حسابداری شعب، لازمه کسب و کارهای زنجیره ای
تعریف حسابداری شعب
چگونه می توان شعبه های مختلف سازمان را مدیریت نمود؟! حسابداری شعب اصطلاح و فرآیندی کاربردی در مدیریت امور مالی شعب مختلف کسب و کارها است. شرکت ها و کسب و کارهای موفق به منظور پیشرفت و رونق بیشتر، شعبه های متعدد دایر می کنند. اما مدیریت امور مالی این شعب، دغدغه اصلی مدیران است.
حسابداریشعب، سیستم ویژه ای است که برای هر شعبه حساب جداگانه در نظر می گیرد. در این سیستم سود و زیان، ترازنامه ها و سایر فرآیندهای حسابداری شعب به طور جداگانه محاسبه می شوند. این شیوه حسابداری برای مدیریت امور مالی انواع شعب مستقل، غیر مستقل و خارجی قابل استفاده است.
کاربرد گسترده حسابداری شعب منجر به ابداع روش های مختلف حسابداری شده است. شیوه های خاص حسابداری شعب، تنها برای سازمان های خاصی چون فروشگاه ها، شرکت های وارداتی، شرکت های خدماتی و …کاربرد دارند.
حسابداری شعب یا Branch Accounting همانگونه که از نامش پیداست، سیستم حسابداری اختصاصی امور مالی شعبه های مختلف است. این سیستم حسابداری، امور مالی هر شعبه را در حسابی جداگانه نظم می دهد. این شیوه خاص در شرکت هایی که شعب پراکنده دارند کاربرد دارد. پراکندگی شعب می تواند درون شهری، استانی و حتی برون مرزی باشد. در حسابداری شعب، هر یک از شعب سازمان یک نهاد اختصاصی محسوب می شود.
در حساب هر یک از شعب موجودی، کالای مرجوعی، دستمزد ها، اجاره بها و هزینه های جانبی آن ها محاسبه می شود. تمام امور حسابداری مذکور در نهایت توسط حسابداری مرکز بررسی می شوند. علت این امر نظارت بر درستی امور و ترکیب حساب های سایر واحدها است.
دوایر چیست؟
در حوزه حسابداری و کسب و کار، مفهوم دوایر به روشنی تعریف شده است. دوایر به فروشگاه ها و یا مجموعه ای از فروشگاه هایی اطلاق می شود که در یک مکان خاص، انواع مختلف کالاها را در بخش های مجزا و تحت مدیریت فروشگاه به فروش می رسانند. به عنوان مثال، فروشگاه های مواد غذایی و هایپرمارکت ها نمونه هایی از دوایر تلقی می شوند. به عبارت دیگر، هر کدام از شعب یک فروشگاه زنجیره ای، به عنوان یک نمونه از دوایر شناخته می شود.
در سیستم حسابداری دوایر، این واژه به مجموعه ای از فروشگاه ها اشاره دارد که به صورت بخش بخش و مجزا، محصولات مختلف را به فروش می رسانند.
انواع دوایر
دوایر به انواع متفاوتی تقسیم می شوند که هر یک به جنبه خاصی از فرآیند تولید تا فروش مرتبط هستند. این دوایر عبارتند از:
- دوایر عملیاتی (تولیدی): این دوایر شامل بخش های تولید کالا می باشند.
- دوایر خدماتی: این نوع دوایر به مراحل توزیع و خدمات مرتبط با کالا مربوط می شوند و به تولید ارتباطی ندارند.
- دوایر کیفیت: همان طور که از نامشان پیداست، این دوایر به کنترل کیفیت محصولات مربوط می شوند.
هزینه های مربوط به دوایر حسابداری
هزینه های دوایر حسابداری به دو گروه اصلی تقسیم می شوند:
- هزینه های مستقیم: این هزینه ها شامل هزینه هایی هستند که هر فروشگاه در دوایر به صورت مجزا پرداخت می کند و محاسبه می شوند.
- هزینه های غیر مستقیم: این دسته شامل هزینه های کلی مجموعه دوایر است که برای هر فروشگاه سهم مشخصی تعیین می شود.
