آشنایی با مراحل ثبت و تهیه صورت مغایرت بانکی

صورت مغایرت بانکی

صورت مغایرت بانکی (Bank discrepancy statement)، در واقع نوعی ابزار حسابداری جهت مقایسه و بررسی ورود و خروج پول در دفاتر حسابداری سازمان با حساب های بانکی است. هدف اصلی، از بین بردن مغایرت مالی بین موجودی حساب بانکی و موجودی ثبت شده در سیستم حسابداری یک سازمان است. سازمان‌ها و شرکت‌ها معاملات مالی مختلفی را از جمله واریز و برداشت پول، صدور و وصول چک و تراکنش‌های بانکی انجام می دهند. این تراکنش‌ها در سیستم حسابداری سازمان ثبت می‌شوند. همچنین، تراکنش‌های مشابهی نیز در حساب های بانکی سازمان ثبت می‌شوند.

از صورت مغایرت بانکی به منظور مقایسه دو مجموعه اطلاعات استفاده می کنند. اطلاعات اول شامل لیست ورود و خروج پول در دفاتر حسابداری است که توسط سازمان ثبت می‌شود. اطلاعات دوم که از طرف بانک ارائه می‌شود، شامل تراکنش‌هایی می باشد که بانک برای حساب سازمان ثبت کرده است. حسابدار با استفاده از این دو مجموعه اطلاعات، صورت مغایرت بانکی را تهیه می‌کند.

چرا تهیه صورت مغایرت بانکی برای یک سازمان یا شرکت اهمیت دارد؟

صورت مغایرت بانکی، در واقع ابزاری است که سازگاری بین موجودی حساب بانکی و موجودی ثبت شده در سیستم حسابداری یک سازمان را مورد بررسی قرار می دهد. شرکت ‌ها برای تهیه و ارائه ترازنامه مالی خود نیاز دارند تا اطلاعات مالی و موجودی نقدی خود را بروزرسانی و از صحت آنها اطمینان حاصل نمایند. در این راستا، تراز آزمایشی به عنوان یک ابزار محاسباتی جهت بررسی صحت اطلاعات جمع‌آوری شده، مورد استفاده قرار می گیرد. این تراز آزمایشی با ترازنامه مقایسه می‌شود و صحت اطلاعات مالی مورد بررسی قرار می گیرد.

با استفاده از صورت مغایرت بانکی می توان اختلافات و مغایرت‌های بین موجودی های ثبت شده حسابداری سازمان و صورت حساب بانکی را بررسی کرد. این مغایرت‌ها ممکن است به دلایل مختلف از جمله خطاهای ثبت شده در سیستم حسابداری و… ایجاد شوند. هدف اصلی از تهیه این لیست، شناسایی و بررسی مغایرت‌های مالی بین دفاتر حسابداری و صورتحساب بانکی است. حسابداران با تهیه این لیست، تلاش می‌کنند تا مغایرت های مالی را شناسایی و جهت رفع آنها اقدام نمایند.

مغایرت های بانکی و آشنایی با انواع آنها

مغایرت های بانکی به دلایل مختلفی ایجاد می شوند که از جمله آنها می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• ممکن است شرکت در پایان وقت اداری، وجوه نقدی را به حساب بانک واریز کند اما به دلایلی مانند تاخیر در ثبت تراکنش، خطا در ثبت و…، این واریزها در صورتحساب بانک ثبت نشده باشند.
• در برخی از موارد ممکن است به هنگام واریز یا برداشت وجوه، حسابدار شرکت یا حسابدار بانک در وارد کردن مبلغ دچار اشتباه شود. این امر باعث ایجاد مغایرت بین موجودی های ثبت شده حسابداری و صورت حساب بانکی می شود.
• ممکن است شرکت چک‌هایی را صادر کرده باشد، اما تا زمان ارائه چک‌ها به بانک، این تراکنش‌ها در صورتحساب بانکی ثبت نشده باشند و باعث ایجاد مغایرت شوند.
• بانک ممکن است به عنوان کارمزد خدماتی که به شرکت ارائه می‌دهد، مبلغی را از حساب شرکت برداشت کند اما شرکت از این برداشت بی‌اطلاع باشد و در صورتحساب بانکی این تراکنش ثبت نشده باشد.
• در برخی از موارد مشتریان به حساب بانک شرکت وجهی را واریز می کنند، اما به دلایلی مانند عدم اطلاع رسانی از طرف بانک، شرکت از این واریزی ها مطلع نمی شود.
• شرکت ممکن است چکی را به نام یکی از مشتریان صادر کرده باشد. زمانی که مشتری چک را به بانک ارائه می‌دهد، بانک به دلیل عدم موجودی کافی در حساب، برگشت چک را صادر می کند. در این صورت، شرکت از برگشت چک مطلع نمی‌شود. به همین خاطر است که این تراکنش در صورتحساب بانکی ثبت نخواهد شد.

