداد ارقام این کد را تعیین می نمایند.

جایگاه حساب ‌های انتظامی در ترازنامه

درست است که اکثر این نکات به صورت مستقیم در ترازنامه سطر دارایی یا بدهی ثبت نمی ‌شوند. اما، در صورت ‌های مالی، یادداشت ‌های توضیحی یا گزارش ‌های پیوست، به وضوح تعهدات احتمالی، ضمانت‌ های ارائه‌شده، و محدودیت ‌ها را افشاء می‌ کنند. در برخی استانداردها ممکن است به صورت ضمیمه‌ ای در بخش تعهدات (contingent liabilities) یا یادداشت‌ های مربوط به ابزارهای مالی و ضمانت‌ ها درج شوند.

نکته مهم: برای کاربران صورت‌ های مالی، روشن کنید چه نوع تعهداتی وجود دارد (مثلا ضمانت ‌های نگهداری، تعهدات وام‌ های خطوط اعتباری، قراردادهای تعمیرات با قیمت ‌های مطابق با عملکرد و غیره) و سطح احتمال شناسایی آن ‌ها.

نقش شفافیت مالی

ریشه شفافیت در افشای دقیق تعهدات احتمالی و ضمانت‌ هاست تا ذی نفعان بتوانند ارزیابی ریسک مالی شرکت را انجام دهند.

در یادداشت توضیحی، ساختار مناسبی ایجاد کنید:

3. دسته ‌بندی انواع تعهدات (ضمانت‌ های صادره، تعهدات در قراردادهای عملیاتی، تعهدات قانونی و تعهدات بازخرید/بازپرداخت و …).
4. مقدار تقریبی یا دامنه احتمال خروج وجوه و زمان‌ های تخمین‌ زده‌‌شده.
5. مراحلی که برای مدیریت این تعهدات انجام‌شده و حساسیت ‌های کلیدی برای واحدهای عملیاتی.

مزایای استفاده از حساب ‌های انتظامی

• مدیریت ریسک: سیستم ثبت دقیق و به ‌روز، امکان ارزیابی دقیق ‌تر خطر نقدینگی یا تعهدات آتی را فراهم می ‌کند.
• تصمیم ‌گیری آگاهانه: مدل‌ های سنجش ریسک و سناریوهای مختلف با داده‌‌های افشاشده بهبود می‌ یابد.
• افزایش اعتبار: شفافیت در افشاء، اعتماد سرمایه ‌گذاران و اعتبار دهندگان را تقویت می‌ کند.
• جلوگیری از اختلافات: وجود مستندات واضح و به‌روز از تعهدات، تفاوت ‌های احتمالی میان واحدهای حسابداری و عملیاتی را کاهش می ‌دهد.

راهکارهای عملی برای شرکت‌ ها

ایجاد یا بهبود چارچوب افشای یادداشت‌ها:

• فهرست منظم از انواع تعهدات احتمالی با توضیح نحوه اندازه‌ گیری و احتمال وقوع.
• تعیین حدود مسئولیت (مثلا بالای چه سطحی از احتمال یا چه بازه زمانی) که به ترازنامه یا یادداشت ‌ها اضافه می ‌شود.

گردش کار مدیریت تعهدات:

• نگهداری مرکزی از مستندات ضمانت ‌ها و قراردادها.
• فرایند مرور دوره ‌ای تعهدات و به ‌روزرسانی افشاها.

ارتباط نزدیک بین حسابداری مالی و واحدهای عملیاتی:

• تیم حسابداری از قراردادها و ضمانت‌های صادره توسط واحدهای بازرگانی و عملیات مطلع باشد تا از نقص افشا جلوگیری کند.

نیاز به مدل ‌های کمی:

• برای برخی تعهدات با احتمال وقوع و مقدار برآوردی، می‌ توان از مدل ‌های POC (probability of occurrence) یا شکست ‌های محتمل استفاده کرد و نتایج را در یادداشت ‌ها گزارش کرد.

شفافیت برای کاربران بین ‌المللی:

• تطبیق با استانداردهای IFRS یا گواهی‌ های محلی، و ذکر تفاوت ‌های مهم در افشاهای مربوط به تعهدات احتمالی.

جمع بندی

از حساب‌ انتظامی اغلب برای محرز نمودن امور مالی استفاده می شود. این امور ممکن است شامل انواع یند تضمینی و یا وثیقه باشد. این نوع حساب ها به حساب های بدون ماهیت معروف هستند که تنها در یادداشت های توضیحی امور مالی جهت روشن شدن این امور مورد استفاده قرار می گیرند. بهره گیری از این نوع حساب مستلزم برخورداری از دانش به روز شده حسابداری می باشد. زیرا تنها در این صورت است که می توان اطلاعات را به شکل صحیح در دفاتر حسابداری به ثبت رساند.