اهمیت و ضرورت حسابداری شعب
رسیدگی به امور مالی شعب سازمان در شعبه اصلی به دلیل پراکندگی جغرافیایی امری دشوار است. در اینجا حسابداری شعب به عنوان راهکاری اساسی در جمع بندی و رسیدگی به امور مالی شعب وارد عمل میشود. حسابداری اختصاصی هر شعبه در وهله اول، میزان سود و زیان را به طور دقیق مشخص می کند. از سوی دیگر، بدهکاری ها و بستانکاری ها را نیز ساماندهی می کند.
حسابداری شعب به صورت جداگانه، در شفاف سازی عملکرد مالی هر یک از شعب بسیار موثر است. این امر موجب افزایش تلاش مدیران شعب برای افزایش درآمد و بهبود وضعیت می شود. محاسبه امور حسابداری شعب به طور جداگانه، حسابرسی جامع سازمان را آسان می کند.
تامین کالا و مواد مورد نیاز شعب سازمان های مختلف از انبار مرکزی و توسط شعبه اصلی صورت می گیرد. حسابداری جداگانه شعب، خطاهای احتمالی در محاسبه اقلام دریافتی و مرجوعی را کاهش میدهد.
تکنیک های حسابداری شعب
همانگونه که مشخص است امور مالی شعب ابتدا توسط حسابداران شعب و سپس توسط حسابداران شعبه اصلی ساماندهی می شوند. رسیدگی و نگهداری حساب مربوط به هر شعبه، به اجرای تکنیک های خاص و ساده نیاز دارد. کاربردی ترین تکنیک های حسابداری شعبه های مختلف شامل موارد ذیل هستند:
- روش بدهکاران
روش بدهکاران، امور مالی شعبه به صورت حساب بدهکار ثبت می شود. در این سیستم کالاهای و اقلام عرضه شده به عنوان قرض و مبلغ دریافتی به عنوان بستانکاری ثبت می شود. در این روش کالاهای مرجوعی و حواله ها نیز لیست می شوند.
- روش بدهکاران و موجودی
تفاوت این روش با روش بدهکاران به کاربرد آن مربوط است. حسابداری شعبی که کالا و خدمات را با نرخ مصوب شعبه مرکزی ارائه می دهند با روش بدهکاران و موجودی محاسبه می شود. میزان موجودی شعبه، هزینه های شعبه و لیست دارایی های شعبه در حساب بدهکار شعبه اصلی درج می شود.
- روش شعب عمده
این ترفند حسابرسی در شعبه های عمده فروشی کاربرد دارد. طی این روش، موجودی ابتدای دوره شعبه با موجودی پایانی آن مقایسه می شود. سپس موجودی پایانی به حساب دفتر مرکزی واریز می شود.
- روش حساب نهایی
روش حساب نهایی، موجودی شعبه و ارزش کالاهای ارسالی را در ابتدای دوره به عنوان بدهکاری ثبت می کنند. در نهایت موجودی پایانی و کالاهای مرجوعی به عنوان بستانکاری محاسبه می شوند.
کاربرد حسابداری شعب
شعب در سازمان ها، فروشگاه ها و شرکت های بسیاری کاربرد دارد. این شیوه حسابداری در سازمان هایی که شعب آن ها به طور کامل مستقل نشدهاند کاربرد دارد. بنابراین شعبه یک شخص حقوقی با حساب جداگانه نیست و به دفتر مرکزی متصل است. حسابداری شعب در کسب و کارهای زیر کاربرد دارد:
- فروشگاه های مواد غذایی زنجیره ای
- فروشگاه های لوازم خانگی زنجیره ای
- مراکز خدماتی زنجیره ای چون هتل ها،رستوران ها و …
- شرکت های مهندسی با شعب متعدد
انواع شعبه های نیازمند حسابداری
انواع شعبه را می توان در سه دسته مستقل، وابسته و خارجی دسته بندی کرد. آنچه که اهمیت دارد نیاز این شعب به حسابداری شعب است.
- شعبه های وابسته از لحاظ امور حسابداری مستقل نشدهاند و امور مالی آن ها توسط دفتر مرکزی مدیریت می شود. تنها امور مالی حساب های نقدی، حساب های بدهکاران و موجودی توسط شعبه مستقل محاسبه و مدیریت می شود.
- شعب مستقل همانگونه که از نامشان پیداست، به طور کلی به عنوان دفتر اختصاصی فعالیت می کنند. ترازنامه مالیاتی، سود و زیان و صورت های مالی این شعب به طور جداگانه محاسبه می شود.