این موارد تنها برخی از انواع مغایرت‌های بانکی هستند که مورد بررسی قرار دادیم. برای جلوگیری از بروز اینگونه مغایرت‌ها، ثبت و بررسی دقیق تراکنش‌های مالی بین سیستم حسابداری شرکت و صورت حساب بانکی اهمیت زیادی دارد. استفاده از سیستم‌ها و نرم ‌افزارهای مدیریت مالی و حسابداری که امکان ارتباط مستقیم با سیستم حسابداری بانک را برقرار می کنند، می‌تواند در پیشگیری از بروز این گونه مغایرت ها موثر باشد.

مراحل تهیه صورت مغایرت بانکی

تهیه صورت مغایرت بانکی دارای مراحل مختلفی می باشد که جهت کسب اطلاعات بیشتر شما عزیزان به معرفی آنها می پردازیم:

مرحله اول: دریافت اطلاعات

جهت تهیه صورت مغایرت بانکی نیاز است که یک گزارش مالی هم از بانک و هم از شرکت داشته باشید.

• دریافت صورت حساب بانک: از بانک خود، صورت حساب بانکی دریافت کنید. این صورت حساب باید شامل مانده بانک و جزئیات تمام تراکنش‌ها باشد.
• دریافت صورت حساب دفاتر شرکت: دفاتر حسابداری را بررسی کنید تا بتوانید مانده حساب شرکت را با دقت، به دست آورید. این صورت حساب باید شامل اسناد تنزیلی، چک‌های لاوصول و سایر جزئیات مربوط به تراکنش ‌های بانکی باشد.

مرحله دوم: مقایسه مانده بانک و مانده دفاتر

 ابتدا مانده بانک را با مانده حساب شرکت در دفاتر حسابداری مقایسه کنید. اگر دو مقدار یکسان باشند، نیازی به تهیه صورت مغایرت بانکی نمی باشد. اگر مانده بانک و مانده حساب شرکت متفاوت باشند، باید اختلافات موجود را شناسایی کنید. برای این کار، تراکنش‌ها و اسناد حسابداری را با دقت بررسی کنید تا بتوانید تفاوت‌ها را تشخیص دهید.

مرحله سوم: تهیه صورت مغایرت بانکی

در صورتی که مانده بانک بیشتر از مانده حساب شرکت باشد:

1. اقلامی که باعث افزایش مانده حساب شرکت می شوند (مانند کارمزد بانک، اسناد تنزیلی و سایر واریزی‌ها) را به مانده حساب شرکت اضافه کنید.
2. اقلامی که در کاهش مانده بانک تاثیرگذار هستند (مانند چک‌های برگشتی) را از مانده حساب شرکت کم کنید. بدین نحو می توانید صورت مغایرت بانکی را با توجه به این تفاوت‌ها تهیه کنید.

 در صورتی که مانده حساب شرکت بیشتر از مانده بانک باشد:

1. اقلامی که در افزایش مانده بانک تاثیرگذار هستند (مانند وجوه بین راهی) را به مانده حساب بانک اضافه کنید.
2. اقلامی که باعث کاهش مانده حساب بانک می شوند (مانند چک‌های معوق) را از مانده حساب بانک کم کنید.
3. همچنین اقلامی که باعث افزایش مانده حساب شرکت می شوند (مانند کارمزد بانک، اسناد تنزیلی و سایر واریزی‌ها) را به مانده حساب شرکت اضافه کنید.
4. در نهایت، اقلامی که در کاهش مانده بانک تاثیرگذار هستند (مانند چک‌های لاوصول) را از مانده حساب شرکت کم کنید. بدین ترتیب می توانید صورت مغایرت بانکی را با توجه به تفاوت‌های مالی بین شرکت و بانک تهیه کنید.

مرحله چهارم: بررسی علل اختلافات

در این مرحله نیاز است که تراکنش ‌ها و اسناد حسابداری مربوط به مغایرت های مالی را با دقت بررسی کنید. ممکن است خطاهای ورودی، تراکنش‌های جاری نادرست، چک‌های برگشتی، تاخیر در واریزی‌ها و سایر عوامل باعث ایجاد مغایرت های مالی شوند.

مرحله پنجم: رفع اختلافات و تصحیح دفاتر شرکت

با توجه به علل شناسایی شده در مرحله قبل، اقدام به رفع اختلافات موجود در دفاتر حسابداری نمایید. پس از رفع مغایرت های موجود، دفاتر حسابداری را با توجه به اطلاعات جدید به دقت مورد بررسی قرار دهید. هدف این مرحله، تطابق مانده واقعی دفاتر شرکت با مانده حساب بانکی است.

چند نوع اقلام باز در صورتحساب بانکی وجود دارند؟

اقلام باز به آن دسته از اقلامی گفته می شود که هنوز در دفاتر حسابداری شرکت یا در صورت‌حساب بانک منعکس نشده‌اند. اقلام باز را به هنگام تهیه صورت مغایرت بانکی باید مدنظر قرار داد تا تفاوت‌ های مالی بین دفاتر حسابداری شرکت و صورتحساب بانکی برطرف شوند. به طور کلی، اقلام باز را جهت تهیه صورت مغایرت بانکی می توان در 4 دسته مورد بررسی قرار داد:

• اقلام باز بستانکار دفتر: این نوع اقلام شامل چک‌هایی هستند که صادر شده اند، اما هنوز وصول نشده اند.
• اقلام باز بدهکار دفتر: این نوع اقلام شامل وجوه بین ‌راهی ثبت شده می باشند، اما هنوز از طرف بانک تایید نشده اند.
• اقلام باز بدهکار صورتحساب بانک: این نوع اقلام شامل هزینه‌های بانکی اعلام نشده می باشند.
• اقلام باز بستانکار حساب بانک: این نوع اقلام شامل انواع وجوه واریز شده ای هستند که هنوز مستندات آنها توسط شرکت مورد تایید قرار نگرفته است.

مزایای استفاده از نرم افزارهای صورت مغایرت گیری بانکی

با استفاده از نرم افزارهای حسابداری می توان در کمترین زمان ممکن جهت تهیه صورت مغایرت بانکی اقدام نمود. از جمله مهمترین مزایای استفاده از نرم افزارهای صورت مغایرت گیری بانکی می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• با استفاده از نرم افزارهای صورت مغایرت گیری بانکی، دیگر نیازی به بررسی و مقایسه دستی دفاتر حسابداری با صورتحساب بانکی ندارید. با استفاده از نرم افزارهای حسابداری می توان این فرایند را در کمترین زمان ممکن انجام داد.
• با استفاده از نرم افزارهای صورت مغایرت گیری بانکی، می‌توانید به سرعت مغایرت های مالی بین دفاتر حسابداری و صورتحساب بانکی را بررسی کنید. این امر باعث می شود تا شما بتوانید در زمان بسیار کوتاه، اصلاحات لازم را در این رابطه انجام دهید.
• نرم افزارهای صورت مغایرت گیری بانکی باعث میشوند تا شما به راحتی اصلاحات لازم را در دفاتر حسابداری انجام دهید. در این رابطه شاید نیاز به اصلاح ثبت اسناد، تنظیمات حسابداری یا رسیدگی به موارد دیگر باشد.
• با استفاده از نرم افزارهای صورت مغایرت گیری بانکی می‌توانید به گزارشات و آمارهای جامع درباره وضعیت مالی و حسابداری شرکت خود دست یابید. این گزارشات می‌توانند شامل مغایرت‌های بانکی، ترازنامه، سود و زیان، وضعیت بدهی و بستانکاری و سایر اطلاعات مالی باشند. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا بتوانید به طور دقیق نمودارها و آمارهای مالی مربوط به سازمان خود را بررسی کنید.

جمع بندی

نرم افزارهای صورت مغایرت گیری بانکی دارای مزایای زیادی می باشند که ما تنها به تعدادی از آنها اشاره نمودیم. با استفاده از این نرم افزارها می توان در فرایند مدیریت مالی و حسابداری یک شرکت یا سازمان، تغییرات قابل توجهی ایجاد نمود.