- اغلب شعب خارجی به صورت مستقل فعالیت می کنند. البته شعبی که به دفتر مرکزی جهت تامین کالا و مواد اولیه نیاز دارند، به طور وابسته فعالیت می کنند.
مزایا و معایب
حسابداری شعب امکان رسیدگی به امور حسابداری و محاسبه سود و زیان و هزینه های شعب مختلف را فراهم می کند. اما در عین حال معایبی چون نیاز به نیروی کار بیشتر دارد. مزایای این شیوه حسابداری شامل موارد ذیل هستند:
- محاسبه کارکرد هر شعبه در پایان و میان دوره
- نظارت بر موجودی و نقدینگی هر شعبه
- امکان بررسی وضعیت هر شعبه به صورت جداگانه
- سنجش میزان فعالیت و پیشرفت هر شعبه به طور جداگانه
معایب این حسابداری شامل موارد ذیل هستند:
- استخدام مدیر شعبه اختصاصی
- نیاز به زیرساخت های خاص جهت راه اندازی شعبه
- کاهش قدرت دفتر مرکزی بر امور
- احتمال سو مدیریت
اهداف حسابداری شعب
از جمله اهداف کلیدی حسابداری شعب می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- دستیابی به درآمد یا جریان نقدی ایجاد شده توسط شعب
- بررسی وضعیت نقدینگی شعب
- آگاهی از سود و زیان تولید شده توسط شعب
- موجود بودن اطلاعات مالی هر شعبه برای استفاده حسابداران مدیریت
- شناخت و ارزیابی عملکرد شعب به منظور مقایسه و پیدا کردن راهکارهای بهینه برای توسعه
استاندارد حسابداری شعب
استانداردهای حسابداری در شعب شامل تعدادی از استانداردهای حسابداری ایران است. در کشور ما ۴۱ استاندارد مختلف برای فرآیندهای حسابداری وجود دارد که در حسابداری شعب، بسته به نوع ارسال کالا و قیمت گذاری نهایی، از استانداردهای متفاوتی برای محاسبه سود و زیان بهره برداری می شود. برخی از این استانداردها شامل استاندارد حسابداری شماره ۴ و ۸ هستند. این استانداردها به یکپارچگی فرآیندها و افزایش دقت حساب ها کمک کرده و امکان دسترسی افراد مختلف به محاسبات حسابداری را تسهیل می کنند.
کدینگ حسابداری شعب
کدینگ حسابداری به معنای دسته بندی حساب ها به صورت ساختاری درختی است. در این روش، هر دسته دارای سطوح مختلفی است و هر سطح می تواند زیرمجموعه یا موجودیت اصلی دیگری باشد. استفاده از سیستم کدینگ، محاسبات پیچیده را به چندین سطح با پیچیدگی کمتر تفکیک می کند که مزایای زیر را به همراه دارد:
- عملیات مالی به صورت یکپارچه و استاندارد انجام می شود.
- دقت در ثبت و پردازش رویدادهای مالی افزایش می یابد.
- گزارش های مالی با جزئیات بیشتر و دقت بالاتری تهیه می شوند.
- محاسبه مالیات، دارایی و هزینه ها ساده تر می شود.
- ثبت و نگهداری مدارک و اسناد حسابداری در شعب و مرکز
زمانی که یک شرکت تصمیم به گسترش شعب خود می گیرد، باید تمهیدات لازم برای محاسبات مالی و ثبت فرآیندها را پیش بینی کند. بهینه ترین حالت این است که شعبه مرکزی و سایر شعب، از استانداردهای حسابداری و سیستم کدینگ مشخص استفاده کنند تا فرآیندهای مالی به سادگی محاسبه شوند.
در صورتی که ثبت و نگهداری مدارک و اسناد حسابداری در شعب به صورت مستقل انجام شود، این فرآیند به روش غیر متمرکز انجام می گیرد. در این حالت، در پایان هر فصل مالی، گزارش های مالی و ترازنامه باید تهیه و به دفتر مرکزی ارسال شود.
جمع بندی
مدیریت امور حسابداریشعب بدون دسترسی به نرم افزار اختصاصی، عملا غیر ممکن است. طراحی و تهیه نرم افزار متناسب با شیوه مدیریت شعب، رسیدگی به مسائل مالی را تسهیل می بخشد. استخدام حسابدار حرفه ای و کاربلد نیز در کاهش دغدغه های مالی بی تاثیر نیست.
دیدگاهتان را بنویسید